Dalam era digital seperti sekarang, pengelolaan dokumen menjadi hal yang sangat penting dalam menjalankan bisnis.
Dokumen-dokumen seperti laporan keuangan, kontrak, panduan operasional, dan dokumen-dokumen lainnya perlu dikelola dengan baik untuk memastikan kelancaran operasional dan kepatuhan terhadap regulasi.
Inilah peran utama dari pengendali dokumen atau yang dikenal sebagai document control. Simak apa saja tugas dan skill yang harus dikuasai oleh document control dalam artikel ini!
Pengertian Document Control
Pengendali dokumen adalah individu atau tim yang bertanggung jawab atas pengumpulan, pengaturan, penyimpanan, dan distribusi dokumen dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Tujuan utama dari pengendali dokumen adalah untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang digunakan dalam operasional bisnis diatur dengan baik, mudah diakses, akurat, sesuai dengan regulasi, dan aman dari risiko hilang atau rusak.
Pengendali dokumen berperan penting dalam menjaga keteraturan, efisiensi, dan kepatuhan dalam operasional bisnis.
Dengan menerapkan praktik pengendalian dokumen yang baik, organisasi dapat mengoptimalkan pengelolaan informasi dan meminimalkan risiko yang terkait dengan dokumen.
Tugas Utama Document Control
Sebagai individu/tim yang bertanggung jawab pada dokumen perusahaan, document control memiliki beberapa tugas utama. Tugas-tugas tersebut antara lain:
1. Pengumpulan Dokumen
Salah satu tugas utama pengendali dokumen adalah mengumpulkan semua dokumen yang dihasilkan oleh berbagai departemen atau unit dalam perusahaan.
Ini termasuk dokumen-dokumen seperti proposal, laporan, kontrak, manual, dan lain sebagainya.
2. Pengaturan dan Klasifikasi
Setelah dokumen-dokumen terkumpul, pengendali dokumen bertugas untuk mengatur dan mengklasifikasikan dokumen-dokumen tersebut agar mudah diidentifikasi dan ditemukan. Penggunaan sistem penomoran atau kategori tertentu akan mempermudah proses ini.
3. Penyimpanan
Penyimpanan dokumen secara teratur dan aman sangat penting. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa dokumen-dokumen disimpan dalam lingkungan yang aman dari ancaman seperti kebakaran atau pencurian.
Penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management System/EDMS) juga sering diterapkan untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian dokumen.
4. Distribusi Dokumen
Ketika dokumen perlu diakses oleh pihak-pihak tertentu, pengendali dokumen akan mengatur proses distribusi. Ini bisa melibatkan pengiriman dokumen fisik atau memberikan akses elektronik melalui sistem berbasis web.
5. Revisi dan Versi Terbaru
Dokumen dalam suatu organisasi cenderung mengalami revisi dan perubahan dari waktu ke waktu. Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pengguna memiliki akses ke versi dokumen yang paling mutakhir dan relevan.
6. Pemusnahan Dokumen
Dokumen-dokumen yang sudah tidak relevan atau sudah melewati batas retensi perlu dimusnahkan dengan aman agar tidak menimbulkan risiko kebocoran informasi.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Pernyataan dan Cara Pembuatannya
Peran Document Control dalam Pengelolaan Bisnis
Pengelolaan dokumen yang efektif merupakan inti dari operasional yang lancar dan keberhasilan bisnis.
Berikut adalah peran yang tak tergantikan ini dalam pengelolaan bisnis modern:
1. Mengurangi Risiko Hukum
Dalam bisnis, terutama yang beroperasi di industri yang diatur ketat, seperti industri farmasi atau keuangan, kepatuhan terhadap regulasi dan standar sangat penting.
Nah, pengendali dokumen membantu memastikan bahwa semua dokumen yang terkait dengan regulasi disimpan dan dikelola dengan benar, sehingga dapat mengurangi risiko hukum yang mungkin timbul akibat pelanggaran regulasi.
2. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Dengan adanya sistem pengendalian dokumen yang baik, akses terhadap informasi menjadi lebih mudah dan cepat.
Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional karena karyawan dapat dengan mudah mengakses panduan, instruksi kerja, dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka.
3. Mendukung Pengambilan Keputusan
Manajemen yang baik membutuhkan akses cepat dan akurat terhadap informasi yang relevan. Pengendali dokumen memastikan bahwa semua pihak yang berwenang memiliki akses ke dokumen-dokumen penting yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan yang informasional.
4. Meningkatkan Transparansi
Dalam lingkungan bisnis yang transparan, karyawan merasa lebih percaya dan terlibat dalam operasional perusahaan.
Pengendali dokumen membantu menciptakan transparansi dengan memastikan bahwa informasi yang dibutuhkan semua pihak dapat diakses dengan mudah.
5. Pengelolaan Pengetahuan
Dokumen-dokumen dalam sebuah organisasi tidak hanya berfungsi sebagai panduan operasional, tetapi juga sebagai pengetahuan yang berharga.
Pengendali dokumen membantu mengelola pengetahuan ini agar tetap terjaga dan dapat diteruskan kepada generasi berikutnya.
Gaji Document Control
Gaji pengendali dokumen (document control) di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, ukuran perusahaan, industri, tingkat pengalaman, dan tanggung jawab pekerjaan.
Berikut adalah perkiraan kisaran gaji untuk posisi pengendali dokumen di Indonesia:
1. Fresh Graduate / Junior Document Controller
Untuk mereka yang baru lulus atau memiliki pengalaman kerja kurang dari 2 tahun, gaji junior document controller di Indonesia bisa berkisar antara Rp 4 juta hingga Rp 8 juta per bulan.
2. Middle-Level Document Controller
Bagi pengendali dokumen dengan pengalaman kerja antara 2 hingga 5 tahun, gaji rata-rata bisa mencapai sekitar Rp 8 juta hingga Rp 15 juta per bulan, tergantung pada industri dan kompleksitas tugas.
3. Senior Document Controller
Pengendali dokumen dengan pengalaman lebih dari 5 tahun dan mungkin memiliki tanggung jawab manajerial atau pengalaman dalam industri yang lebih kompleks bisa mendapatkan gaji sekitar Rp 15 juta hingga lebih dari Rp 20 juta per bulan.
4. Document Control Manager
Para manajer pengendali dokumen dengan tanggung jawab besar dalam mengatur tim document control, sistem manajemen dokumen, dan strategi pengendalian dokumen dapat menghasilkan gaji lebih dari Rp 20 juta hingga lebih tinggi, tergantung pada perusahaan dan industri.
Namun, perlu diingat bahwa angka-angka ini hanya perkiraan dan bisa berubah seiring waktu. Selain itu, kondisi ekonomi, inflasi, dan perubahan dalam industri juga dapat mempengaruhi tingkat gaji.
Software Untuk Document Control
Perangkat lunak pengendalian dokumen (document control software) adalah solusi teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola, mengatur, menyimpan, dan mengendalikan dokumen-dokumen mereka dengan lebih efisien.
Ada berbagai macam perangkat lunak pengendalian dokumen yang tersedia, masing-masing dengan fitur-fitur yang berbeda. Berikut adalah beberapa contoh perangkat lunak pengendalian dokumen yang populer:
1. Microsoft SharePoint
SharePoint adalah platform kolaborasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem Microsoft Office.
Software ini memiliki fitur pengelolaan dokumen yang kuat, termasuk kemampuan untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen, serta mengontrol akses pengguna dengan izin yang tepat.
2. Zoho Docs
Zoho Docs adalah platform kolaborasi yang menyediakan alat untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen. Tak hanya itu, software ini juga memiliki fitur pengendalian versi dan pengaturan izin akses.
Sistem ini memungkinkan administrator untuk mengatur izin akses berdasarkan peran atau tanggung jawab pengguna. Ini membantu menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen yang sensitif.
3. Dropbox Business
Dropbox Business adalah layanan penyimpanan berbasis awan yang sering digunakan untuk berbagi dan mengelola dokumen. Fitur-fiturnya termasuk sinkronisasi otomatis, berbagi berkas dengan tautan, dan kolaborasi tim. Sistem ini sering memfasilitasi kolaborasi tim dalam proses pembuatan, pengeditan, dan revisi dokumen.
4. Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloud adalah solusi yang fokus pada pembuatan, pengeditan, dan pengelolaan dokumen PDF. Selain itu, software ini juga mencakup fitur tanda tangan digital dan alur kerja berbasis PDF.
5. OpenText Documentum
OpenText Documentum adalah platform manajemen konten perusahaan yang mencakup manajemen dokumen, alur kerja, pengaturan kebijakan, dan keamanan.
Software ini biasanya digunakan dalam organisasi yang membutuhkan tingkat keamanan dan pengendalian yang tinggi.
Sistem ini menciptakan alur kerja (workflow) yang memandu dokumen melalui proses persetujuan atau revisi sebelum akhirnya disetujui dan dirilis.
6. M-Files
M-Files adalah platform manajemen informasi yang memungkinkan organisasi mengelola dokumen, informasi, dan proses bisnis.
Fiturnya meliputi penyimpanan cloud, versi dokumen, alur kerja, dan kemampuan pencarian yang canggih.
Pencarian yang canggih, memungkinkan pengguna untuk dengan cepat menemukan dokumen yang diperlukan berdasarkan kata kunci, tanggal, atau atribut lainnya.
7. Dokmee
Dokmee adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang menyediakan alat untuk pengindeksan, pencarian, dan pengaturan dokumen. Software ini juga memiliki fitur keamanan yang kuat, termasuk otentikasi berbasis pengguna.
Fitur keamanan tingkat lanjut yang mencatat setiap aksi pada dokumen, termasuk siapa yang mengakses, mengedit, atau merilis dokumen. Ini penting untuk audit dan transparansi.
Skill Penting Document Control
Keterampilan (skills) dalam pengendalian dokumen (document control) sangat penting untuk menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan manajemen dokumen dengan efisien dan efektif.
Berikut ini adalah beberapa keterampilan yang diperlukan dalam bidang document control:
1. Pengertian tentang Dokumen dan Pengelolaan Informasi
Memahami jenis-jenis dokumen, pengklasifikasian, serta pentingnya pengelolaan informasi dan dokumentasi dalam operasional bisnis.
2. Pemahaman tentang Industri dan Peraturan
Memahami industri tempat Anda bekerja, regulasi yang berlaku, dan persyaratan kepatuhan terkait pengelolaan dokumen dalam industri tersebut.
3. Kemampuan Teknis
Penguasaan software pengelolaan dokumen dan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS). Selain itu, Kemampuan menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) untuk mengolah dan memformat dokumen.
4. Organisasi dan Keteraturan
Kemampuan mengatur dokumen secara terstruktur dengan sistem penomoran, kategori, dan indeks yang tepat. Kemampuan mengatur dan mengelola dokumen fisik dan digital dengan baik.
5. Keterampilan Administrasi
Kemampuan mengelola alur kerja dokumen, termasuk distribusi dan persetujuan. Pemahaman tentang kebijakan penyimpanan dan retensi dokumen.
6. Keamanan Informasi
Memahami keamanan dokumen dan data, termasuk izin akses pengguna. Selain memahami dokumen, document control juga harus menjaga kerahasiaan dokumen yang sensitif.
7. Keterampilan Komunikasi
Kemampuan berkomunikasi dengan jelas dan efektif kepada tim dan anggota lain yang terlibat dalam proses document control. Kemampuan menyusun instruksi kerja dan panduan.
8. Keterampilan Pencarian dan Pemulihan Informasi
Kemampuan melakukan pencarian dokumen dengan cepat dan efisien. Kemampuan memulihkan dokumen yang hilang atau rusak.
Kesimpulan
Peran pengendali dokumen melampaui sekadar pengaturan fisik dan digital dokumen. Mereka adalah penjaga informasi yang memastikan dokumen tepat waktu dan tersedia ketika dibutuhkan, menjaga kualitas dokumen dengan mengontrol versi dan revisi, serta memitigasi risiko dengan mematuhi peraturan dan kebijakan.
Dalam prosesnya, pengendali dokumen juga turut berperan dalam meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan alur kerja, dan membantu pengambilan keputusan yang berdasarkan informasi yang akurat.
SIPAS menyediakan layanan pembuatan Aplikasi Persuratan yang dilengkapi dengan fitur penomoran surat otomatis dan telah terintegrasi dengan sistem server Anda.
