Panduan Pengoperasian SIPAS

Berikut ini adalah panduan singkat yang akan membantu anda dalam pengoperasian aplikasi SIPAS

Deskripsi Umum Sistem

Aplikasi ini merupakan suatu aplikasi yang bertujuan untuk memudahkan dalam pengelolahan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dalam instansi yang terkait. Aplikasi ini membutuhkan sebuah jaringan komputer yang menghubungkan komputer dengan komputer server yang menyimpan semua data aplikasi. Data yang akan diproses adalah data yang dimasukkan oleh pengguna aplikasi.

Deskripsi Umum Sistem persuratan

Keterangan:

  1. Komputer Server berfungsi untuk menyimpan semua data surat atau berkas yang telah dimasukkan ke dalam database sehingga data tersebut dapat dilihat dan dikelola.
  2. Aplikasi menampilkan aplikasi dengan media website melalui web browser.
  3. Pengguna bekerja memasukkan dan mengelola surat serta berkas yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi dan disimpan di database.

Pembagian Paket

Aplikasi ini ditawarkan dalam 2 (dua) paket aplikasi, yaitu paket Professional dan Enterprise. Paket ini dibagi berdasarkan fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Paket Professional

Paket Professional fokus pada distribusi surat masuk dan disposisi di internal perusahaan. Fitur yang tersedia dalam paket ini adalah:

  1. Manajemen Surat Masuk yang meliputi:
    a. Pencatatan agenda surat masuk
    b. Penomoran nomor agenda otomatis
    c. Unggah berkas agenda surat masuk
    d. Pencarian agenda surat masuk
    e. Cetak tanda terima surat atau lembar resi
    f. Pelaporan agenda surat masuk
  2. Manajemen Surat Keluar yang meliputi:
    a. Pencatatan agenda surat keluar
    b. Penomoran otomatis nomor surat dan nomor agenda
    c. Unggah berkas agenda surat keluar
    d. Pencarian agenda surat keluar
    e. Pelaporan agenda surat keluar
  3. Distribusi Surat yang meliputi:
    a. Disposisi surat
    b. Ekspedisi disposisi
    c. Riwayat dan pencabutan disposisi
  4. Arsip Bebas
  5. Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai
  6. Pengaturan Data Umum
  7. Pengaturan Akun dan Hak akses

Paket Enterprise

Paket Enterprise mempunyai semua fitur yang tersedia dalam aplikasi. Daftar fitur pada paket ini adalah:

  1. Semua fitur yang tersedia pada paket Professional
  2. Penambahan fitur Registrasi Agenda Surat Masuk dan Masa Aktif Agenda Surat Masuk pada Manajemen Surat Masuk
  3. Penambahan fitur Konsep Surat dan Korespondensi Surat untuk surat masuk dan surat keluar pada Manajemen Surat Keluar
  4. Asistensi Monitoring
  5. Surat Internal yang meliputi:
    a. Surat Edaran
    b. Memorandum
    c. Bank Surat

Pembagian Hak Akses

Dalam aplikasi ini terdapat standar hak akses yang membatasi pengguna dalam menggunakan aplikasi tersebut. Berikut adalah daftar pembagian hak akses dalam aplikasi:

Resepsionis

Resepsionis mempunyai akses untuk mendaftarkan surat yang diterima oleh instansi tanpa membuka isi surat. Daftar fitur yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Meregistrasikan agenda surat masuk
b. Seluruh akses staf

Sekretariat / Bagian Umum

Sekretariat atau Bagian Umum mempunyai akses untuk mencatat dan mengelola semua surat pada aplikasi. Daftar fitur yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Melengkapi data surat masuk yang telah diregistrasi oleh resepsionis
b. Melihat ekspedisi surat masuk
c. Mencatat agenda surat keluar
d. Mencatat dan mendistribusikan surat edaran
e. Mencatat dan mendistribusikan konsep surat
f. Menyimpan file atau berkas kedalam aplikasi
g. Melihat dan mengatur konfigurasi korespondensi antara surat masuk dan surat keluar
h. Membuka bank surat
i. Melihat laporan surat
j. Seluruh akses staf

Direktur

Direktur mempunyai akses untuk menerima surat masuk. Daftar fitur atau akses lain yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Melihat riwayat pengiriman disposisi
b. Mencabut disposisi yang telah dikirim
c. Melihat ekspedisi surat masuk
d. Melihat laporan surat
e. Mencatat dan mendistribusikan memo
f. Menerima dan memberikan tanggapan pada konsep surat
g. Seluruh akses staf

Sekretaris Direktur

Sekretaris Direktur mempunyai akses untuk memonitoring atau memantau surat atau disposisi yang diterima oleh Direktur. Daftar fitur atau akses lain yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Memonitoring atau memantau surat atau disposisi
b. Seluruh akses staf

Kepala Bagian

Kepala Bagian mempunyai akses untuk menerima surat masuk dan disposisi yang dikirim oleh pengguna lain, serta meneruskan disposisi tersebut kepada pengguna lain. Daftar fitur yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Melihat riwayat pengiriman disposisi
b. Mencabut riwayat disposisi yang telah dikirim
c. Melihat ekspedisi surat masuk
d. Mencatat dan mendistribusikan memo
e. Mencatat dan mendistribusikan konsep surat
f. Seluruh akses staf

Staf

Staf mempunyai akses untuk menerima surat masuk dan disposisi yang dikirim oleh pengguna lain. Daftar fitur atau akses lain yang dapat digunakan oleh hak akses ini adalah:

a. Menerima surat masuk
b. Menerima disposisi
c. Menerima surat edaran
d. Mencatat dan mendistribusikan memo
e. Menerima memo masuk
f. Menerima dan memberikan tanggapan pada konsep surat

Admin Aplikasi

Admin Aplikasi bertugas dalam mengawasi keseluruhan jalan sistem. Pengguna dengan hak akses ini mempunyai tingkat hak akses yang paling lengkap dan dapat membuka seluruh fitur yang ada pada aplikasi yaitu fitur pencatatan surat dan pengaturan sistem.

Alur Data

Pada aplikasi ini terdapat beberapa alur data yang diperlukan agar fitur pencatatan dan pengelolaan surat berjalan dengan maksimal.

Alur Data Agenda Surat Masuk Dan Disposisi

Alur data agenda surat masuk dan disposisi dimulai dari pendaftaran surat yang diterima instansi oleh Resepsionis. Lalu Sekretariat akan melengkapi  surat dan mengirim kepada Direktur sebagai tujuan utama surat. Direktur kemudian mendisposisikan surat tersebut kepada Kepala Bagian. Kepala Bagian yang menerima disposisi tersebut kemudian meneruskannya kepada Staf untuk ditindaklanjuti.

Alur Data Agenda Surat Masuk Dan Disposisi

Alur Data Agenda Surat Keluar Dan Korespondensi

Alur data korespondensi surat dimulai ketika Sekretaris atau Bagian Umum mencatat Agenda Surat Masuk dan memilih Agenda Surat Keluar yang sebelumnya sudah dicatat pada aplikasi untuk berkorespondensi dengan surat tersebut. Ketika pencatatan selesai disimpan, kedua surat tersebut akan otomatis terhubung.

Alur Data Agenda Surat Keluar dan Korespondensi

Alur Data Konsep Surat

Alur data konsep surat dimulai dari pencatatan agenda konsep surat oleh Sekretariat dan memilih penyetuju (dalam alur diwakilkan berurut dari Staf, Kepala Bagian dan Direktur). Ketika agenda konsep surat disimpan dan didistribusikan Staf akan menerima konsep surat pertama kali. Staf kemudian akan memberikan tanggapan berupa komentar dan memilih untuk menyetujui atau menolak konsep surat tersebut. Jika Staf memilih untuk menolak maka konsep akan dikirimkan kembali kepada Sekretariat dan akan dikoreksi kembali. Ketika Sekretariat memilih untuk menyetujui, konsep surat akan diteruskan kembali kepada penyetuju berikutnya (Kepala Bagian). Kepala Bagian akan menerima dan memberikan tanggapan. Jika Kepala Bagian menolak maka konsep akan kembali kepada penyetuju sebelumnya (Staf), namun jika Kepala Bagian menyetujui konsep surat tersebut, maka surat akan diteruskan kepada penyetuju berikutnya (Direktur). Direktur akan menerima konsep surat dan memberikan tanggapan sebagai penyetuju terakhir. Jika Direktur menolak maka konsep akan dikirimkan kembali kepada penyetuju sebelumnya (Kepala Bagian) dan akan di koreksi kembali. Namun jika Direktur menyetujui maka aplikasi akan mengubah status penyetuju agenda konsep surat menjadi selesai.

Alur Data Penyetujuan Konsep Surat

Login

Untuk menggunakan aplikasi SIPAS, isi kolom Username dan kolom Password. Selanjutnya klik tombol Login

Tampilan Login
Tampilan Aplikasi SIPAS

Deskripsi Menu

Tampilan Menu

Penjelasan gambar :

  1. Kelola Surat: kumpulan menu agenda surat
  2. Registrasi Surat Masuk : menu untuk mendaftarkan surat masuk
  3. Agenda Surat Masuk : menu untuk mencatat surat masuk
  4. Agenda Surat Keluar : menu untuk mencatat surat keluar
  5. Agenda Surat Edaran : menu untuk mencatat surat edaran
  6. Agenda Konsep Surat : menu untuk mencatat konsep surat
  7. Agenda Arsip Surat : menu untuk mencatat arsip surat
  8. Daftar Korespondensi Surat : menu untuk melihat korespondensi surat masuk
  9. Bank Surat : menu untuk melihat semua surat
  10. Pelaporan : menu untuk melihat laporan semua agenda surat dan ekspedisi surat
  11. Pengaturan : kumpulan menu pengaturan aplikasi
  12. Daftar Unit Kerja : menu untuk melihat dan menambahkan unit kerja
  13. Daftar Jabatan : menu untuk melihat dan menambahkan jabatan
  14. Daftar Pegawai : menu untuk melihat dan menambahkan pegawai
  15. Daftar Kelompok Pegawai : menu untuk melihat dan menambahkan kelompok pegawai
  16. Daftar Asisten Pegawai : menu untuk melihat dan menambahkan asisten pegawai
  17. Daftar Jenis Surat : menu untuk melihat dan menambahkan jenis surat
  18. Daftar Sifat Kerahasiaan Surat : menu untuk melihat dan menambahkan sifat kerahasiaan surat
  19. Daftar Prioritas Kesegeraan Surat : menu untuk melihat dan menambahkan prioritas kesegeraan surat
  20. Daftar Media Pengiriman Surat : menu untuk melihat dan menambahkan media pengiriman surat
  21. Daftar Lokasi Arsip : menu untuk melihat dan menambahkan lokasi arsip
  22. Daftar Masa Aktif : menu untuk melihat dan menambahkan masa aktif
  23. Daftar Tindakan dan Perintah Disposisi : menu untuk melihat dan menambahkan tindakan dan perintah disposisi
  24. Daftar Template Surat : menu untuk melihat dan menambahkan template surat
  25. Pengaturan Hak Akses : menu untuk mengatur hak akses pengguna aplikasi
  26. Pengaturan Sistem : menu untuk mengatur sistem aplikasi
  27. Informasi dan Bantuan : menu untuk menampilkan bantuan dan informasi aplikasi
  28. Surat Masuk : menu untuk melihat surat masuk yang diterima pengguna yang login
  29. Disposisi Masuk : menu untuk melihat disposisi yang diterima pengguna yang login
  30. Memo : menu untuk melihat memo yang diterima pengguna yang login dan mencatat memo
  31. Surat Edaran : menu untuk melihat surat edaran yang diterima pengguna yang login
  32. Koreksi Konsep Surat : menu untuk melihat konsep surat yang diterima akun yang login dan memberi tanggapan
  33. Asistensi Monitoring : menu untuk memonitor kegiatan disposisi pengguna tertentu.
  34. Pengaturan Profil : menu untuk mengatur profile akun yang login
  35. Keluar Aplikasi : menu untuk keluar dari aplikasi
  36. Tombol Hapus : berfungsi untuk menutup semua menu yang terbuka
  37. Tombol Hide : berfungsi untuk menyembunyikan (hide) panel pengguna

Agenda Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir. Dalam proses manual pencatatan surat masuk tersebut dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan diberi nomor berurutan. Buku Agenda merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh instansi. Buku Agenda terbagi menjadi 3 macam:

  1. Buku Agenda Tunggal dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor berurutan.
  2. Buku Agenda Berpasangan dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan untuk mencatat surat keluar di halaman sebelah kanan dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku Agenda Kembar ialah dua buah buku yang masing-masing dikhususkan untuk pencatatan surat masuk atau surat keluar saja.

Data surat masuk yang dicatat dalam buku agenda meliputi nomor urut, tanggal penerimaan, nama pengirim, keterangan singkat isi surat, lampiran, atribut surat dan sebagainya. Aplikasi ini menggunakan sistem Buku Agenda Kembar karena terdapat fitur terpisah untuk mencatat agenda surat masuk dan keluar.

Pada aplikasi terdapat fitur Registrasi Surat Masuk yang mencakup pencatatan penerimaan surat masuk oleh instansi tanpa membuka isi surat tersebut. Fitur ini dilengkapi dengan fitur Cetak Resi untuk mencetak tanda terima surat masuk atau lembar resi sesuai dengan data surat yang dicatat kedalam aplikasi, lengkap dengan penomoran registrasi dan agenda yang otomatis.

Untuk pencatatan surat masuk yang pada proses manualnya menggunakan buku agenda dapat dilakukan dengan fitur Agenda Surat Masuk pada aplikasi. Salah satu fitur yang menunjang pengelolaan surat dalam aplikasi ini adalah fitur Retensi yang berfungsi mengatur masa aktif surat masuk. Jika agenda surat masuk diberi masa aktif maka ketika masa aktif tersebut melewati batas waktu, surat akan secara otomatis dipindahkan ke bagian arsip agenda surat masuk, Dalam Agenda Surat Masuk juga terdapat fitur untuk upload berkas atau surat asli hasil scan sehingga mempermudah dalam pengiriman atau penyampaian agenda surat masuk tersebut kepada yang dituju sesuai dengan tujuan surat. Dalam proses manual terdapat pencatatan pengiriman surat dengan menggunakan Buku Ekspedisi atau juga disebut dengan Buku Pengantar Surat. Buku Ekspedisi juga berguna sebagai bukti pengiriman surat. Pada aplikasi proses pengiriman surat tersebut dilakukan oleh sistem dan dapat dilihat pada fitur Ekspedisi Surat. Fitur tersebut akan menampilkan ekspedisi atau perjalanan pengiriman agenda surat masuk.

Registrasi Baru

Pendaftaran surat yang diterima oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Registrasi Surat Masuk. Fitur dapat ditemukan di menu Kelola Surat.

Letak Menu Registrasi Surat Masuk
Panel Registrasi Surat Masuk

Untuk meregistrasi surat baru klik tombol Registrasi Baru. Tombol dapat ditemukan pada gambar. Tombol Registrasi Baru akan membuka kotak isian untuk meregistrasikan surat yang diterima oleh instansi.

Tampilan Isian Registrasi Surat Masuk

Isian Nomor Registrasi akan terisi otomatis dari aplikasi sesuai dengan urutan registrasi surat. Pengaturan nomor registrasi dapat diubah pada menu Pengaturan Sistem di menu Kelola Surat. Nomor Agenda menampilkan nomor agenda surat yang diolah otomatis oleh aplikasi. Isian Operator akan otomatis terisi oleh akun yang mendaftarkan surat. Jika semua isian telah lengkap terisi, klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data.

Mencetak Lembar Resi

Untuk mencetak lembar resi dari surat masuk yang sudah teregistrasi dalam aplikasi dapat dengan klik tombol Cetak Resi pada menu Registrasi Surat Masuk.

Tampilan Registrasi Surat Masuk

Ketika tombol diklik akan muncul preview atau tampilan pratinjau lembar resi dengan data surat yang telah dipilih. Klik tombol Cetak untuk mencetak lembar resi tersebut.

Tampilan Cetak Resi

Mencatat dan Mengubah Agenda Surat Masuk

Pencatatan surat yang diterima oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Surat Masuk. Fitur ini dapat diakses di menu Kelola Surat kemudian pilih Agenda Surat Masuk.

Tampilan Agenda Surat Masuk

Untuk mengubah atau melengkapi data agenda surat masuk yang sebelumnya sudah diregistrasikan dapat dengan klik tombol Perubahan . Jika agenda surat masuk belum diregistrasikan sebelumnya, klik tombol Tambah untuk menambahkan agenda surat masuk baru.

Tampilan Agenda Surat Masuk
Tampilan Tambah Agenda Surat Masuk

Berikut akan dijelaskan langkah – langkah pengisian agenda surat masuk :

Langkah 1. Mengisi Nomor Registrasi , pengisian nomor registrasi akan dilakukan otomatis ketika surat didaftar diregistrasi.
Langkah 2. Mengisi Masa Aktif , fitur masa aktif akan memberikan masa aktif pada surat. Fitur pilihan masa aktif dapat diatur pada menu Daftar Masa Aktif pada pengaturan.
Langkah 3. Mengisi Identitas , identitas surat diisikan sesuai dengan data surat.
Langkah 4. Memilih Atribut , atribut surat diisi sesuai dengan data surat.
Langkah 5. Mengunggah Berkas , tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Klik tombol Open untuk mengupload berkas. Maka data akan tampil pada berkas surat.

Tampilan Pilih File Saat Upload
Tampilan Berkas Surat Setelah Ditambahkan

Langkah 6.  Memilih Penerima Surat , untuk menambahkan penerima dari agenda surat masuk klik tombol Tambah. Jika penerima yang telah dipilih telah sesuai dengan kebutuhan, klik tombol Pilih. Maka data akan muncul seperti berikut:

Tampilan Pilihan Daftar Penerima
Tampilan Daftar Penerima Setelah Ditambah Penerima

Langkah 7.  Menyimpan Agenda Surat Masuk , Terdapat 2 pilihan simpan pada aplikasi SIPAS. Pilihan yang pertama yaitu tombol SIMPAN DRAFT menyimpan tanpa mengirim kepada penerima sehingga agenda surat masuk masih dapat diubah. Pilihan kedua yaitu tombol KIRIM menyimpan dan mengirim agenda surat masuk kepada penerima. Jika agenda sudah dikirim tidak bisa diubah atau dihapus.

Tampilan Hasil Simpan Draft Agenda Surat Masuk
Tampilan Hasil Kirim Agenda Surat Masuk

Mencetak Lembar Resi

Untuk mencetak lembar resi dari surat masuk yang sudah teregistrasi dalam aplikasi dapat dengan klik tombol Cetak Resi pada menu Agenda Surat Masuk.

Letak Tombol Cetak Resi Agenda Surat Masuk

Ketika tombol diklik akan muncul preview atau tampilan pratinjau lembar resi dengan data surat yang telah dipilih. Untuk mencetak klik tombol Cetak untuk mencetak lembar resi tersebut.

Letak Tombol Cetak Pada Fitur Cetak Resi

Melihat Ekspedisi

Untuk melihat ekspedisi surat dari agenda surat masuk yang sudah teregistrasi dalam aplikasi dapat dengan klik tombol Ekspedisi pada menu Agenda Surat Masuk.

Letak Tombol Ekspedisi Agenda Surat Masuk

Ketika tombol diklik akan muncul tampilan ekspedisi surat dengan data surat yang telah dipilih. Informasi dengan label nomor 1 pada gambar  “Tampilan Ekspedisi Surat” menampilkan informasi singkat surat. Untuk melihat detail surat klik tombol Lihat Detail Surat. Kolom dengan label nomor 2 menyajikan informasi alur distribusi surat.

Tampilan Ekspedisi Surat

Mencetak Ekspedisi

Untuk mencetak ekspedisi dari surat masuk yang sudah teregistrasi dalam aplikasi dapat dengan klik tombol  Cetak Ekspedisi pada menu Agenda Surat Masuk.

Tampilan Agenda Surat Masuk Cetak Ekspedisi

Ketika tombol diklik akan muncul preview atau tampilan pratinjau lembar resi dengan data surat yang telah dipilih. Untuk mencetak klik tombol Cetak untuk mencetak ekspedisi tersebut.

Tampilan Cetak Ekspedisi Surat

Retensi Surat

Pengguna dapat mengatur retensi surat dengan cek kotak Masa Aktif pada panel Agenda Surat Masuk.

Letak Masa Aktif Pada Panel Agenda Surat Masuk

Surat Masuk Dan Disposisi

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir, dan dicatat melalui buku agenda. Dalam aplikasi terdapat fitur Agenda Surat Masuk untuk mencatat agenda surat masuk tersebut. Ketika agenda surat masuk ditujukan kepada penerima surat (dalam hal ini biasanya ditujukan kepada pimpinan perusahaan), sistem aplikasi akan secara otomatis mengirim kepada pengguna akun yang bersangkutan. Agenda surat masuk yang diterima oleh pengguna dapat dilihat pada fitur Surat Masuk.

Dalam proses manual persuratan terdapat istilah Disposisi Surat. Disposisi Surat adalah lembar yang digunakan pimpinan untuk memberikan instruksi ringkas/ tindak lanjut mengenai surat yang diterima dari pihak lain. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. Berikut merupakan contoh tampilan lembar disposisi pada proses manual:

Tampilan Lembar Disposisi Pada Proses Manual

Pada aplikasi terdapat fitur Disposisi yang mengatur lembar disposisi tersebut. Fitur tersebut dapat ditemukan pada Surat Masuk untuk mengirimkan disposisi dari surat masuk yang diterima. Ketika pengguna aplikasi menerima disposisi terdapat fitur Disposisi Masuk untuk melihat daftar disposisi yang diterima. Pada aplikasi juga terdapat fitur Cetak Lembar Disposisi untuk mencetak lembar disposisi dari disposisi yang diterima maupun dikirim. Disposisi yang sudah terkirim dapat dicabut atau dihapuskan melalui fitur Cabut Disposisi.

Melihat Surat Masuk

Pengguna aplikasi akan menerima notifikasi surat masuk ketika agenda surat masuk dikirimkan kepada pengguna tersebut.Notifikasi dapat ditemukan pada menu Surat Masuk di panel pengguna. Klik pada tombol Surat Masuk atau pada kotak notifikasi untuk membuka menu

Letak Surat Masuk pada Panel Pengguna

Untuk melihat detail surat dari surat masuk yang diterima klik tombol Lihat Surat pada menu Surat Masuk. Setelah Klik Tombol Lihat Surat akan muncul panel yang menampilkan detail surat.

Tampilan Surat Masuk
Tampilan Lihat Detail pada Surat Masuk

Mengirim Disposisi

Pengiriman disposisi dapat dilakukan dengan cara klik pada surat yang sudah dibaca lalu klik tombol Disposisikan.

Tampilan Surat Masuk Disposisi
Tampilan Panel Disposisi

Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah pengiriman disposisi:

Langkah 1. Memberi Perintah, memilih Perintah atau isi disposisi dapat dilakukan dengan memilih pilihan dengan label nomor 1 pada gambar “Tampilan Panel Disposisi”. Masukkan uraian tambahan pada isian Uraian Perintah.

Langkah 2. Memilih Penerima Disposisi, klik tombol Tambah untuk menampilkan tampilan pilih penerima disposisi. Setelah memilih pemilih dan klik tombol  akan muncul seperti gambar “Tampilan Daftar Penerima Disposisi”. Jika penerima merupakan tembusan , centang kolom Tembusan (berlabel nomor 1 pada gambar “Tampilan Disposisi”). Kolom Terima Berkas (pada gambar “Tampilan Disposisi” berlabel nomor 2) berfungsi memberi tanda untuk penerima yang disposisinya desertai dengan berkas atau surat asli.

Tampilan Daftar Penerima Disposisi
Tampilan Disposisi

Langkah 3. Cetak Lembar Disposisi digunakan untuk mencetak lembar disposisi

Langkah 4. Setelah semua langkah diatas selesai klik tombol KIRIM untuk mengirim disposisi (pada gambar berlabel no 4 )

Melihat Disposisi

Notifikasi disposisi yang diterima dapat ditemukan pada menu panel pengguna. Klik pada menu Disposisi Masuk untuk membuka menu. Setelah menu Disposisi Masuk muncul klik Detail Disposisi untuk melihat detail dari disposisi yang diterima.

Letak Menu Disposisi Masuk Pada Panel Pengguna
Letak Tombol Detail Disposisi Pada Menu Disposisi Masuk
Tampilan Detail Disposisi Surat

Pada tampilan Detail Disposisi, kotak dengan label nomor 1 pada gambar “Tampilan Detail Disposisi Surat” menampilkan profil singkat akun yang mengirim disposisi, sedangkan untuk kotak berlabel nomor 2 menampilkan perintah atau isi disposisi beserta uraiannya. Kotak dengan label nomor 3 menampilkan informasi pengiriman disposisi. Berikut penjelasan detail mengenai informasi pengiriman disposisi:

1.Tanggal dengan icon berupa kalender adalah tanggal saat disposisi dikirim.

2. Pada icon orang berjumlah 2 menerangkan bahwa akun tersebut menerima disposisi sebagai penerima. Jika akun menerima disposisi sebagai tembusan maka label yang muncul adalah ‘tembusan’.

Tampilan Disposisi Sebagai Tembusan

3. Pada icon halaman menampilkan info bahwa disposisi yang diterima disertai oleh berkas atau surat asli. Klik tombol Konfirmasi Terima Surat Asli untuk memberi konfirmasi bahwa surat asli atau berkas sudah diterima.

Letak Tombol Konfirmasi Terima Surat Asli
Tampilan Disposisi Setelah Konfirmasi Terima Surat Asli
Tampilan Disposisi Tanpa Disertai Surat Asli

4. Untuk kotak dengan label nomor 4 pada gambar “Tampilan Detail Disposisi Surat” menampilkan informasi singkat mengenai surat yang didisposisikan. Klik pada tombol Lihat Surat untuk melihat detail surat.

Tampilan Detail Surat Pada Panel Disposisi

Mencetak Lembar Disposisi

Untuk melihat riwayat disposisi yang sebelumnya pernah dikirim dapat ditemukan di menu Diposisi Masuk pada panel pengguna. Klik tombol Detail Disposisi kemuadian klik tombol Cetak Lembar Disposisi.

Letak Tombol Cetak Lembar Disposisi
Tampilan Lembar Cetak Disposisi

Menanggapi Disposisi

Ketika terdapat disposisi masuk, pengguna dapat memberi dan mengubah tindakan sebagai tanggapan disposisi yang diterima. Untuk menanggapi disposisi, klik pada tombol Detail Disposisi pada menu Disposisi Masuk, Menu dapat di panel pengguna. Pilih tindakan disposisi dan lengkapi uraian tindakan sebagai catatan tambahan. Untuk menyimpan klik tombol Perbarui Tindakan.

Letak Pemberian Tanggapan Pada Menu Disposisi

Melihat Riwayat Disposisi

Untuk melihat riwayat disposisi yang sebelumnya pernah dikirim dapat ditemukan di menu Diposisi Masuk pada panel pengguna. Klik tombol Detail Disposisi kemudian klik tombol Riwayat Disposisi .

Letak Tombol Riwayat Disposisi
Tampilan Daftar Riwayat Disposisi

Untuk kotak berlabel nomor 1 pada gambar “Tampilan Daftar Riwayat Disposisi” adalah daftar yang telah dikirim. Kotak berlabel nomor 2 adalah rincian singkat dari disposisi tersebut. Kotak berlabel nomor 3 pada gambar adalah daftar penerima dari disposisi tersebut.

Mencabut Disposisi

Untuk mencabut disposisi yang sebelumnya pernah dikirim dapat dilakukan melalui menu Diposisi Masuk pada panel pengguna. Klik tombol Detail Disposisi kemudian klik Riwayat Disposisi. Pilih disposisi kemudian klik tombol Batalkan Disposisi Ini.

Letak Tombol Batal Disposisi

Agenda Surat Keluar Dan Korespondensi

Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Dalam proses manual pencatatan surat keluar tersebut dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan diberi nomor berurutan. Buku Agenda merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh instansi. Data surat keluar yang dicatat dalam buku agenda meliputi nomor urut, nomor surat, tanggal pengiriman, keterangan singkat isi surat, lampiran, atribut surat, keterangan hubungan surat dengan surat sebelumnya dan sebagainya. Aplikasi ini menggunakan sistem Buku Agenda Kembar karena terdapat fitur terpisah untuk mencatat agenda surat masuk dan keluar. Untuk pencatatan surat keluar yang pada proses manualnya menggunakan buku agenda dapat dilakukan dengan fitur Agenda Surat Masuk pada aplikasi.

Tampilan Buku Agenda Surat Keluar Pada Proses Manual

Mencatat Agenda Surat Keluar Baru

Pencatatan surat yang dikeluarkan oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Surat Keluar. Fitur ini dapat diakses di menu Kelola Surat kemudian pilih Agenda Surat Keluar. Untuk melakukan pencatatan agenda surat keluar klik tombol Tambah.

Letak Menu Agenda Surat Keluar
Letak Tombol Tambah Pada Panel Agenda Surat Keluar
Tampilan Form Isian Agenda Surat Keluar

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah pencatatan agenda surat keluar:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas surat diisikan sesuai dengan keterangan identitas surat.
Langkah 2. Memilih Atribut, atribut surat diisi sesuai dengan keterangan atribut surat.
Langkah 3. Mengisi Pengiriman, pengiriman diisikan sesuai dengan keterangan pengiriman surat.
Langkah 4. Mengunggah Berkas, tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Jika data yang dipilih sudah sesuai, klik tombol Open untuk mengupload berkas. Maka data akan tampil pada berkas surat.

Tampilan Pilih File Saat Upload
Tampilan Berkas Surat Setelah Ditambahkan

Langkah 5. Menyimpan Agenda Surat Keluar : Terdapat 2 pilihan simpan pada aplikasi. Pilihan yang pertama yaitu tombol SIMPAN, untuk menyimpan agenda surat keluar tetapi masih dapat diubah pada kemudian hari. Pilihan kedua yaitu tombol SIMPAN & SETUJUI. Berfungsi untuk menyimpan dan menyetujui agenda surat keluar. Jika agenda sudah disimpan dan disetujui maka tidak bisa diubah atau dihapus.

Mengatur Korespondensi

Untuk mengatur korepondensi bisa dilakukan ketika saat mencatat agenda surat keluar. Pilih nomor surat yang akan dikorespondensikan dengan surat yang sedang dicatat.

Letak Pengaturan Korespondensi Pada Panel Agenda Surat Keluar
Tampilan Pilihan Agenda Surat Masuk Pada Korespondensi
Tampilan Korespondensi Setelah Pilih Agenda Surat Masuk

Melihat Daftar Korespendensi

Untuk melihat daftar korespondensi surat dapat diakses melalui menu Kelola Surat, pilih Agenda Surat Keluar kemudian klik tombol Korespondensi Surat.

Letak Tombol Korespondensi Surat
Tampilan Rincian Korespondensi Surat

Agenda Konsep Surat Dan Transfer Ke Surat Keluar

Pada proses manual persuratan, sebelum surat keluar dibuat pembuat surat terlebih dahulu membuat konsep surat atau biasa disebut draft dan harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf pada konsep tersebut. Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan.

Pada aplikasi terdapat fitur Agenda Konsep Surat untuk mencatat konsep surat yang sudah dibuat sebelumnya dan mendistribusikan kepada pengguna aplikasi lain (dalam hal ini pimpinan) untuk dimintai tanggapan dan persetujuan. Pengguna aplikasi yang menjadi pemeriksa konsep surat tersebut dapat membuka konsep pada fitur Koreksi Konsep Surat. Pengguna juga dapat melihat status persetujuan terbaru dari konsep yang dikirimkan. Ketika konsep surat selesai pembuat surat dapat mengubah konsep surat menjadi surat keluar dengan fitur Transfer Surat Keluar.

Mencatat Agenda Konsep Surat Baru

Pencatatan konsep surat oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Konsep Surat. Fitur ini dapat diakses di menu Kelola Surat kemudian pilih Agenda Konsep Surat. Untuk pencatatan agenda konsep surat baru dapat dengan menekan tombol  Tambah.

Letak Menu Agenda Konsep Surat
Letak Tombol Tambah Di Agenda Konsep Surat
Panel Pencatatan Agenda Konsep Surat

Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah pencatatan agenda konsep surat:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas surat diisikan sesuai dengan data surat.
Langkah 2. Memilih Referensi Disposisi, referensi disposisi diisi sesuai dengan disposisi yang dijadikan dasar pembuatan agenda konsep surat.
Langkah 3. Mengunggah Berkas, tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Jika data yang dipilih sudah sesuai, klik tombol Open untuk mengupload berkas, maka data akan tampil pada berkas surat.

Tampilan Pilih File Saat Upload
Tampilan Berkas Surat Setelah Ditambahkan

Langkah 4. Memilih Penyetuju Surat, untuk menambahkan penyetuju pada agenda konsep surat klik tombol Tambah. Setelah memilih penyetuju, klik tombol Pilih, maka penyetuju akan muncul pada panel pencatatan agenda konsep surat.

Tampilan Pilihan Penyetuju Pada Panel Agenda Konsep Surat
Tampilan Setelah Pilih Penyetuju Pada Panel Agenda Konsep Surat

Langkah 5. Menyimpan Agenda Konsep Surat, Terdapat 2 pilihan simpan pada aplikasi. Pilihan yang pertama yaitu tombol SIMPAN DRAFT, menyimpan agenda konsep surat tetapi, masih dapat diubah. Pilihan kedua yaitu tombol KIRIM menyimpan dan mengirim agenda konsep surat kepada penyetuju. Jika agenda sudah dikirim tidak dapat diubah kembali, namun agenda konsep surat masih dapat dihapus.

Melihat Status Penyetujuan

Untuk melihat status penyetujuan agenda konsep surat dapat diakses pada menu Agenda Konsep Surat kemudian klik tombol Lihat. Daftar penyetuju agenda konsep surat terletak pada bagian kanan bawah panel.

Letak Tombol Lihat Pada Menu Agenda Konsep Surat
Tampilan Status Penyetuju Agenda Konsep Surat

Transfer Agenda Konsep Surat Menjadi Agenda Surat Keluar

Pada aplikasi terdapat fitur untuk transfer atau mengubah agenda konsep surat yang sudah selesai diproses menjadi agenda surat keluar. Fitur ini dapat diakses pada menu Agenda Konsep Surat di Kelola Surat. Untuk membuka fitur, klik pada data surat lalu klik tombol Transfer Surat Keluar.

Letak Tombol Transfer Surat Keluar
Tampilan Panel Transfer Konsep Surat

Berikut akan dijelaskan langkah–langkah transfer agenda konsep surat menjadi agenda surat keluar:

Langkah 1. Memilih agenda konsep surat dapat dilakukan pada pilihan dengan label nomor 1 pada gambar “Tampilan Panel Transfer Konsep Surat”. Setelah memilih agenda yang akan ditransfer, klik tombol Pilih.

Tampilan Pilihan Konsep Surat
Tampilan Setelah Memilih Konsep Surat Pada Panel Transfer Surat Keluar

Langkah 2. Mengatur pengaturan transfer. Terdapat 2 kotak cek yaitu Berkas dan Korespondensi. Cek kotak Berkas jika ingin mengikutsertakan berkas – berkas agenda konsep surat untuk ditransfer. Saat Proses transfer selesai agenda surat keluar hasil dari transfer akan otomatis mempunyai berkas yang sama.Untuk kotak cek Korespondensi, cek kotak tersebut jika ingin memberikan korespondensi secara otomatis. Agenda tersebut akan terhubung dengan agenda surat masuk dari disposisi yang menjadi referensi saat pencatatan agenda konsep surat. Korespondensi akan kosong jika saat pembuatan agenda konsep surat tidak terdapat referensi disposisi. Klik pada tombol Proses untuk memulai proses transfer.

Tampilan Pengaturan Transfer Konsep Surat

Langkah 3. Melihat hasil transfer, setelah proses transfer selesai tombol Lihat Surat pada gambar “Tampilan Panel Transfer Konsep Surat” dengan label nomor 3 akan terbuka. Klik tombol Lihat Surat untuk melihat hasil transfer.

Tampilan Agenda Surat Keluar Hasil Transfer

Melihat Konsep Surat

Notifikasi koreksi konsep surat yang diterima pengguna dapat ditemukan pada menu panel pengguna. Klik Koreksi Konsep Surat untuk membuka menu. Setelah memilih konsep surat untuk dikoreksi klik tombol Detail Konsep untuk membuka detail konsep.

Letak Menu Koreksi Konsep Surat
Letak Tombol Detail Konsep pada Menu Koreksi Konsep Surat
Tampilan Lihat Detail Koreksi Konsep Surat

Menanggapi Koreksi Konsep Surat

Untuk memberikan tanggapan dari konsep surat yang diterima dapat di lakukan dengan klik tombol Lihat Surat.

Tampilan Konsep Surat

Pengguna dapat memberikan tanggapan berupa komentar yang dapat diisi pada kotak komentar yang berlabel nomor 1 pada gambar di atas. Untuk menolak konsep surat (atau tidak setuju) klik tombol TOLAK & KIRIM, sistem akan mengirim konsep kepada penyetuju sebelumnya untuk dikoreksi. Untuk menyetujui konsep klik tombol SETUJUI & KIRIM, sistem akan mengirim konsep kepada penyetuju selanjutnya.

Agenda Surat Edaran

Surat edaran yaitu suatu surat pemberitahuan resmi yang diedarkan secara tertulis dan ditujukan untuk berbagai pihak. Salah satu fungsinya yaitu untuk menyampaikan informasi atau pengumuman kepada orang banyak yang sifatnya tidak rahasia. Surat edaran dibagi menjadi 2 (dua) macam:

  1. Surat Edaran Terbatas yaitu surat yang biasanya ditujukan dari satu organisasi atau instansi kepada para anggotanya saja, misalnya seperti surat edaran dari perusahaan kepada kepala bagian.
  2. Surat Edaran Tidak Terbatas yaitu surat yang ditujukan kepada masyarakat luas.

Pada aplikasi terdapat fitur Agenda Surat Edaran yang berfungsi untuk mencatat atau membuat surat edaran yang akan didistribusikan. Fitur ini menyediakan pilihan untuk mengirimkan surat edaran kepada seluruh pengguna aplikasi atau mengirimkan surat edaran hanya kepada pengguna terpilih. Pengguna aplikasi dapat melihat daftar surat edaran yang diterima pada fitur Surat Edaran

Mencatat Surat Edaran Baru

Pencatatan surat edaran oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Surat Edaran. Fitur ini dapat diakses melalui menu Kelola Surat kemudian pilih Agenda Surat Edaran. Untuk mencatatat data agenda surat edaran dapat dengan menekan tombol Tambah.

Letak Menu Agenda Surat Edaran
Letak Tombol Tambah Pada Menu Agenda Surat Edaran
Tampilan Tambah Agenda Surat Edaran

Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah pencatatan agenda surat edaran:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas surat diisikan susuai dengan data surat.
Langkah 2. Memilih Atribut, atribut surat diisi sesuai dengan data surat.
Langkah 3. Memilih Referensi, referensi diisi sesuai dengan data konsep surat yang dibutuhkan. Jika referensi yang telah dipilih telah sesuai, klik tombol Pilih.

Tampilan Pilihan Referensi Konsep Surat Pada Agenda Surat Edaran
Tampilan Setelah Memilih Referensi Pada Panel Agenda Surat Edaran

Langkah 4. Memilih Template Surat, template surat diisi sesuai dengan data surat. Jika template yang telah dipilih telah sesuai, klik tombol Pilih. Data akan muncul pada panel Agenda Surat Edaran.

Tampilan Pilihan Template Surat
Tampilan Setelah Memilih Template Surat

Langkah 5. Mengunggah Berkas, tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Jika data yang akan di upload benar, klik tombol Open untuk mengupload berkas, maka data akan tampil pada berkas surat.

Tampilan Pilih File Saat Upload
Tampilan Berkas Surat Setelah Ditambahkan

Langkah 6. Memilih Penyetuju Surat, untuk menambahkan penyetuju dari agenda surat masuk klik tombol Tambah. Jika penerima yang telah dipilih telah sesuai, klik tombol Pilih, maka data akan tampil pada penyetuju surat.

Tampilan Pilihan Penerima
Tampilan Setelah Memilih Penerima

Langkah 7. Menyimpan Agenda Konsep Surat, terdapat 2 pilihan simpan pada aplikasi SIPAS. Pilihan yang pertama yaitu tombol SIMPAN DRAFT, menyimpan agenda surat keluar tetapi masih dapat diubah. Pilihan kedua yaitu tombol KIRIM , Menyimpan dan mengirim agenda konsep surat kepada penyetuju. Jika agenda sudah dikirim tidak bisa diubah dan dihapus.

Melihat Surat Edaran

Pengguna aplikasi akan menerima notifikasi surat edaran ketika agenda surat edaran dikirimkan kepada pengguna tersebut. Notifikasi dapat ditemukan pada menu Surat Edaran di panel pengguna. Klik pada menu Surat Edaran atau pada kotak notifikasi untuk membuka menu.

aplikasi persuratan mobile
surat masuk dan surat keluar

Memo

Memo atau memorandum adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan sangat ringkas, padat dan jelas yang ditujukan untuk seseorang. Memo digunakan sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan, permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau diselesaikan dengan segera. Berdasarkan penggunaannya, memo dibagi menjadi dua bentuk:

  1. Memo resmi adalah Memo yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Memo ini ditujukan kepada orang yang ada atau terlibat di lembaga, instansi, atau organisasi tersebut. Memo tidak bisa digunakan untuk keperluan surat menyurat antar organisasi, lembaga, atau instansi.
  2. Memo pribadi adalah memo perseorangan yang ditujukan untuk teman atau keluarga.

Pada aplikasi terdapat fitur Memo yang berfungsi untuk mencatat atau membuat memo baru, mengirim dan menerima memo masuk. Fitur tersebut juga dilengkapi dengan fitur untuk upload file atau berkas sehingga memo dapat memuat tidak hanya isi memo namun juga berkas lain yang dikehendaki.

Mencatat Memo Baru

Pencatatan memo oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Surat Edaran. Fitur ini dapat diakses di menu Panel User kemudian pilih Memo.

aplikasi persuratan ios
aplikasi persuratan

Untuk menambah memo baru klik tombol Buat Memo Baru. Tombol dapat ditemukan pada gambar “Letak Tombol Buat Memo Baru”. Tombol Tambah akan membuka panel isian untuk diisi oleh instansi.

Tampilan Buat Memo

Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah pencatatan memo baru:

Langkah 1. Mengunggah Berkas : tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Jika data yang akan di upload benar, klik tombol Open untuk mengupload berkas, maka data akan tampil pada berkas memo.

format memo persuratan
memo untuk persuratan

Langkah 2. Mengisi Identitas, identitas surat diisikan susuai dengan data surat.
Langkah 3. Memilih Penerima Memo, untuk menambahkan penerima dari memo klik tombol Tambah. Jika penerima yang telah dipilih telah benar, klik tombol Pilih, maka data akan muncul pada panel pencatatan memo.

aplikasi surat menyurat
surat undangan resmi

Langkah 4. Memilih Template Surat, template surat diisi sesuai dengan data surat. Jika template yang telah dipilih telah sesuai, klik tombol Pilih. Data akan muncul pada panel Memo.

panduan membuat memo resmi
cara membuat memo

Langkah 5. Menyimpan Memo, klik tombol SIMPAN untuk menyimpan dan mengirim memo.

Melihat Memo Masuk

Pengguna aplikasi akan menerima notifikasi surat edaran ketika agenda surat edaran dikirimkan kepada pengguna tersebut. Notifikasi dapat ditemukan pada Memo di Panel User. Klik pada tombol Memo atau pada kotak notifikasi untuk membuka menu

apa itu memorandum

Pelaporan

Pengguna aplikasi dapat melihat Pelaporan agenda surat yang telah dibuat di menu Pelaporan.

Dasbor

format laporan persuratan

Pengguna aplikasi dapat memantau pencatatan agenda surat masuk, agenda surat keluar dan agenda surat edaran untuk bulan ini pada panel Grafik Laporan Bulan Ini dan pada gambar ditunjukkan dengan label nomor 1. Pengguna juga dapat melihat 5 surat keluar terbaru pada gambar ditunjukan dengan label nomor 2, bisa juga melihat 5 surat masuk terbaru pada gambar ditunjukan dengan label nomor 3 dan top 10 penerima disposisi bulan ini pada gambar ditunjukan dengan label nomor 4.

Melihat Laporan Agenda Surat Masuk

Pengguna aplikasi dapat melihat laporan agenda surat masuk dengan mengakses menu Pelaporan kemudian klik Agenda Surat Masuk.

cara merekap surat masuk yang baik

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan pada tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

Hasil Laporan Agenda Surat Masuk Berdasarkan Tanggal Tertentu

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan rentang tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

pelaporan agenda persuratan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan sebelum tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

cara mengarsipkan surat yang rapi

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan setelah tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi pelaporan surat

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan pada bulan tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

pelaporan surat yang akurat

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat masuk berdasarkan unit kerja dan pada tahun tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

surat menyurat elektronik

Melihat Laporan Agenda Surat Keluar

Pengguna aplikasi dapat melihat laporan agenda surat keluar dengan mengakses menu Pelaporan kemudian klik Agenda Surat Keluar.

kekurangan menggunakan aplikasi persuratan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan pada tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

keuntungan menggunakan aplikasi persuratan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan rentang tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

e office

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan sebelum tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

eoffice untuk instansi pemerintahan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan setelah tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi persuratan murah

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan pada bulan tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

surat menyurat berbasis web

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat keluar berdasarkan unit kerja dan pada tahun tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi persuratan berbasis web

Melihat Laporan Agenda Surat Edaran

Pengguna aplikasi dapat melihat laporan agenda surat edaran dengan mengakses menu Pelaporan kemudian klik Agenda Surat Edaran.

arsip surat dan disposisi

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan pada tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

cara mrapikan surat yang berantakan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan rentang tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi persuratan

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan sebelum tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi surat masuk dan surat keluar

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan setelah tanggal tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

aplikasi surat menyurat

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan pada bulan tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

surat edaran adalah

Jika pengguna ingin mencari laporan agenda surat edaran berdasarkan unit kerja dan pada tahun tertentu, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

laporan surat masuk dan surat keluar

Melihat Laporan Ekspedisi Surat

Pengguna aplikasi dapat melihat laporan ekspedisi surat dengan mengakses menu Pelaporan kemudian klik Ekspedisi Surat.

Tampilan Laporan Ekspedisi Surat

Jika pengguna ingin mencari laporan ekspedisi berdasarkan nomor surat yang telah tercatat di aplikasi, pengguna dapat mencari seperti pada gambar di bawah ini.

contoh laporan persuratan

Agenda Arsip Bebas

Aplikasi menyediakan fitur Agenda Surat Bebas yang berfungsi mengarsipkan surat atau berkas selain surat masuk, surat keluar, konsep surat, surat edaran dan memo. Fitur tersebut juga dilengkapi dengan fitur untuk upload file atau berkas.

Mencatat Agenda Arsip Bebas

Pencatatan surat bebas oleh instansi dapat dilakukan pada fitur Agenda Arsip Bebas. Fitur ini dapat diakses di menu Kelola Surat kemudian pilih Agenda Arsip Bebas. Untuk melakukan pencatatan agenda surat keluar klik tombol Tambah.

arsip bebas adalah
aplikasi surat online
cara upload file minimize

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah pencatatan agenda arsip surat:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas surat diisikan sesuai dengan keterangan identitas surat.
Langkah 2. Memilih Atribut, atribut surat diisi sesuai dengan keterangan atribut surat.
Langkah 3. Mengisi Lampiran, lampiran surat diisi sesuai dengan jumlah lampiran surat.
Langkah 4. Mengisi Keterangan, keterangan surat diisi sesuai dengan keterangan surat.
Langkah 5. Mengunggah Berkas, tombol Upload berfungsi untuk memilih file untuk di upload ke aplikasi sebagai pelengkap surat. Jika data yang dipilih sudah sesuai, klik tombol Open untuk mengupload berkas. Maka data akan tampil pada berkas surat.

upload surat diaplikasi persuratan
aplikasi surat menyurat

Langkah 6. Menyimpan Agenda Surat Keluar : untuk menyimpan arsip klik tombol SIMPAN.

Bank Surat

Aplikasi menyediakan fitur Bank Surat yang menampilkan kumpulan surat yang sudah dicatat dan disimpan kedalam aplikasi.

Melihat Surat

Pengguna aplikasi dapat melihat semua surat yang pernah dicatat dengan mengakses menu Kelola Surat kemudian pilih Bank Surat. Untuk melihat surat dapat dengan klik tombol Lihat Surat.

surat menyurat menggunakan aplikasi
aplikasi pencarian surat
aplikasi berbasis web murah

Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian pesan berupa surat dari suatu pihak ke pihak lain yang diatas namakan perseorangan (pribadi) dan dapat juga diatasnamakan jabatan dan juga suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim oleh perseorangan (pribadi) atau oleh organisasi disebut surat menyurat korespondensi dan para pelakunya disebut koresponden.

Dalam proses manual pencatatan buku agenda surat masuk terdapat pencatatan informasi mengenai hubungan surat masuk dengan surat sebelumnya. Hubungan yang dimaksud adalah jika surat masuk yang diterima merupakan balasan surat dari surat keluar yang pernah dikirim atau lanjutan surat dari surat masuk yang sebelumnya diterima.

Pada aplikasi terdapat fitur Korespondensi yang berfungsi untuk menghubungkan antara surat masuk dan surat keluar. Setelah mengatur korespondensi ketika pencatatan agenda makan sistem akan menampilkan korespondensi antar surat yang telah dipilih.

Mengatur Korespondensi

Untuk mengatur korepondensi dapat dilakukan ketika saat mencatat agenda surat keluar. Pilih nomor surat yang akan dikorespondensikan dengan surat yang sedang dicatat.

arsip surat digital
aplikasi persuratan berbasis web
aplikasi persuratan desktop

Selain mengatur korespondensi pada agenda surat keluar, mengatur korepondensi juga dapat dilakukan ketika saat mencatat agenda surat masuk. Pilih nomor surat yang akan dikorespondensikan dengan surat yang sedang dicatat.

aplikasi arsip dan surat
aplikasi surat masuk dan surat keluar
hubungan korespondesi dan surat masuk

Melihat Daftar Korespondensi

Pengguna aplikasi dapat melihat daftar korespondensi pada menu Kelola Surat kemudian pilih Daftar Korespondensi Surat. Untuk melihat detail korespondensi pengguna dapat dengan klik tombol Lihat Detail Korespondensi.

cara membuat korespondensi surat
korespondesi surat adalah
apa itu korespondensi

Mencetak Korespondensi

Untuk mencetak korespondensi dapat ditemukan di menu Kelola Surat pilih Daftar Korespondensi Surat kemudian klik tombol Cetak Laporan.

laporan korespondensi bisa dicetak dari aplikasi persuratan
kop surat untuk Korespondensi surat

Asistensi Monitoring

Pada aplikasi terdapat fitur Asistensi Monitoring yang membantu pengguna yang berperan sebagai asisten dalam memantau surat masuk dan disposisi pengguna lain (dalam hal ini adalah pimpinan) yang sudah diatur sebelumnya. Sebagai contoh, fitur ini mempermudah sekretaris direktur dalam memantau surat masuk dan disposisi yang diterima oleh direktur ketika direktur sedang berhalangan untuk membuka surat masuk dan disposisi tersebut.

Melihat Detail Disposisi

Pengguna aplikasi dapat melihat detail disposisi pengguna lain (dalam hal ini adalah pimpinan) dengan mengakses menu Asistensi Monitoring pada panel pengguna. Untuk melihat detail disposisi dapat dengan klik tombol Detail Disposisi.

pemantauan surat masuk dan surat keluar
Letak Tombol Detail Disposisi Pada Panel Asistensi Monitoring
program asistensi monitoring disposisi surat

Pengaturan

Pengguna Dapat Mengatur profilnya pada menu Pengaturan Profil yang berada pada panel pengguna.

aplikasi persuratan mobile android
foto profil surat aktif dan inaktif

Pengguna aplikasi bisa mengubah data diri atau identitas nya pada gambar “Tampilan Panel Pengaturan Profil” yang berlabel nomor 1. Jika ingin mengubah password dapat dilakukan pada gambar “Tampilan Panel Pengaturan Profil” yang berlabel nomor 2. Setelah semua sudah selesai klik tombol SIMPAN untuk menyimpan perubahan data diri pengguna. Pengguna Juga bisa mengubah foto profilnya dengan klik tombol Upload Foto setelah klik tombol tersebut akan muncul seperti pada gambar “Pilih File dan Upload”, setelah memilih foto yang sesuai kemudian klik tombol Pilih dan akan muncul seperti pada gambar ‘Tampilan Setelah Mengubah Foto Profil”. Selain mengubah foto profil pengguna juga bisa menambahkan tanda tangan nya caranya mirip dengan mengubah foto profil tetapi ini yang di upload adalah gambar tanda tangan pengguna hasil upload tanda tangan akan seperti pada gambar “Tampilan Setelah Tambah Tanda Tangan”.

upload file surat dengan aplikasi
Tampilan Foto Profil
tanda tangan dengan aplikasi

Pengaturan unit Kerja

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) unit kerja pada menu Pengaturan kemudian pilih Daftar Unit Kerja.

Letak Menu Daftar Unit Kerja
surat internal dan surat ekternal
cara mengatur template surat

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan unit kerja:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas unit kerja diisikan sesuai dengan keterangan identitas unit kerja.
Langkah 2. Memilih Kepala Unit Kerja, kepala unit kerja diisi sesuai dengan keterangan kepala unit kerja. Jika kepala unit kerja telah sesuai, klik tombol Pilih.

pencatatan surat berdasarkan jenis surat
program untuk mendistribusikan surat

Langkah 3. Memilih Anak Dari, anak dari diisi sesuai dengan keterangan unit kerja. Jika departemen telah sesuai, klik tombol Pilih.

cara membuat surat rapi
persuratan masa kini

Langkah 4. Mengisi Keterangan, keterangan diisi sesuai dengan keterangan unit kerja.
Langkah 5. Menyimpan Unit Kerja: untuk menyimpan unit kerja klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Jabatan

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) jabatan pada menu Pengaturan kemudian pilih Daftar Jabatan.

surat menyurat elektronik
surat jalan diperusahaan

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan jabatan:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas jabatan diisikan sesuai dengan keterangan identitas jabatan.
Langkah 2. Memilih Anak Dari, anak dari diisi sesuai dengan keterangan jabatan. Jika jabatan telah sesuai, klik tombol Pilih.

memorandum
surat edaran

Langkah 3. Memilih Unit Kerja, unit kerja diisi sesuai dengan unit kerja jabatan.
Langkah 4. Menyimpan Jabatan: untuk menyimpan jabatan klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Pegawai

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) pegawai pada menu Pengaturan kemudian pilih Daftar Pegawai.

surat tugas
cara membuat surat resmi untuk perjanjian
program untuk arsip dan dokumen

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan pegawai:

Langkah 1. Mengisi Identitas, identitas pegawai diisikan sesuai dengan keterangan identitas pegawai.
Langkah 2. Mengisi Akun, Akun diisi sesuai dengan akun yang akan menggunakan.
Langkah 3. Menyimpan Pegawai: untuk menyimpan pegawai klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Kelompok Pegawai

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) kelompok pegawai pada menu Pengaturan kemudian pilih Daftar Kelompok Pegawai.

surat dan dokumen resmi pemerintah
cara mengarsipkan surat yang tidak terpakai
sisurat

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan Kelompok Pegawai:

Langkah 1. Mengisi Nama Kelompok, nama kelompok diisi sesuai dengan nama kelompok yang akan dibuat.
Langkah 2. Menyimpan Pegawai: untuk menyimpan pegawai klik tombol SIMPAN.

tnde

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan Anggota Kelompok Pegawai:

Langkah 1. Mengisi Nama Anggota, Nama anggota anggota diisi sesuai dengan nama anggota. Ada dua cara untuk memilih nama anggota yang pertama dengan memasukan nama anggota yang akan dipilih (pada gambar “Tampilan Form Isian  Kelompok Pegawai” berlabel nomor 1) dan akan muncul seperti pada gambar “Tampilan Pilihan Pegawai Otomatis Pada Panel Kelompok Pegawai” Pilihan yang kedua dengan klik tombol Pilih Pegawai Manual (pada gambar “Tampilan Form Isian  Kelompok Pegawai” berlabel nomor 2) dan akan muncul seperti pada gambar “Tampilan Pilihan Pegawai Manual Pada Panel Kelompok Pegawai” Jika pegawai telah sesuai, klik tombol Pilih dan akan muncul seperti pada gambar “Tampilan Setelah Pilih Pegawai Pada Panel Kelompok Pegawai”.

tata naskah dinas elektronik
aplikasi pencatatan surat masuk dan keluar
surat masuk dan surat keluar

Langkah 2. Menyimpan Anggota Kelompok Pegawai: untuk menyimpan anggota kelompok pegawai klik tombol SIMPAN.

pengaturan Asistensi Pegawai

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) asistensi pegawai pada menu Pengaturan kemudian pilih Daftar Asistensi Pegawai.

surat dinas elektronik
atribut yang ada disurat resmi

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan asistensi kelompok pegawai:

Langkah 1. Memilih Pegawai, pilih pegawai yang akan di tambahkan asistensinya.
Langkah 2. Mengisi Nama Pegawai, nama pegawai diisi sesuai dengan nama anggota. Dengan Cara memasukan nama anggota yang akan dipilih (pada gambar “Tampilan Form Isian Asistensi Pegawai” berlabel nomor 2)

aplikasi persuratan yang sesuai dengan sekretaris
apa itu surat dan persuratan

Langkah 3. Menyimpan Asistensi Pegawai: untuk menyimpan asistensi pegawai klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Atribut Surat

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) atribut surat (jenis surat, sifat surat, prioritas surat, lokasi surat, media surat, masa aktif surat, template surat) pada menu Pengaturan.

Berikut akan dijelaskan contoh langkah-langkah penambahan atribut surat:

menentukan surat berdasrkan jenis surat

Langkah 1. Mengisi Identitas, isi identitas sesuai dengan identitas surat.
Langkah 2. Menyimpan Atribut Surat, untuk menyimpan atribut surat klik tombol SIMPAN.

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah penambahan template surat:

cara membuat memo dinas resmi

Langkah 1. Mengisi Identitas, isi identitas sesuai dengan identitas template
Langkah 2. Mengisi Uraian, isi uraian sesuai dengan uraian template surat dengan menyesuaikan kode kolom pada gambar di atas berlabel 4. Jika kode kolom yang dibutuhkan tidak tersedia pengguna bisa menambahkan sendiri pada gambar berlabel 2.
Langkah 3. Menyimpan Template Surat, untuk menyimpan template surat klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Hak Akses

Pengguna dapat mengatur (Tambah, Ubah, Hapus) hak akses pada menu Pengaturan kemudian pilih Pengaturan Hak Akses.

cara menentukan surat penting dan surat biasa
cara merapikan arsip berantakan

Berikut akan dijelaskan langkah-langkah pengaturan hak akses:

Langkah 1. Menambahkan Hak Akses, cara menambah hak akses dengan mengisi identitas hak akses sperti pada gambar di bawah berlabel nomor 1. Setelah mengisi klik tombol SIMPAN untuk menyimpan hak akses

beberapa ontoh akun yang ada diaplikasi persuratan

Langkah 2. Memilih Hak Akses, pilih hak akses yang akan diatur menu yang dapat diakses .
Langkah 3. Memilih Menu Yang Dapat Diakses, pilih menu yang dapat diakses oleh hak akses yang dipilih sebelumnya.
Langkah 4. Menyimpan Pengaturan Hak Akses: untuk menyimpan pengaturan hak akses klik tombol SIMPAN.

Pengaturan Sistem

Pengguna dapat mengatur pengaturan sistem pada menu Pengaturan kemudian pilih Pengaturan Sistem.

cara mengatur aplikasi persuratan
membuat kop surat menggunakan aplikasi

Pada menu Header Kop, pengguna aplikasi dapat mengatur semua kop header pada lembar yang akan dicetak.

penomoran surat menggunaan aplikasi secara otomatis

Pada menu Penomoran Surat, pengguna aplikasi dapat mengatur penomoran registrasi surat, penomoran surat keluar, penomoran surat edaran, penomoran konsep surat, penomoran memo, penomoran korespondensi dan penomoran arsip bebas.

cara mgatur aplikasi persuratan dengan sms gateway

Pada menu Notifikasi SMS, pengguna aplikasi dapat mengaktifkan notifikasi sms dan membuat template notifikasi pesan yang akan dikirimkan melalui sms.

Tampilan Pengaturan Notifikasi Email

Pada menu Notifikasi Email, pengguna aplikasi dapat mengaktifkan notifikasi untuk email, mengatur server email yang digunakan untuk mengirim notifikasi dan membuat template notifikasi pesan yang akan dikirimkan melalui email.

Tampilan Setting Umum

Pada menu Setting Umum, pengguna aplikasi dapat mengaktifkan keluar aplikasi otomatis dan mengatur waktu keluar aplikasi otomatis saat aplikasi tidak digunakan.

Keluar Aplikasi

Pengguna aplikasi bisa keluar dari aplikasi SIPAS, dengan mengakses menu Panel User kemudian klik Keluar Aplikasi.

Letak Menu Keluar Aplikasi