10+ Contoh Surat Undangan Rapat dan Bagian-Bagiannya

Banyak jenis surat yang digunakan dalam berbagai instansi dan organisasi, seperti contoh surat undangan rapat.

Surat undangan rapat adalah bagian dari media komunikasi. Sama halnya dengan surat undangan rapat yang menjadi media dalam penyampaian informasi.

Ketika akan mengadakan sebuah pertemuan secara resmi, diperlukan surat undangan rapat yang berguna untuk mengundang pihak-pihak terkait.

Lalu, bagaimana cara membuat surat undangn rapat yang baik dan benar? Pada artikel berikut ini, akan dijelaskan mengenai surat undangan rapat pada berbagai instansi dan kepentingan.

Selain itu, juga akan dijelaskan mengenai bagian-bagian dari surat undangan. Simak artikel ini sampai selesai, ya!

Surat Undangan Rapat

Surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang berfungsi untuk memberikan informasi atau pernyataan tertulis oleh satu pihak dan disebarluaskan kepada beberapa pihak yang telah dipilih.

Jenis ini termasuk ke dalam surat undangan resmi yang tentunya memiliki struktur dan format tetap.

Terdapat beberapa format dan bagian yang harus Anda pahami ketika membuat surat undangan rapat yang resmi.

Undangan rapat membutuhkan beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan, seperti memahami tujuan, memperhatikan identitas penerima, dan memeriksa kelengkapan surat dengan jelas.

Struktur dan Bagian-Bagian Surat Undangan Rapat

Cara membuat surat undangan rapat tentu harus memperhatikan beberapa struktur serta bagian-bagian sehingga surat tersebut menjadi surat undangan rapat resmi.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari surat undangan rapat.

1. Kop Surat

Kop surat adalah bagian paling atas dari surat yang berisikan identitas atau logo dari perusahaan dan instansi pengirim. Fungsi dari kop surat tentu memberikan identitas dan kepercayaan pada penerima surat.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan tanggal dari pembuatan surat tersebut. Fungsi tanggal adalah memberikan informasi kepada penerima surat mengenai waktu pembuatan dan penulisan surat.

3. Nomor Surat

Nomor surat berisi angka atau kombinasi huruf. Fungsi nomor surat adalah memberi kemudahan pencarian dan pengarsipan surat.

4. Perihal

Perihal adalah kalimat singkat yang memberikan informasi tentang sesuatu yang akan menjadi pembahasan dalam surat.

Fungsi dari perihal ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai hal-hal yang akan dibahas kepada penerima surat.

5. Nama Penerima dan Alamat Tujuan

Nama penerima dan alamat berisi identitas lengkap dari penerima surat. Fungsi dari kedua hal ini adalah untuk untuk memastikan surat terkirin kepada penerima yang tepat.

6. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ucapan atau kalimat yang digunakan untuk menyapa penerima surat. Fungsi salam pembuka ini adalah untuk menciptakan suasana yang ramah dan sopan.

7. Isi Surat

Isi surat adalah bagian inti dalam surat undangan rapat. Isinya adalah mengenai informasi, pengumuman, undangan, atau pesan lainnya.  Fungsi ini surat adalah untuk menyampaikan pesan atau informasi kepada penerima surat.

8. Lampiran

Lampiran adalah dokumen tambahan yang disertakan dalam surat sebagai referensi atau pendukung isi surat. Fungsi lampiran adalah untuk memberikan informasi lebih rinci atau data pendukung.

9. Nama Pengirim, Stempel, dan Tanda Tangan

Nama pengirim, stempel, dan tanda tangan adalah identitas dari pihak yang mengirimkan surat. Fungsinya adalah untuk menunjukkan keaslian dan keabsahan dari surat.

Contoh Surat Undangan Rapat

Pada beberapa instansi atau organisasi, memiliki struktur surat undangan rapat yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan kepentingannya.

Bagi Anda yang masih bingung dalam membuat undangan rapat, berikut ini adalah beberapa contoh undangan rapat.

1. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

contoh undangan rapat untuk perusahaan
Undangan Rapat Perusahaan (idntimes.com)

2. Surat Undangan Rapat RT 

contoh surat undangan rapat yang diadakan oleh pengurus RT
Surat Undangan Rapat RT

3. Contoh Surat Undangan Rapat Wali Murid

contoh surat undangan rapat untuk wali murid dari sekolah
Surat Undangan Wali Murid (From: smadapare.sch.id)

4. Contoh Surat Undangan Rapat OSIS 

contoh undangan rapat untuk OSIS di sekolah
Surat Undangan OSIS

5. Surat Undangan Rapat Kerja Bakti  

contoh undangan rapat untuk kegiatan kerja bakti
Surat Undangan Kerja Bakti

6. Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna

 

contoh undangan rapat untuk warga karang taruna
Surat Undangan Rapat Karang Taruna

7. Surat Undangan Rapat Organisasi 

contoh surat undangan rapat untuk kegiatan organisasi
Surat Undangan Organisasi (From: unud.ac.id)

8. Contoh Surat Undangan Rapat Sosialisasi 

contoh surat undangan rapat untuk kegiatan sosialisasi
Surat Undangan Sosialisasi (From: stikes-baktara.ac.id)

9. Contoh Surat Undangan Rapat Pemerintah

 

contoh surat undangan rapat untuk pemerintah
Surat Undangan Pemerintah (From: menpan.go.id)

10. Contoh Surat Undangan Rapat Qurban

 

surat undangan rapat panitia qurban
Surat Undangan Qurban (From: masjidalmuhajirin.com)

11. Surat Undangan Rapat Dosen

contoh surat undangan rapat untuk dosen
Surat Undangan Dosen (From: teknik.univpgri-palembang.ac.id)

Itulah dia beberapa surat undangan rapat dalam berbagai bidang instansi dan organisasi. Ketika membuat surat undangan, pastikan untuk selalu memperhatikan bagian-bagian dari suratnya.

Pembuatan surat tentu memerlukan pengelolaan yang baik karena dapat menjadi rekam jejak pada kemudian hari apabila seseorang memerlukannya.

Berkenaan dengan ini, SIPAS menyediakan layanan pengelolaan surat dan disposisi agar sistem penyuratan lebih mudah, cepat, dan lebih baik. Yuk, kunjungi web kami untuk informasi selengkapnya!

Artikel Terkait