Manajemen waktu adalah salah satu keterampilan yang paling penting dalam kehidupan modern ini.
Dengan banyaknya tugas, tanggung jawab, dan gangguan yang mengintai, kemampuan untuk mengelola waktu dengan baik dapat menjadi perbedaan antara sukses dan kegagalan.
Apa yang dimaksud dengan manajemen waktu dan bagaimana tips mengatur waktu yang efektif? Simak selengkapnya dalam artikel berikut!
Apa itu Manajemen Waktu?
Manajemen waktu adalah praktik mengatur dan mengalokasikan waktu Anda dengan efisien untuk mencapai tujuan Anda.
Ini melibatkan pemilihan tugas yang perlu dilakukan, pengaturan prioritas, dan alokasi waktu yang memadai untuk setiap tugas tersebut. Bukan hanya tentang bekerja lebih cepat, manajemen waktu juga tentang bekerja lebih cerdas.
Dengan manajemen waktu yang baik, maka tingkat stress dan produktivitas pun akan mengalami peningkatan.
Manajemen waktu yang baik juga akan berdampak positif pada kualitas tujuan dan mempengaruhi setiap aspek kehidupan, pendidikan, dan profesional.
Manfaat Manajemen Waktu
Manajemen waktu yang baik membawa banyak manfaat, termasuk:
1. Mengurangi Stress
Manajemen waktu yang baik akan membantu mengurangi beban kerja Anda sehingga mengurangi tekanan yang dapat menyebabkan stres.
Dengan mengontrol waktu dan jam kerja, keseimbangan yang baik antara beban kerja dan tenggat waktu dapat tercapai.
Tenggat waktu akan terasa lebih ringan, kualitas pekerjaan akan meningkat dan tingkat stres akan menurun secara signifikan.
Manajemen waktu yang baik juga membantu Anda mendapatkan istirahat yang cukup. Tidur yang cukup dan kualitas tidur yang baik akan membantu Anda bangun dengan segar, segar, dan tidak mudah stres.
Sebaliknya, jika Anda kurang istirahat karena padatnya tenggat waktu dan beban kerja yang berat, Anda akan mudah merasa bosan dan stres.
2. Meningkatkan Produktivitas
Dengan istirahat yang cukup, Anda akan memiliki energi yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan secara efektif.
Karena pekerjaan dilakukan secara efisien, Anda punya waktu untuk melakukan hal lain, baik di tempat kerja atau proyek pribadi.
Tanpa manajemen waktu yang baik, pikiran Anda akan sibuk menyelesaikan pekerjaan yang menumpuk dalam tenggat waktu yang ketat.
Anda tidak punya waktu untuk melakukan hal lain, terutama hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan pribadi.
3. Mengurangi Penundaan
Terkadang manajemen waktu itu sesederhana tidak menunda-nunda. Mulailah memupuk pola pikir “Saya akan menyelesaikannya sekarang agar saya bisa santai nanti” agar Anda bisa menyelesaikan sesuatu lebih cepat.
Atau menumbuhkan pola pikir “Lakukan ini dulu hari ini, lakukan ini besok, lakukan itu keesokan harinya” agar beban kerja terdistribusi lebih efektif namun tetap menjamin keseimbangan antara jam kerja dan waktu luang.
Sebaliknya, hindari pola pikir “Lakukan nanti, masih ada hari esok” agar pekerjaan tidak menumpuk menjelang akhir. Semakin sering Anda mengikuti pola pikir ini, semakin banyak pekerjaan yang akhirnya menumpuk.
4. Meminimalisir Konflik
Dengan manajemen waktu yang baik, pekerjaan tidak akan selesai dengan tergesa-gesa sehingga meningkatkan kualitas pekerjaan.
Tidak adanya kesalahan dalam bekerja berarti pekerjaan atasan dan anggota tim lainnya tidak terganggu sehingga terhindar dari konflik internal.
Karena banyak kesalahan, kinerja anggota tim lainnya mungkin terganggu. Atasan kecewa karena hasil pekerjaan tidak memenuhi standar yang ditetapkan.
5. Meningkatkan Peluang
Menerapkan teknik manajemen waktu yang tepat akan berdampak pada peluang yang mungkin Anda miliki di masa depan.
Selain peluang kerja yang Anda miliki saat ini, mempraktikkan manajemen waktu yang baik juga akan memengaruhi peluang Anda mendapatkan penghasilan sampingan.
Tawaran ini merupakan peluang penghasilan tambahan yang mungkin sulit Anda manfaatkan jika tidak menerapkan manajemen waktu yang baik.
6. Mudah Mengatur Work-Life Balance
Tujuan manajemen waktu untuk melakukan pekerjaan dengan baik dapat menjaga reputasi Anda. Penting untuk tetap sehat agar dapat bekerja dengan baik.
Mempertahankan kebahagiaan dengan melakukan apa yang Anda sukai juga sama baiknya. Tidak ada salahnya melakukan hal-hal yang bersifat rekreasi selama tidak mengganggu ketertiban umum dan tidak melanggar hukum.
Mampu mencapai ketiga hal tersebut merupakan salah satu manfaat manajemen waktu di dunia kerja yang bisa Anda dapatkan jika dilakukan dengan benar.
Mencapai keseimbangan antara ketiga hal ini (karir, kesehatan dan kebahagiaan) cukup sulit, tetapi bukan tidak mungkin. Mempraktikkan manajemen waktu yang baik adalah salah satu faktor yang berperan paling besar.
7. Lebih Fokus dan Terarah
Salah satu kegunaan dari manajemen waktu adalah membuat daftar prioritas tugas yang perlu diselesaikan.
Kehadiran daftar atau checklist ini dimaksudkan untuk menarik perhatian pada hal-hal yang perlu mendapat perhatian lebih.
Selain itu, manajemen waktu juga akan mengajarkan Anda bagaimana fokus pada hal-hal yang relatif kecil namun bisa segera dilakukan, sehingga mengurangi daftar tugas Anda sedikit demi sedikit.
Selain fokus pada pekerjaan, Anda juga akan lebih fokus pada hal-hal penting di luar pekerjaan. Anda bisa lebih fokus pada keluarga, teman, pasangan atau hobi Anda. Anda juga bisa lebih fokus pada aktivitas santai tanpa merasa bersalah.
Baca Juga: Pengertian dan Proses Manajemen Perusahaan
Tips Manajemen Waktu
Berikut adalah beberapa tips praktik untuk mengembangkan keterampilan manajemen waktu yang baik:
1. Buatlah To-Do List
Anda dapat membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan pada malam hari sebelum tidur. To-do list ini berisi daftar tugas yang harus Anda lakukan besok. Proses ini sebenarnya tidak memakan waktu lama.
Anda dapat membuat daftar tugas di notepad, catatan tempel, atau aplikasi seperti Notion, Trello, Any do, dan lainnya.
Pilih metode yang paling cocok untuk Anda dan memberi Anda hasil terbaik. Daftar tugas atau rencana yang Anda buat mungkin tidak berjalan mulus, tapi setidaknya Anda punya referensi setiap hari.
2. Selesaikan Pekerjaan Sesuai Prioritas
Setelah membuat daftar tugas, Anda dapat mengklasifikasikannya ke dalam kebutuhan prioritasnya. Anda dapat membaginya ke dalam Matriks Eisenhower atau Matriks Penting. Matriks tersebut dibagi menjadi 4 bagian:
a. Tugas Penting dan Mendesak
Ini merupakan tugas yang perlu diprioritaskan dan diselesaikan terlebih dahulu. Tugas ini sangat penting dan dapat memengaruhi kehidupan atau karier Anda. Manfaatkan waktu yang Anda miliki di pagi hari untuk melakukannya.
b. Tugas Penting Tidak Mendesak
Ini merujuk pada tugas yang penting, tetapi bisa dijadwalkan ulang. Tugas ini bisa Anda selesaikan setelah menyelesaikan tugas penting dan mendesak. Meskipun tidak mendesak, jangan tunda melakukannya agar tidak menumpuk.
c. Tugas yang Tidak Mendesak
Meski tidak penting, tugas ini sangat mendesak. Anda dapat mendelegasikan atau meminta rekan kerja untuk membantu Anda melakukannya.
d. Tugas Tidak Penting dan Tidak Mendesak
Kata kunci di bagian ini adalah mengeliminasi atau menghapus tugas ini dari daftar tugas Anda. Karena itu tidak mendesak dan penting.
3. Tentukan Batas Waktu Menyelesaikan Tugas
Time boxing membatasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Misalnya, Anda membatasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan laporan antara jam 9 pagi dan 10 pagi. Jadi, Anda harus mencoba menyelesaikan tugas selama ini.
Time Boxing sendiri dibagi menjadi 2, yaitu:
Soft time boxes dan hard time boxes. Soft time boxes berarti Anda mengizinkan atau memiliki waktu tambahan jika pada waktunya ternyata tugas Anda belum selesai.
Sementara itu, hard time boxes adalah ketika waktu habis maka Anda akan berhenti dan istirahat dari pekerjaan sebelumnya.
4. Ambil Waktu Istirahat
Bagi Anda yang sering bekerja di depan laptop atau komputer, coba terapkan aturan 20-20-20 untuk mengatasi ketegangan mata.
Aturan ini berguna untuk mencegah computer vision syndrome (CVS), serangkaian gejala mata dan leher yang disebabkan oleh aktivitas berlebihan di depan laptop, ponsel, atau perangkat elektronik dalam jangka waktu lama.
Gejalanya meliputi ketegangan mata, sakit kepala, nyeri leher dan bahu, penglihatan kabur atau ganda, dll. Cara menerapkan aturan ini juga sederhana.
Setelah menatap layar komputer atau ponsel selama 20 detik, berhentilah sejenak untuk melihat objek yang berjarak 20 kaki selama 20 detik.
5. Hindari Multitasking
Beberapa dari kita mungkin berpikir bahwa dengan melakukan banyak tugas, kita dapat menyelesaikan lebih banyak hal sekaligus.
Namun, hal ini membuat kita tidak dapat menyelesaikan tugas secara maksimal dan membuat kita lebih mudah lelah. Otak kita akan lebih fokus jika kita menyelesaikan satu tugas dalam satu waktu.
Jadi, multitasking tidak selalu baik, usahakan fokus menyelesaikan setiap tugas satu per satu dengan disiplin untuk mencapai hasil yang maksimal.
6. Batasi Gangguan
Saat bekerja, ada banyak hal yang dapat mengalihkan perhatian atau mengalihkan perhatian Anda. Misalnya push notifikasi, email, chat WhatsApp, dan lain-lain.
Gangguan yang terus-menerus tidak hanya mengurangi produktivitas tetapi juga dapat meningkatkan stres.
Kurangnya kendali terhadap pekerjaan menjadi salah satu penyebab terjadinya stres di tempat kerja. Contoh manajemen waktu dari batasi gangguan adalah:
- Matikan pemberitahuan push.
- Jangan terlalu sering mengecek hal-hal di luar pekerjaan, seperti media sosial, chat WhatsApp, atau email kantor. Sisihkan waktu khusus untuk memeriksa semuanya sekaligus secara berkala.
- Aktifkan mode pesawat atau jangan ganggu saat Anda perlu berkonsentrasi.
- Lakukan aktivitas lain saat istirahat.
7. Gunakan Tools Manajemen Waktu
Saat ini banyak sekali tools atau aplikasi yang bisa Anda gunakan untuk manajemen proyek dan waktu. Anda dapat mencoba beberapa aplikasi manajemen waktu di bawah ini:
- Trello dan Notion: untuk mengatur manajemen proyek dan tracking aktivitas harian.
- Time planner: untuk mengatur dan membuat jadwal serta menganalisa produktivitas harian.
- Google Calendar: untuk time blocking atau time boxing agar kamu bisa melihat jadwal harian secara detail sampai waktu menyelesaikannya.
Dengan bantuan berbagai alat di atas, Anda dapat mengembangkan kebiasaan menjadi fokus dan disiplin seiring berjalannya waktu.
Manajemen waktu adalah investasi dalam diri Anda sendiri. Dengan mengembangkan keterampilan ini, Anda dapat mencapai lebih banyak dalam hidup Anda dan menciptakan keseimbangan yang lebih baik antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda.
Dalam pembuatan surat, tentu membutuhkan manajemen waktu yang baik. Apabila Anda membutuhkan aplikasi persuratan yang dapat mempersingkat waktu Anda dalam mengurus surat menyurat.
Anda dapat menggunakan SIPAS sebagai solusi. Jika ada pertanyaan seputar SIPAS, Anda dapat menghubungi kontak kami.
