Cara Penomoran Surat Otomatis yang Tepat

Cara penomoran surat menjadi masalah yang tidak bisa diabaikan, karena nomor surat sangat berguna dalam surat. Nomor surat memiliki tujuan dan ciri khusus yang mengharuskan diberikan pada setiap surat. Penulisan nomor surat sangat penting pada kode administrasi surat menyurat, yang akan memudahkan dalam mengetahui dan mengkategorikan surat yang dimiliki.

Cara penomoran surat tidaklah ditulis atau dicatat tanpa aturan dan hanya dengan memasukan angka. Penulisan nomor surat memiliki tata cara penomoran surat yang harus memenuhi persyaratan kode administrasi surat menyurat yang akan menjadikan cara penomoran surat mudah untuk dilakukan.

Apalagi di zaman seperti ini yang semakin canggih dan selalu memanfaatkan teknologi dalam penerapan dari segala bidang yang akan menjadikan persuratan juga berubah dari persuratan menggunakan kertas dan pengirimannya secara manual menjadi persuratan secara digital. Surat digital pastinya tetap membutuhkan tata cara administrasi persuratan yang harus dilakukan sama dengan surat konvensional atau surat yang menggunakan kertas dalam penerapannya.

Perbedaan antara surat konvensional dan surat digital

Perbedaan antara surat konvensional dengan surat digital adalah sistem pengolahan surat yang dimiliki. Surat konvensional tentunya masih menggunakan cara atau sistem yang sederhana dengan masih menggunakan kertas secara penulisannya dan masih membutuhkan jasa pengiriman surat untuk mengirim surat ke penerima.

Jasa pengiriman surat tersebut dapat melalui pos atau jasa pengiriman surat yang lain. Dengan penggunaan cara konvensional, sistem pengolahan surat juga dilakukan secara konvensional atau dengan cara yang manual dengan tidak menggunakan kecanggihan teknologi atau tidak menerapkan kecanggihan teknologi.

Pengolahan surat yang dilakukan secara manual atau konvensional ini akan menjadikan proses surat menyurat dan segala aktivitas surat akan lebih lama dan membutuhkan tenaga lebih dalam pengolahannya.

Sedangkan surat digital atau surat elektronik menggunakan sistem persuratan yang lebih canggih dan memanfaatkan kecanggihan teknologi dalam penerapannya. Pengolahan surat elektronik yang dimiliki perusahaan tentunya juga akan dikelola sesuai dengan ilmu administrasi yang tetap melibatkan kode administrasi surat menyurat dan  akan membutuhkan penomoran surat.

Penulisan nomor surat yang dilakukan tetap menerangkan dan menjelaskan mengenai sistem persuratan yang ada pada perusahaan. Dengan menggunakan surat elektronik akan lebih memudahkan segala urusan karena akan menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Terutama dengan proses pengiriman surat, pada surat digital pengiriman surat akan dilakukan secara digital juga dan tidak perlu menggunakan jasa pengiriman.

Aplikasi penunjang kerja untuk mengatasi surat digital

Lalu bagaimana dengan pengelolaan cara persuratan digital yang dimiliki suatu perusahaan? Walaupun sudah dalam bentuk surat elektronik atau digital bukan berarti bahwa surat digital tidak perlu diolah dan dikelola. Surat tersebut tetap harus diolah dan dikelola dengan baik seperti halnya dengan persuratan manual dan konvensional. Tetapi dengan adanya surat digital ini akan menjadikan proses surat menyurat lebih mudah dilakukan. Dengan pengelolaan surat elektronik tersebut tentunya harus memiliki aplikasi penunjang pekerjaan untuk urusan administrasi yang akan menyelesaikan permasalahan persuratan digital yang dimiliki perusahaan.

Aplikasi penunjang kerja yang membantu mengatasi permasalahan surat elektronik yang dihadapi dan dengan tetap menerapkan prinsip-prinsip administrasi surat menyurat, sehingga surat yang dikelola tetap dapat diterima oleh tujuan atau penerima surat. Aplikasi penunjang kerja yang membantu meringankan pekerjaan dan urusan persuratan ini akan menjadikan surat menyurat perkantoran akan lebih mudah dilakukan. Aplikasi penunjang pekerjaan untuk mengatasi masalah persuratan adalah aplikasi surat menyurat yang akan memudahkan urusan surat menyurat perusahaan.

Aplikasi surat menyurat ini tentunya akan memberikan berbagai bantuan untuk menjadikan urusan surat menyurat akan mudah dilakukan dan dikelola. Aplikasi penunjang pekerjaan ini memiliki banyak fitur-fitur bantuan untuk membantu proses administrasi. Proses surat menyurat yang tetap menerapkan proses dan prinsip surat menyurat. Fitur-fitur tersebut pastinya akan menjadikan urusan persuratan mudah dilakukan dan menjadi lebih efektif dan efisien. Fitur tersebut antara lain adalah

1. Fitur penangan surat masuk dan keluar
2. Fitur disposisi surat
3. Fitur ekspedisi surat
4. Fitur pencarian surat
5. Fitur pelaporan data secara terpusat
6. Fitur pendistribusian surat
7. Fitur penomoran surat otomatis

Aplikasi yang menjadi aplikasi penunjang pekerjaan dan memiliki banyak fitur yang membantu urusan persuratan adalah aplikasi SIPAS. Aplikasi SIPAS merupakan aplikasi surat menyurat yang akan menjadikan urusan persuratan mudah dilakukan karena memiliki fitur-fitur yang akan membantu urusan persuratan. Aplikasi SIPAS juga memiliki fitur untuk memberikan penomoran secara otomatis yang akan memudahkan dalam melakukan penulisan nomor surat.

Cara penulisan nomor surat

Dari banyaknya fitur-fitur yang membantu urusan persuratan tersebut tentunya memiliki keunggulan dan manfaat masing-masing yang akan menjadi pembantu dan penunjang pekerjaan. Dari fitur-fitur diatas, fitur penomoran surat adalah fitur yang harus diterapkan dengan baik dalam urusan surat menyurat perusahaan, karena cara penulisan nomor surat memiliki tata cara khusus yang tetap menerapkan kode administrasi surat menyurat.

Cara penomoran surat yang dituliskan pada persuratan memiliki kode tertentu yang dalam penulisannya juga memiliki tata cara  penomoran surat. Nomor surat  terdiri dari kode nomor surat yang setiap perusahaan memiliki kode berbeda. Menggunakan nomor urut yang memakai tiga digit angka, angka ini berurutan mulai dari angka 001 sampai seterusnya selama periode tersebut berjalan. Pada nomor surat juga terdapat nama lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Setelah itu juga terdapat keterangan bulan berjalan (penulisan dengan menggunakan angka romawi) dan keterangan tahun berjalan yang ditulis pada akhir nomor surat. Penulisan nomor surat dipisah dengan tanda garis miring atau slash.

Kode surat yang dimiliki perusahaan adalah kode acara yang menjadi isi dari surat tersebut, kode-kode yang dituliskan biasanya sering dituliskan dalam bentuk angka yang hanya perusahaan tersebut yang mengetahui kode apa dari nomor surat tersebut.

Dengan menggunakan fitur penomoran surat otomatis akan menjadikan penomoran surat lebih cepat dilakukan dan akan dilakukan secara otomatis hanya dengan aplikasi penunjang pekerjaan.

Kesimpulan

Cara penomoran surat penting diperhatikan dan dilakukan dengan baik, karena nomor surat adalah hal yang penting untuk mengidentifikasi surat tersebut. Dengan kecanggihan teknologi yang mengubah surat konvensional menjadi surat digital harus memerlukan aplikasi penunjang kerja yang memiliki fitur-fitur untuk mengatasi permasalahan persuratan.

Aplikasi SIPAS menjadi jawaban atas tata cara penomoran surat menyurat yang tetap menerapkan kode administrasi surat. Bukan hanya fitur penomoran surat otomatis, tetapi juga memiliki fitur-fitur lain yang membantu menyelesaikan masalah persuratan.