Sistem Informasi dalam Persuratan

Share on email
Share on whatsapp
Share on facebook

Sistem informasi persuratan adalah suatu bentuk perwujudan dari kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang. Kecanggihan teknologi yang terus berkembang dan bergerak maju menjadikan manusia harus mampu beradaptasi dengan teknologi. Bentuk adaptasi yang dapat diwujudkan oleh manusia adalah menciptakan penciptaan yang dapat membantu urusan manusia. Sehingga teknologi yang ada mampu dimanfaatkan dan digunakan dengan maksimal dan pekerjaan manusia dapat diselesaikan.

Teknologi atau penemuan yang diciptakan harus dapat digunakan sesuai kebutuhan agar hasil dari pekerjaan dapat optimal dan mampu menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Apalagi dengan adanya internet yang membuat hampir semua urusan dan masalah dapat diatasi hanya dengan internet. Internet juga merupakan bukti kecanggihan teknologi pada bidang informasi. Oleh karena itu penggunaan internet harus dimaksimalkan dalam pengelolaan sistem informasi.

Bagaimana kerja sistem informasi dalam persuratan

Perubahan sistem kerja pada era digital dan menjadikan semua pekerjaan harus berganti mengikuti perubahan teknologi yang ada juga mengubah pola atau aturan kerja pekerjaan yang sebelumnya dilakukan tanpa memanfaatkan teknologi kini haruslah disesuaikan dengan teknologi. Termasuk pada sistem yang bekerja dalam memberikan banyak informasi atau komunikasi dalam segala arah dan bidang. Sistem informasi yang berubah dari bentuk sederhana menjadi bentuk kompleks adalah hal yang harus diikuti dan terus dikembangkan karena akan membantu pekerjaan serta urusan dari penggunanya.

Sistem informasi yang bekerja pada masalah persuratan menjadikan perubahan dari proses surat menyurat manual atau konvensional menjadi modern dan lebih canggih. Dokumen pada persuratan juga berubah seiring dengan teknologi yang diterapkan, selain itu tata cara dan proses dari penerimaan sampai dengan pendistribusian surat atau dokumen juga berubah. Sistem kerja baru yang menerpakan kecanggihan teknologi menjadikan semua urutan dan struktur berganti, tetapi tetap dengan pola atau aturan yang sama.

Persuratan yang berganti menjadi menerapkan teknologi haruslah mampu memberikan dan mengakses kemudahan pengguna. Lalu bagaimana sistem informasi bekerja dalam persuratan? Jawabannya tentu dengan penggunaan serta pemanfaatan internet dan kecanggihan teknologi pendukung lainnya. Persuratan menjadi dapat diakses menggunakan internet dan tidak dilakukan secara manual dan konvensional.

Mengapa aplikasi menjadi pilihan dalam mengatasi masalah persuratan

Pastinya akan timbul pertanyaan, apakah penerapan internet dalam kerja persuratan akan berpengaruh besar? Tentu iya, dikarenakan kita tahu bahwa internet adalah bentuk ciptaan yang ditemukan untuk menjadikan segala urusan lebih efektif dan optimal. Sistem yang diterapkan pada persuratan dapat diaplikasikan dengan aplikasi. Oleh sebab itu, aplikasi yang menerapkan perkembangan informasi merupakan solusi dari permasalahan persuratan.

Aplikasi yang menjadi jawaban atas masalah surat menyurat tentunya adalah aplikasi persuratan yang mampu diterapkan oleh semua perusahaan atau perkantoran dan memiliki fasilitas-fasilitas yang bekerja seperti persuratan konvensional. Aksesibilitas dari aplikasi persuratan juga harus dilakukan dengan baik, hal ini bertujuan agar penerapan aplikasi surat menyurat tidak sia-sia.

Oleh sebab itu, aplikasi menjadi pilihan yang tepat dalam menerapkan sistem informasi persuratan. Pada aplikasi ini menjadikan pengolahan paket surat menjadi lebih efektif. Paket surat yang dimaksud adalah dokumen yang termasuk dalam surat masuk, surat keluar, dan disposisi surat yang ada dalam suatu perusahaan. Paket surat ini harus dikelola dengan baik dan cepat, apalagi dengan disposisi surat yang sangat berpengaruh dalam tindakan atau perintah dari atasan untuk bawahan. Dengan alasan tersebut, aplikasi surat menyurat adalah pilihan yang tepat dalam melakukan pekerjaan dokumen. Sehingga dokumen ditangani secara akurat dan cepat.

Fitur-fitur atau fasilitas yang disajikan pada aplikasi ini menjadikan paket surat atau dokumen surat mudah untuk diterima dan didistribusikan. Setiap perusahaan atau perkantoran yang memiliki sistem kerja surat menyurat pasti mengetahui alur persuratan atau alur pengolahan dokumen. Apabila alur persuratan tersebut dilakukan dengan cara manual menjadikan proses lebih lama dan tidak efektif. Mulai dari surat masuk, penanganan surat, birokrasi surat, disposisi surat atau distribusi surat akan dilakukan secara lama apabila tidak menggunakan aplikasi dalam penerapannya.

Kemudahan dalam penerapan sistem informasi

Dalam penerapan sistem informasi di bidang persuratan, aksesibilitas paket surat dapat dilakukan secara transparan. Disebut transparan dikarenakan pada aplikasi pengaksesan dapat dilihat oleh pimpinan bukan hanya oleh staf atau administrasi. Dalam aplikasi surat menyurat memiliki banyak fitur untuk mengolah surat. utamanya masalah pendistribusian surat. Pendistribusian surat menjadi masalah penting karena dokumen surat harus diterima secara tepat waktu oleh penerima. Apabila distribusi surat dilakukan secara manual  pastinya membutuhkan jasa pengiriman surat yang dilakukan oleh sumber daya manusia, dan membutuhkan biaya serta waktu yang cukup lama.

Distribusi surat atau dokumen yang dilakukan dengan menggunakan jasa pengiriman surat akan sampai di tangan penerima dengan waktu yang lama dan berpotensi surat akan hilang atau salah pengiriman. Oleh karena itu aplikasi surat menjadi pilihan terbaik dalam masalah distribusi surat dan dokumen karena paket surat akan dikirim dengan cepat dan tentunya pengirim dapat melihat ekspedisi surat hanya melalui aplikasi.

Ekspedisi surat bermanfaat untuk mengetahui keberadaan surat yang telah dilakukan pendistribusian dan akan mengurangi potensi surat hilang atau tidak sesuai tujuan. Hal paling penting lainnya adalah dengan aplikasi surat menyurat ini menjadikan dokumen dilakukan distribusi surat tanpa memerlukan jasa pengiriman surat dan akan menghemat biaya pengeluaran dari perusahaan atau perkantoran.

Kemudahan-kemudahan sistem informasi tersebut menjadi alasan utama dan pertama mengapa persuratan harus menerapkan dan menggunakan aplikasi untuk mempermudah segala urusan surat menyurat. Selain faktor aksesibilitas yang didapat dari dokumen juga akan menjadikan paket surat mudah untuk diketahui ekspedisinya. Fitur-fitur tersebut hanya ditemukan apabila perusahaan-perusahaan menerapkan SIPAS dalam masalah persuratan perusahaan. Dengan SIPAS menjadikan distribusi surat dan dokumen lebih cepat, akurat, dan optimal tentunya dengan adanya ekspedisi surat yang mampu melacak keberadaan surat dengan baik.

Kesimpulan

Dengan uraian diatas mengenai kemajuan teknologi yang berdampak pada semua bidang dan mengubah sistem informasi menjadi lebih canggih dan kompleks. Oleh karena itu terdapat aplikasi surat menyurat SIPAS untuk membantu urusan persuratan dan pengelolaan dokumen yang ada pada perkantoran, yang mampu melakukan distribusi surat dan dokumen  secara otomatis sehingga akan menghemat biaya karena tanpa memerlukan jasa pengiriman surat. Pada aplikasi SIPAS juga memberikan pantauan ekspedisi surat dan dokumen untuk mengetahui keberadaan surat.

Artikel Terkait

fitur memorandum

Fitur Memorandum

Fitur memo / memorandum dibuat untuk menyampaikan informasi yang bersifat resmi di lingkungan kantor /...

Langganan Artikel Kami

Berlangganan dan dapatkan pemberitahuan setiap kami meluncurkan artikel terbaru.

Frame 3 (2)