Contoh surat pemberitahuan banyak dicari serta dipergunakan untuk dapat menjadi contoh pembuatan surat yang baik dan benar. Surat pemberitahuan memiliki banyak kegunaan serta fungsi dalam pembuatannya. Dalam hal ini proses penyampaian pemberitahuan dilakukan dalam bentuk tersurat atau tertulis.
Meskipun sudah banyak teknologi yang digunakan saat ini, namun kegunaan surat pemberitahuan tetaplah bermanfaat dan memiliki banyak kegunaan. Perubahan teknologi yang ada tentunya juga mengubah proses dari penyebaran atau pembagian surat pemberitahuan. Namun, hal ini tidak melepaskan fungsi utama dari surat tersebut.
Pengertian surat pemberitahuan
Dari namanya sudah dapat diketahui bahwa surat pemberitahuan adalah bentuk penyampaian informasi yang dilakukan secara tertulis yang berbentuk surat. Penyampaian informasi yang diberikan merupakan informasi yang penting dan mengharuskan semua orang dapat mengetahui maksud dan tujuan dari pemberitahuan tersebut. Biasanya surat pemberitahuan sering dibuat atau digunakan untuk memberikan atau menyampaikan informasi yang penting berkaitan dengan acara yang akan berlangsung.
Pembuatan surat pemberitahuan sering digunakan oleh lembaga atau instansi dalam memberitahukan informasi penting yang berkaitan dengan lembaga tersebut. Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih ini surat pemberitahuan dibuat dan dilakukan dengan memanfaatkan teknlogi sehingga bentuk yan ada tidak hanya berupa offline atau media cetak tetapi juga dalam bentuk online.
Dengan akses secara online yang tentunya akan memudahkan serta memberikan fasilitas lebih kepada banyak orang untuk mengetahui informasi tersebut. Pengaksesan yang mampu dilakukan dimana saja dan kapan saja yang tetap memperhatikan dari isi serta tujuan pembuatan surat.
Tujuan pembuatan surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan dibuat tentunya memiliki tujuan sebagai penyampaian informasi atau memberitahukan informasi penting yang berkaitan dengan suatu acara atau instansi pembuat. Pembuatan surat ini harus mampu memberikan informasi yang jelas kepada para pembaca sehingga informasi yang diberikan dapat tersampaikan dengan baik dan benar. Selain itu surat ini juga memiliki fungsi sebagai pemberitahuan tentang peraturan yang harus dilakukan atau dikerjakan pihak tertentu yang terkait dalam pemberitahuan tersebut.
Selain memberikan informasi tentang sesuatu hal yang berkaitan dengan pembuat surat, surat pemberitahuan ini juga memiliki fungsi sebagai memberitahukan suatu pihak untuk melakukan pekerjaan yang terdapat pada isi surat tersebut. Pembuatan surat ini memiliki tujuan penting sehingga harus memperhatikan cara-cara pembuatan surat agar Informasi yang disampaikan dapat tersampaikan dengan baik dan tidak terjadinya kesalahpahaman atau kekeliruan dalam menanggapi informasi.
Cara membuat surat pemberitahuan
Cara membuat surat pemberitahuan harus sesuai dengan aturan-aturan yang ada, Pembuatan surat resmi harus memperhatikan unsur-unsur dari surat yang akan menunjukkan bahwa surat pemberitahuan ini merupakan surat yang resmi dan benar sehingga dapat dibuktikan kebenaran isinya. Unsur-unsur yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat pemberitahuan di antaranya adalah
- Memiliki kepala surat atau kop surat
Dalam hal ini kop surat dituliskan nama lembaga atau instansi pembuat surat mencantumkan logo dan nama dari lembaga tersebut selain itu juga dapat dicantumkan alamat atau email yang dapat dihubungi yang menerangkan pembuat surat tersebut sehingga nanti dapat diketahui siapa yang membuat surat dan dapat diketahui dari mana asal surat. - Judul surat
Judul surat memberikan informasi tentang apa yang termuat dalam isi surat tersebut misalnya diberikan keterangan SURAT PEMBERITAHUAN - Nomor surat nomor surat setiap organisasi atau instansi memiliki nomor surat yang berbeda-beda hal ini tergantung dengan peraturan atau ketentuan yang sudah dimiliki oleh lembaga atau instansi tersebut dalam hal ini nomor surat berfungsi sebagai pengarsipan surat pada sistem persuratan.
- Tanggal surat dan perihal
Dalam hal ini menunjukkan waktu pembuatan surat dan maksud dari pembuatan surat tersebut untuk apa dan untuk siapa. - Nama dan alamat
Pada surat pemberitahuan harus tertera Nama dan alamat dari penerima hal ini menghindari kesalahan dari penerimaan surat. - Pembuka
Surat pemberitahuan memiliki pembuka yang menunjukkan bagian dari inti surat tersebut. - Isi
Surat pemberitahuan memiliki isi yang harus ditulis dan dijelaskan secara detail agar informasi yang diberikan tidak terlewatkan atau tidak ketinggalan sehingga pembaca dapat memahami apa maksud dari surat tersebut. - Bagian penutup
Sebuah surat ketika ada pembuka tentunya ada penutup yang yang berfungsi sebagai ucapan terima kasih atas perhatian yang diberikan serta berisi pengharapan bahwa surat tersebut dapat dilakukan atau dapat ditaati. - Nama dan tanda tangan pembuat surat
Dalam hal ini membuat surat harus menuliskan nama dan memberikan tanda tangan untuk organisasi atau instansi dapat menambahkan stempel yang menunjukkan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi dan surat yang berasal dari instansi terkait.
Dari beberapa unsur diatas yang harus ada dalam bagian penting dari surat adalah memberikan informasi sejelas mungkin tentang pemberitahuan yang akan disampaikan dan memberitahukan bahwa informasi tersebut dapat dilihat atau di akses melalui surat pemberitahuan yang diberikan Sehingga dalam hal ini surat pemberitahuan tetap memiliki fungsi dan tujuan sebagai memberikan informasi dan pemberitahuan terhadap suatu kegiatan atau sesuatu hal yang berkaitan dengan instansi atau individu tersebut.
Jenis-jenis surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki beberapa jenis diantaranya informal dan formal, dimana surat formal dibuat oleh lembaga atau instansi yang berwenang dalam membuatnya. Sedangkan surat informal dibuat oleh individu atau perorangan dan organisasi non formal.
Berikut ini merupakan jenis-jenis dari surat pemberitahuan dan cara pembuatannya
1. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN KEDIRI
SMA NEGERI 3 PARE
Jl. Dr. Soetomo No. 28 Pare, Kediri
Telp. (0354)3529
Kediri, 20 Juni 2019
Nomor : 12/X/SR/10/2019
Perihal : Pemberitahuan
Lampiran: –
Yth
Bapak/Ibu Wali Murid
Kelas X SMA negeri 3 Pare
Di tempat
Dengan hormat,
Menindaklanjuti pemberitahuan rapat pada tanggal 10 April 2019 mengenai kegiatan studi banding dan kunjungan industri ke pabrik Yakult Pasuruan, maka Kami memberitahukan kepada wali murid kelas X bahwa acara studi banding dengan SMAN 10 Surabaya akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 12 Juli 2019
Waktu : 07.00 – Selesai
Tempat : SMAN 10 Surabaya dan Pasuruan
Biaya : Rp 100.000,-
Surat pemberitahuan ini Kami buat atas perhatian Bapak/Ibu wali murid Kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
Kepala SMA Negeri 3 Pare
Dr. Lilik Handayani, S.Pd
2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Kantor
PT. MAJU JAYA
Jl. Malioboro No. 12 Magetan, Jawa Timur
Magetan, 11 Maret 2019
No: 200/SR/04/2019
Lampiran: –
Hal: Pemberitahuan Acara Kegiatan
Yth:
Karyawan PT. MAJU JAYA
Ditempat
Dengan hormat,
Dengan adanya surat pemberitahuan ini, Kami menyampaikan bahwa akan diadakan acara rapat tahunan dan family gathering. Kami menginformasikan kepada seluruh karyawan PT. MAJU JAYA untuk dapat mengikuti acara tahunan ini yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu – Minggu, 25 – 26 Maret 2019
Waktu : 07.00 – Selesai
Tempat : Gajah Mungkur Adventure Magetan
Dengan surat pemberitahuan yang Kami buat, Kami menghimbau agar seluruh karyawan dapat ikut serta dalam acara tahunan ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan terima kasih atas waktu dan perhatiannya Semoga kegiatan ini dan dapat berjalan dengan lancar.
Direktur PT. MAJU JAYA
Adi Arya Wiyata