Kegunaan Jadwal Retensi Arsip dan Pedomannya dalam Bisnis Perusahaan

Retensi surat atau sering disebut dengan arsip surat adalah hal yang harus dilakukan dalam segala urusan yang melibatkan persuratan. Retensi sendiri  menurut KBBI berarti penyimpanan, penahanan yang berhubungan dengan arsip surat. Retensi arsip harus dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan mengurangi volume surat yang dimiliki. Semakin banyaknya kegiatan perusahaan yang memerlukan surat, tentunya juga menambah volume surat yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.

Maka dari itu terdapat kebijakan organisasi dalam urusan penyusutan volume arsip, kebijakan ini akan menguntungkan untuk menambah ruang penyimpanan surat itu sendiri. Retensi surat tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan saja, tetapi juga oleh organisasi dan instansi yang melibatkan urusan persuratan.

Pedoman retensi arsip surat perusahaan

Pada Peraturan Pemerintahan No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, arti dari retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Oleh sebab itu perlu adanya Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berisi sebuah daftar tentang penyimpanan, jenis arsip, dan penetapan tentang surat tersebut (dinilai kembali, dimusnahkan atau dipermanenkan) Jadwal Retensi Arsip sangat membantu organisasi atau perusahaan dalam melakukan penyusutan arsip surat.

Sedangkan pengertian dari Jadwal Retensi Arsip Fasilitas adalah pedoman penyusutan arsip fasilitas keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi, dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan dan jadwal retensi arsip substantif sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.

Lembaga pengurus retensi arsip

Retensi arsip surat perusahaan dan organisasi diurus oleh lembaga terpercaya yang ada di Indonesia, lembaga tersebut adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang memiliki pelayanan mengenai pengarsipan surat pada sebuah lembaga atau organisasi yang ada. Pada pelayanan ini tentunya memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang memiliki jangka waktu penyimpanan. Pada Arsip Nasional memiliki kegunaaan dan fungsi untuk melakukan retensi pengarsipan surat pada lembaga.

Retensi surat tidak bisa sembarangan dilakukan oleh lembaga tersebut, harus memenuhi alur dan tahapan yang harus disetujui oleh pemerintah dan mendapat pendapat dari menteri dalam negeri.

Persetujuan dan pendapat menteri dalam negeri juga berhubungan dengan pembuatan Jadwal Retensi Surat, Jadwal Retensi Surat juga dapat mengelompokan arsip surat berdasarkan tindakan yang perlu dilakukan, seperti dinilai kembali, dimusnahkan atau dipermanenkan. Keefektifan dan efisiensi surat lebih baik dan meningkat karena arsip surat akan dikelompokan berdasarkan nilai gunanya. Arsip surat yang memiliki nilai guna dan nilai historis yang menyangkut pertanggungjawaban akan dipisahkan dengan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

Cara melindungi retensi arsip

Cara perlindungan arsip harus dilakukan dengan menyelamatkan surat tersebut dengan baik, penyimpanan dan perlindungan dilakukan mulai dari isi maupun fisik dari surat tersebut. Arsip surat tidak hanya disimpan tetapi juga dilakukan pengamanan, perawatan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip itu sendiri.

1. Cara menempatkan dan menyimpan surat harus diletakkan ditempat yang terhindar dari banjir, kebakaran, pencurian dan bencana lain yang mengakibatkan kerusakan atau kehilangan dari surat tersebut.
2. Selain tempat menjadi faktor utama penyimpanan surat tersebut, petugas arsip harus mampu menjaga dan menyimpan rahasia terhadap arsip surat yang ada pada tempat penyimpanan tersebut. Selain itu juga, penyimpanan arsip harus selektif dan sesuai dengan kategori surat. Dan tentunya tidak sembarang orang dapat meminjam arsip surat tersebut.
3. Perlindungan arsip juga dilakukan dengan melakukan pemindahan arsip, pemindahan arsip yang dilakukan secara bertahap agar arsip surat dapat teratur sesuai dengan  jangka waktu pengarsipan  dan jenis atau sifat surat.
4.  Pemindahan surat tersebut memisahkan antara arsip inaktif dan arsip aktif surat yang harus dipisahkan secara berkala agar memudahkan dalam pencarian oleh pegawai. Oleh sebab itu pemindahan arsip menjadi penting dilakukan dalam melakukan retensi pengarsipan surat.

Penyusutan retensi arsip surat

Penyusutan arsip penting dilakukan dalam melakukan retensi pengarsipan surat tentunya dengan tujuan agar surat yang sudah tidak aktif tidak mengganggu keberadaan surat aktif pada perusahaan itu sendiri. Penyusutan arsip memiliki beberapa cara yaitu  dengan memindahkan arsip inaktif ke pengelolaan surat yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Kedua memusnahkan arsip surat sesuai dengan ketentuan yang berlaku,  dan berikutnya adalah menyerahkan arsip inaktif surat pada pihak yang berwenang yaitu kepada Kearsipan Nasional Republik Indonesia.

Dengan cara penyusutan arsip ini akan memberikan ruang dan tempat untuk persuratan lain yang ingin dilakukan pengarsipan. Akan menjadikan permasalahan pengarsipan surat menjadi lebih rapi dan mudah untuk dilakukan pencarian.

Retensi surat menjadi hal yang harus dilakukan dengan baik oleh setiap lembaga atau perusahaan yang memiliki urusan persuratan karena akan memudahkan dalam melakukan pengarsipan surat dan melakukan persuratan dengan aman dan tentunya akan mengurangi jumlah surat yang ada pada perusahaan tersebut.

Kesimpulan

• Retensi surat menjadi bagian penting dari proses persuratan perusahaan
• Retensi pengarsipan surat harus dilakukan oleh perusahaan atau organisasi yang memiliki proses persuratan
• Aktivitas surat menyurat yang banyak menjadikan volume surat juga bertambah
• Volume atau jumlah arsip surat harus dilakukan pengarsipan agar mampu mengamankan surat perusahaan
• Retensi surat dilakukan untuk memudahkan dalam mengkategorikan surat aktif dan inaktif pada perusahaan
• Arsip surat yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dilakukan penyusutan dan dimusnahkan
• Pemusnahan arsip surat tidak bisa sembarangan dan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Kegiatan retensi surat harus dilakukan oleh lembaga yang berwenang
• Lembaga yang berwenang tersebut adalah ANRI atau lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia
• Retensi pengarsipan surat juga memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA)
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) harus dilakukan dengan persetujuan kepala negara dengan menyesuaikan dari pendapat menteri luar negeri