Tindakan pengurangan kertas saat ini sedang gencar-gencarnya dilakukan dalam menyelamatkan lingkungan. Bentuk pengurangan kertas dapat dilakukan dengan banyak hal, tentunya dalam hal pekerjaan yang melibatkan kertas dalam melakukan dan mengerjakan urusan di perusahaan mereka. Dalam kasus ini, perusahaan menjadi pelaku dalam pemakain kertas yang sangat banyak dan tidak sesuai dengan tindakan mencintai lingkungan.
Dengan pemakaian kertas yang dilakukan dalam masalah persuratan dan urusan perusahaan lain yang tidak ramah lingkungan dan akan menjadikan banyaknya penggunaan sumber daya alam yang ada. Menggunakan kertas tidak hanya dilakukan oleh pihak perusahaan atau instansi negeri tetapi juga perusahaan dan instansi swasta.
Masalah persuratan yang ada masih menggunakan kertas karena untuk menunjukan bentuk resmi surat tersebut dan memberikan laporan pada pimpinan mengenai masalah pekerjaan yang telah dikerjakan dan dilaporkan pada suatu persuratan tersebut. Selain itu pemakaian kertas juga dilakukan dalam urusan urusan faktur perusahan atau daftar barang kiriman yang berisi jumlah, jenis, nama, dan harga yang harus dibayar.
Cara mengurangi penggunaan kertas
Pelaporan data yang dilakukan secara manual yang mengakibatkan penggunaan kertas semakin banyak pada masalah persuratan yang ada. Oleh sebab itu langkah kurangi pemakaian kertas memanglah langkah tepat selain sebagai cara untuk pengurangan kertas, melestarikan sumber daya alam, dan juga menjadikan penghematan pada anggaran biaya. Sehingga tidak memerlukan mengeluarkan banyak biaya untuk membeli dan menganggarkan kertas yang dipergunakan untuk persuratan.
Lalu bagaimana cara melakukan pengurangan kertas yang ada dalam mengatasi permasalahan penggunaan kertas?
Cara tersebut dapat diatasi dengan penggunaan serta pemanfaatan teknologi dalam mengatasinya, yang menjadikan semua urusan dilakukan dengan menggunakan teknologi dimana penggunaan teknologi tersebut dilakukan secara maksimal dan baik dengan penerapan pada sebuah alat yang dapat membantu memudahkan urusan dari persuratan dan urusan perusahaan.
Teknologi yang diterapkan adalah teknologi yang pengaplikasiannya pada aplikasi berbasis web yang menjadikan urusan persuratan dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi dan dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Pengaksesan yang dilakukan dapat memberikan berbagai macam kemudahan dan urusan persuratan teratasi sebagaimana mestinya dan dengan menerapkan tata cara atau prosedur dari persuratan itu sendiri.
Dengan penggunaan dan pemanfaatan teknologi ini akan membantu dalam melakukan penghematan kertas dan tentunya pekerjaan yang dilakukan akan cepat selesai dan teratasi. Pekerjaan dengan penggunaan teknologi akan menghemat waktu dan menjadikan urusan persuratan akan lebih mudah untuk dilakukan. Perubahan cara manual ini menjadi cara yang lebih modern dan mengubah menuju ke arah digital yang memiliki banyak manfaat. Banyak manfaat yang akan didapat dari penggunaan teknologi dalam penerapan persuratan yang ada pada perusahaan.
Pemilihan aplikasi berbasis web yang sesuai
Dalam pemilihan dan penggunaan aplikasi berbasis web ini tidak boleh sembarangan dan haruslah melakukan pemilihan agar pekerjaan tetap berjalan sesuai dengan aturan yang ada pada perusahaan tersebut. Sehingga aplikasi yang dipilih harus dapat memiliki berbagai manfaat seperti berikut:
- Dapat menjadi solusi permasalahan dari penggunaan kertas pada perusahaan sehingga akan mengurangi pemakaian kertas yang ada pada perusahaan itu sendiri
- Dengan penggunaan aplikasi berbasis web dapat melakukan penyimpanan data dimana penyimpanan aman dan dilakukan penyimpanan terpusat
- Penyimpanan terpusat berarti penyimpanan akan dilakukan secara terpusat dengan satu titik penyimpanan yang akan memudahkan dalam mengatasi permasalahan arsip surat
- Dalam pemilihan aplikasi yang berbasis web ini akan menjadikan penghematan anggaran
Penghematan anggaran ini dilakukan dengan hemat dalam mengeluarkan dana dikarenakan tidak mengeluarkan biaya pembelian kertas
Dengan aksi pengurangan kertas akan menjadi sebuah aksi untuk menunjukan cinta terhadap lingkungan yang ditunjukkan dalam pekerjaan ringan dan akan menjadikan kemudahan dalam urusan persuratan perusahaan. Oleh sebab itu penggunaan aplikasi berbasis web yang mudah dalam penggunaan dan pengaplikasiannya sangat perlu dan dibutuhkan dalam urusan persuratan perusahaan.
Selain dalam upaya menyelamatkan lingkungan dan alam tetapi juga menjadi aksi atau tindakan sebagai penghematan anggaran dari perusahaan tersebut. Selain itu juga menjadikan data-data yang dimiliki perusahaan tersebut dapat tersimpan secara baik.
Penggunaan aplikasi untuk mengatasi masalah persuratan akan menjadikan pelaporan data mudah dilakukan karena dilakukan secara terpusat selain pelaporan data terpusat penyimpanan terpusat juga dilakukan oleh aplikasi yang menjadikan data tersimpan secara baik dan aman. Pelaporan yang dilakukan secara terpusat juga memberikan kemudahan dalam melakukan pelaporan data kepada pimpinan perusahaan. Dan tentunya hasil pelaporan tersebut akan menjadikan data lebih aman serta pimpinan perusahaan dapat melihat pelaporan data tersebut hanya dengan menggunakan aplikasi.
Beralihnya penggunaan kertas ke cara digital
Sebelum menggunakan aplikasi persuratan, pelaporan data dilakukan secara manual dan tentunya dengan cara memanfaatkan kertas dalam penerapannya. Melakukan cara manual yang membutuhkan kertas, selain itu pelaporan data tersebut harus dicetak atau diprint. Pencetakan pelaporan data tersebut tentulah membutuhkan tinta dari printer yang akan menambah anggaran biaya dari persuratan itu sendiri. Maka dari itu, penggunaan aplikasi persuratan menjadi bentuk dari tindakan pengurangan kertas yang harus diterapkan dan dilakukan oleh semua perusahaan.
Persuratan yang sering membutuhkan kertas dalam persuratan selain pelaporan data tetapi juga urusan faktur yang berisi kerjasama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Faktur atau invoice yang ada pada perusahaan sangatlah banyak, maka dari itu haruslah diubah dan beralih ke cara yang mampu menghemat dalam penggunaan kertas.
Cara ini dilakukan dengan penggunaan aplikasi yang dapat mengubah faktur dengan penggunaan kertas menjadi faktur yang dapat dilakukan aplikasi. Aplikasi adalah sebuah aplikasi persuratan SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat yang dapat menjadikan pengurangan kertas dan pemakaian kertas akan dipakai secara hemat dan terbatas. (Baca: Aplikasi Persuratan Perkantoran)
Kesimpulan
- Pengurangan kertas menjadi tindakan yang dilakukan dalam bentuk mencintai lingkungan alam.
- Persuratan yang dilakukan menggunakan cara manual pastinya menggunakan banyak kertas, oleh karena itu beralih menggunakan cara modern.
- Pemakaian kertas banyak digunakan dalam persuratan dalam faktur antara perusahaan.
- Pengalihan cara manual berubah menjadi cara yang lebih modern dengan menggunakan aplikasi.
- Aplikasi persuratan yang digunakan adalah aplikasi berbasis web yang menjadikan penghematan anggaran.
- Dengan aplikasi persuratan ini akan menjadikan surat mudah diakses dan dilakukan hanya dengan menggunakan aplikasi, termasuk dalam masalah faktur perusahaan.
Aplikasi persuratan tersebut adalah aplikasi SIPAS yang akan membantu perusahaan dalam melakukan persuratan secara digital dan mampu menghemat kertas dalam penggunaannya
