Tanda tangan digital saat ini memberikan kemudahan bagi semua orang yang bekerja di urusan administrasi maupun persuratan. Apalagi dewasa ini merupakan zaman yang semua hal dapat dilakukan secara online atau dengan menggunakan aplikasi. Sehingga dalam urusan ini tanda tangan digital dirasa mampu memberikan banyak kemudahan.
Dengan digitalisasi secara merata pada semua bidang dan pekerjaan memberikan banyak bantuan yang memudahkan semua pekerja dalam mengurusi urusan pekerjaan mereka. Peralihan dari zaman yang masih sederhana serta semuanya mengandalkan cara manual berubah ke zaman yang canggih dengan menggunakan teknologi membawa pengaruh yang sangat banyak dan positif.
Pekerjaan akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan sehingga akan menghemat biaya, waktu, dan tenaga. Sehingga banyak sektor perusahaan yang memanfaatkannya dengan baik dan maksimal. Terutama dalam urusan persuratan serta administrasi dari setiap perusahaan. Adanya digitalisasi yang akan memudahkan proses serta urusan administrasi. Pemanfaatan kemajuan teknologi dalam urusan surat menyurat serta administrasi perusahaan adalah aplikasi surat menyurat yang bisa dilakukan untuk membuat, mengarsipkan, mendistribusikan, disposisi dan tanda tangan digital.
Aplikasi surat menyurat dipilih karena mampu membantu memudahkan pekerjaan dari admin perusahaan serta menjadikan urusan persuratan lebih mudah dilakukan hanya dengan menggunakan satu aplikasi. Selain kemudahan tersebut, terdapat juga kemudahan berupa tanda tangan digital. Tanda tangan yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan ditulis langsung dengan menggunakan bolpoin sekarang berubah menjadi lebih canggih.
Kemudahan ini adalah dengan perubahan menggunakan teknologi, sehingga saat ini tanda tangan beralih menggunakan cara yang lebih modern dan canggih, yaitu dengan tanda tangan digital. Adanya tanda tangan digital ini akan memudahkan membantu memudahkan berkas yang akan dilakukan penandatanganan. Tanda tangan online ini menjadi penemuan yang sangat berguna, beberapa manfaat dari tanda tangan digital dapat diketahui pada penjelasan berikut ini
Manfaat tanda tangan digital
Adanya kecanggihan teknologi ini tentunya akan membantu proses kerja dari pihak pemakai baik secara individu maupun kelompok. Berikut adalah beberapa manfaat dari adanya tanda tangan digital:
1. Menjaga Sumber Daya Alam
Dengan proses tanda tangan yang dilakukan secara online akan menghemat penggunaan kertas yang dipakai sehingga juga akan mengurangi penebangan pohon.
2. Menghemat waktu dan tenaga
Adanya kemudahan ini akan menjadikan pemrosesan berkas berjalan dengan cepat, adanya tanda tangan online akan memberikan kemudahan tidak harus menunggu lama pihak terkait yang harus melakukan penandatanganan.
3. Keamanan terjamin
Tanda tangan digital mampu menjamin keamanan berupa adanya teknologi asymmetric cryptography yang tidak ditemukan pada tanda tangan konvensional.
Jenis-jenis tanda tangan digital
Di Indonesia sudah ada hukum yang mengatur tentang keberadaan tanda tangan digital. Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) dan pada Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Namun tidak semua jenis tanda tangan memiliki kekuatan hukum yang sama. Oleh sebab itulah mari kita kenali jenis-jenis dari tanda tangan digital. Menurut eIDAS terdapat 3 jenis tanda tangan digital berdasarkan teknologi yang digunakan, yaitu:
1. Simple
Tanda tangan ini merupakan tanda tangan yang paling sederhana karena dalam pembuatannya tidak dilengkapi dengan enkripsi apapun. Pembuatannya pun juga sangat sederhana dan mudah, contohnya adalah tanda tangan basah yang dilakukan di secarik kertas lalu di pindai (scan) kemudian ditambahkan pada file atau dokumen tersebut.
Meskipun sederhana dalam pembuatannya, tanda tangan ini memiliki kelemahan diantaranya adalah tanda tangan simple akan mudah untuk dilakukan penggandaan atau pemalsuan, hal ini dikarenakan tingkat keamanan serta legalitas yang rendah sehingga tidak direkomendasikan untuk digunakan. Selain itu kelemahan selanjutnya adalah memiliki sifat yang tidak terenkripsi yang menyebabkan kesulitan karena tidak mampu melakukan pembacaan identitas pada dokumen yang sudah diberikan tanda tangan.
2. Basic
Pada jenis tanda tangan basic hampir memiliki fungsi sama dengan jenis tanda tangan simple. Kedua jenis tanda tangan ini memiliki kekurangan yang sama yaitu data yang terenkripsi yang menjadikan kesulitan dalam melakukan pembacaan pada tanda tangan, selain itu juga dalam tanda tangan ini tidak bisa menjamin keamanan identitas sehingga tanda tangan ini tidak memiliki kekuatan hukum yang sah.
Namun pada tanda tangan basic memiliki kelebihan berupa kemampuan melakukan pembacaan atau penunjukan perubahan terhadap dokumen yang diberi tanda tangan. Hal ini yang tidak bisa dilakukan oleh jenis tanda tangan simple.
3. Advance & Qualified
Tanda tangan jenis ini merupakan tanda tangan yang sangat aman dan terkualifikasi serta memiliki perlindungan hukum. Pada Jenis tanda tangan Advance & Qualified memiliki teknologi yang sudah terenkripsi serta teknologi asymmetric cryptography yang dapat melakukan pembacaan identitas dari tanda tangan itu sendiri. Memiliki kemampuan teknologi tersebut menjadikan jenis tanda tangan ini memiliki kekuatan yang sama seperti tanda tangan basah.
Selain itu pada jenis ini juga mampu melakukan pembacaan pada perubahan yang terjadi pada dokumen. Keunggulan selanjutnya adalah tingkat keamanan yang super terjamin dan tinggi, karena harus melalui 2-factor authentication sebelum proses penandatanganan. Proses otentikasi yang digunakan juga sangat aman seperti pemberian kode one time password (OTP) pada SMS, serta pemindaian biometrik pada telepon genggam yang dimiliki. Adanya mode otentikasi ini menjadikan dokumen yang sudah bertanda tangan memiliki kekuatan hukum.
Perbedaan tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik
Dari ketiga jenis tanda tangan digital diatas, ternyata terdapat istilah lain yaitu tanda tangan elektronik. Lalu apakah perbedaan dari kedua tanda tangan ini serta apa yang menyebabkan kedua hal ini berbeda. Simak penjelasan berikut ini.
Tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan yang berorientasi dengan informasi elektronik lainnya sebagai bukti pada alat verifikasi. Dengan kata lain tanda tangan digital merupakan tanda tangan basah yang dilakukan digitalisasi yang dimasukkan pada dokumen tertentu. Dalam hal ini tanda tangan elektronik menunjukkan persetujuan atau validasi terhadap suatu dokumen tertentu dengan keamanan yang tidak terenkripsi.
Sedangkangkan pada tangan digital menunjukkan bahwa tanda tangan tersebut telah bersertifikasi serta menjaga keamanan dari pemilik dokumen yang mampu memberikan keaslian dari identitas pemilik dokumen. Karena telah tersertifikasi, tanda tangan digital memberikan keamanan dokumen dari pihak yang tidak berwenang serta mampu mendeteksi jika terjadinya kerusakan pada dokumen. Oleh sebab itu tanda tangan digital memberikan keamanan yang super tinggi karena data dan informasi sudah terenkripsi sehingga akan meminimalkan risiko dari pemalsuan atau penggandaan.
Dari penjelasan tersebut tentunya sudah diketahui apa saja perbedaan dari tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital. Lalu apa saja aplikasi-aplikasi yang mendukung pembuatan tanda tangan digital. Berikut adalah beberapa aplikasi yang mampu membuat tanda tangan digital.
Aplikasi-aplikasi tanda tangan digital
Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih tentunya menjadikan banyak perubahan yang dihadapi, pada tanda tangan pun juga memiliki kemajuan dengan adanya pembuatan aplikasi tanda tangan digital. Berikut ini beberapa aplikasi pembuat tanda tangan digital
- Adobe Fill and Sign
- PrivyID
- SignEasy
- SmallPDF
- Zoho Sign
Dari aplikasi di atas yang tentunya dapat digunakan melalui smartphone atau diakses melalui website secara gratis. Semakin tinggi kualitas dan pelayanan yang diinginkan, tentunya semakin tinggi pula kualitas aplikasi yang harus dipergunakan, biasanya aplikasi-aplikasi tersebut mengharuskan berlangganan agar dapat menikmati kualitas yang terbaik dari layanan yang diinginkan.
Cara membuat tanda tangan digital di Word
Selain menggunakan aplikasi dan website, ada pula pembuatan tanda tangan digital melalui Microsoft Word. Layanan atau cara tanda tangan digital di Word dapat dilakukan dengan cara berikut:
- Siapkan dokumen yang akan diberi tanda tangan
- Lalu letakkan pointer pada bagian yang ingin diberi tanda tangan
- Pada menu Insert atau Sisipkan, grup Text, klik daftar Signature Line atau Baris Tanda Tangan, lalu klik Baris Tanda Tangan Microsoft Office
- Akan muncul kotak pengaturan yang harus diisi.
a) Penandatangan yang disarankan : Nama lengkap penanda tangan
b) Jabatan penanda tangan yang disarankan : Jabatan penanda tangan yang dimiliki (jika ada)
c) Alamat email penanda tangan yang disarankan : Alamat penanda tangan (jika diperlukan)
d) Instruksi untuk penanda tangan : Tambahkan instruksi bagi penanda tangan - Centang kotak perintah sesuai dengan yang diinginkan
- Setelah muncul kotak file untuk tanda tangan, klik file lalu klik kanan pada baris tanda tangan
- Pilih menu lalu Tanda Tangan
– menambahkan versi cetak klik bagian X dan tulis nama Anda
– jika melalui gambar tanda tangan klik Pilih Gambar, lalu Pilih Gambar Tanda Tangan, dan cari gambar tanda tangan yang akan dimasukkan.
Itulah beberapa cara membuat tanda tangan di Microsoft Word yang dapat diterapkan dengan mudah.
Kesimpulan:
- Tanda tangan menjadi bagian penting yang tidak dapat tertinggalkan dalam urusan dokumen.
- Dengan adanya kemajuan teknologi juga membawa perubahan pada proses tanda tangan, yaitu dengan adanya tanda tangan digital.
- Proses tanda tangan digital dapat dilakukan dengan aplikasi dan website.
- Tanda tangan digital sudah memiliki peraturan yang mengatur keamanan dan melindungi dari proses tanda tangan.
