Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini.
Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi.
Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi.
Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut.
Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan.
Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem persuratan.
Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang ada.
Pengertian surat
Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi sebagai penyampaian informasi yang memiliki unsur sebagai pengirim dan penerima surat.
Pengirim surat tentunya memiliki tujuan dalam pembuatan surat yang dikirim kepada penerima surat.
Surat memiliki berbagai jenis dan macam sesuai dengan kebutuhan dari pengirim untuk penerima.
Tujuan menulis surat
Tujuan dari penulisan surat tentunya adalah sebagai darana komunikasi atau pemberian informasi yang disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat.
Tujuan penulisannya tentunya menyampaikan maksud yang diberikan dari pihak pengirim ke penerima atau sebagai bentuk hubungan kerja antara suatu perusahaan.
Fungsi surat
1. Sarana Komunikasi
Surat berperan sebagai alat komunikasi yang efektif antarindividu atau organisasi. Baik dalam lingkup pribadi maupun bisnis, surat menyediakan wadah untuk menyampaikan pesan dengan lebih formal dan terstruktur.
Isi surat yang tertulis dengan jelas dan rapi memungkinkan pengirim menyampaikan informasi dengan tepat dan dapat dipahami oleh penerima.
2. Bentuk Kerjasama
Dalam dunia bisnis dan kehidupan profesional, surat sering digunakan sebagai sarana untuk membentuk kerjasama.
Mulai dari surat penawaran, perjanjian kerjasama, hingga surat perjanjian bisnis, surat membantu mengatur dan menegaskan persetujuan antara pihak-pihak yang terlibat.
Bentuk kerjasama ini dapat melibatkan berbagai pihak, seperti perusahaan, mitra bisnis, atau lembaga pemerintah.
3. Media Penyimpanan
Surat juga dapat berfungsi sebagai media penyimpanan informasi penting. Dokumen-dokumen yang dicetak dalam bentuk surat seringkali diarsipkan dan dapat dijadikan referensi di masa depan.
Keberadaan salinan surat-surat resmi, perjanjian, atau kontrak juga dapat menjadi bukti tertulis untuk keperluan administratif dan hukum.
4. Alat Bukti Tertulis
Dalam konteks hukum, surat memiliki peran sebagai alat bukti tertulis. Surat-surat resmi, kontrak, atau perjanjian tertulis dapat digunakan sebagai bukti dalam persidangan atau negosiasi hukum.
Kehadiran surat sebagai alat bukti dapat memberikan kejelasan dan keabsahan terhadap pernyataan atau komitmen yang dibuat oleh pihak-pihak yang terlibat.
5. Pedoman Kerja
Surat juga dapat berfungsi sebagai pedoman kerja atau petunjuk. Dalam lingkungan bisnis, surat biasanya digunakan untuk memberikan arahan, kebijakan, atau instruksi kepada karyawan atau pihak terkait.
Dengan adanya surat, pesan yang disampaikan memiliki legitimasi dan dapat dijadikan panduan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.
Jenis surat
Dalam penggunaan persuratan, surat memiliki beberapa jenis yang dapat dikategorikan menurut beberapa kategori seperti:
1. Berdasarkan sifat surat
a) Surat pribadi
Dari namanya saja sudah tampak jelas bahwa surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh individu dan ruang lingkup yang berkaitan pada persuratan adalah lingkup pribadi dari pengirim tersebut atau surat tersebut bersifat kekeluargaan yang mencakup ruang kecil.
b) Surat resmi pribadi
Surat resmi pribadi adalah bentuk surat yang dibuat oleh individu atau perseorangan tetapi melibatkan hubungan kerjasama dengan sebuah perusahaan. Contohnya adalah surat lamaran pekerjaan, surat pengunduran diri
c) Surat dinas
Merupakan bentuk surat yang dibuat oleh suatu lembaga, organisasi, atau instansi secara resmi dan memiliki kop surat dalam pemformatannya. Memiliki dua jenis yang berbeda yaitu surat dinas pemerintahan dan swasta.
d) Surat niaga
Surat niaga adalah bentuk surat perdagangan atau surat jual beli yang dibuat oleh perusahaan perdagangan, penjual atau instansi yang melibatkan proses jual beli.
Baca juga: Pemanfaatan Teknologi Persuratan di Masa Pandemi
2. Berdasarkan wujud
a) Surat biasa
Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.
b) Memo dan nota
Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.
c) Telegram
Telegram adalah pesan singkat yang dikirim dari jarak jauh berisi informasi untuk tujuan tertentu dengan menggunakan pesawat telegram.
d) Surat tanda bukti
Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi.
e) Surat terbuka
Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.
f) Surat tertutup
Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.
3. Menurut asal
a) Surat masuk
Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar.
b) Surat keluar
Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat
4. Menurut kegiatan
a) Surat Eksternal
Surat yang berhubungan dan melibatkan pihak lain atau pihak luar dari perusahaan.
b) Surat internal
Surat yang hanya melibatkan pihak dalam dan ruang lingkup dalam dari perusahaan itu sendiri.
5. Menurut penyebaran (sasaran)
a) Surat biasa
surat biasa dalam pendistribusiannya dilakukan hanya oleh pihak tertentu yang terlibat dan hanya ditujukan kepada penerima dan pengirim.
b) Surat edaran
seperti namanya, surat edaran adalah bentuk surat yang diedarkan atau didistribusikan kepada khalayak ramai atau masyarakat tentunya dengan tujuan tertentu.
Baca juga: Pemanfaatan Aplikasi Surat Elektronik
6. Menurut keamanan isi
a) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang orang lain dapat mengetahui isinya dan tidak berakibat buruk bagi perusahaan tersebut.
b) Surat terbatas
Surat terbatas berisi dokumen yang hanya boleh diketahui oleh penerima tertentu. Surat tersebut harus dipertimbangkan sebelum disebarkan kepada pihak yang bersangkutan.
c) Surat rahasia
Surat rahasia dalam penulisannya terdapat kode RHS atau R dimana orang yang tidak bersangkutan dilarang membaca dikarenakan akan menimbulkan akibat buruk.
d) Surat sangat rahasia
Pada surat ini memiliki kode SRHS SR yang hanya yang berkepentingan saja yang dapat membuka dan membacanya.
7. Menurut proses penyelesaian
a) Surat biasa
Pada surat biasa proses penyelesaiannya dilakukan urut sesuai dengan proses penerimaan dan waktu penyelesainnya tidak mendesak.
b) Surat segera
Surat segera adalah surat yang harus diselesaikan dengan waktu yang segera dan cepat.
c) Surat sangat segera
Surat sangat segera adalah surat yang harus dilakukan dengan cepat karena segera diperlukan dan waktunya sangat mendesak.
Baca juga: Manfaat Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat dalam Perkantoran
8. Menurut tujuan
a) Pemberitahuan
Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.
b) Perintah
Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.
c) Permintaan
Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan terwujud.
Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan.
Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya.
Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.
Jenis Surat Resmi
Terdapat beberapa jenis dari surat resmi, berikut adalah beberapa jenisnya:
1. Surat Keputusan
Dengan nama yang sesuai, surat ini berfungsi untuk mengkomunikasikan keputusan yang telah diambil oleh pimpinan atau atasan terkait suatu permasalahan. Contohnya termasuk surat keputusan pengangkatan dan pencopotan.
2. Surat Permohonan
Jenis berikutnya adalah surat permohonan yang dapat dibuat oleh individu dan ditujukan kepada instansi atau lembaga tertentu. Contoh surat permohonan meliputi permohonan bantuan dana dan mutasi kerja.
3. Surat Kuasa
Salah satu jenis surat resmi lainnya adalah surat kuasa yang digunakan untuk menunjukkan secara resmi bahwa seseorang telah diberikan kuasa. Dalam surat ini, informasi mengenai pemberi kuasa dan penerima kuasa dijelaskan.
4. Surat Pengantar
Jenis surat resmi selanjutnya adalah surat pengantar, yang sering digunakan oleh masyarakat untuk mengurus dokumen kepada instansi pemerintah. Contoh surat pengantar termasuk surat pengantar dokumen, keterangan tidak mampu, dan surat pengantar kerja.
5. Surat Perintah
Surat perintah juga termasuk dalam kategori surat resmi dan digunakan untuk menyampaikan instruksi dari atasan kepada bawahan. Contoh surat perintah melibatkan urusan lembur, perintah perjalanan dinas, dan sejenisnya.
Jenis Surat Formal
Secara umum, surat dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu surat pribadi dan surat formal. Namun, surat formal memiliki beragam jenis karena memiliki fungsi yang lebih spesifik.
1. Surat Internal dan Eksternal
Surat internal adalah surat yang dikirimkan antara anggota dalam suatu perusahaan atau organisasi yang sama.
Sedangkan surat eksternal adalah surat yang dikirimkan dari suatu perusahaan atau organisasi kepada penerima di luar lingkungan perusahaan tersebut.
2. Surat Masuk dan Keluar
Dalam dunia bisnis atau organisasi, surat masuk dan surat keluar menunjukkan aliran dokumen, baik yang diterima maupun yang dikirimkan.
3. Surat Terbuka dan Tertutup
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada media atau saluran lain agar dapat diakses oleh khalayak umum.
Sedangkan surat tertutup adalah surat yang hanya dapat diketahui isi pesannya oleh pihak pengirim dan penerima.
4. Surat Tanda Bukti
Surat yang ditulis secara spesifik sebagai bukti transaksi atau kesepakatan tertentu.
5. Surat Dinas
Surat yang dibuat untuk mendukung kegiatan perjalanan dinas ke lokasi lain.
6. Surat Sangat Rahasia
Surat yang memiliki tingkat kerahasiaan lebih tinggi dibandingkan surat biasa atau surat rahasia standar. Dokumen ini sering diberi penanda khusus, dan ada ancaman hukuman bagi siapa pun yang membocorkan atau membaca isinya tanpa izin.
Contoh Surat
1. Contoh Surat Resmi
Surat resmi memiliki struktur resmi yang harus diperhatikan. Adapun contohnya seperti surat edaran resmi sebagai berikut.
SURAT EDARAN
No. 001/PT-XYZ/XII/2022
Kepada Yth.
- Para Kepala Divisi/Cabang
- Seluruh pejabat dan pegawai PT. XYZ
Perihal:
HARI LIBUR NASIONAL DAN CUTI BERSAMA AKHIR TAHUN
Sehubungan dengan perayaan Hari Raya Natal berdasarkan Surat Keputusan Bersama Menteri Agama, Menteri Ketenagakerjaan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 963 Tahun 2021, Nomor 3 Tahun 2021, Nomor 4 Tahun 2021 tentang hari libur nasional dan cuti bersama tahun 2022, maka PT. XYZ menetapkan hal-hal sebagai berikut:
- Tanggal 25 Desember 2022: Libur Hari Raya Natal
- Tanggal 26-31 Desember 2022: Cuti Bersama Hari Raya Natal dan Tahun Baru Masehi
- Tanggal 1 Januari 2023: Tahun Baru Masehi
Kepada Para Kepala Divisi/Cabang serta seluruh pejabat dan pegawai PT. XYZ diinformasikan untuk masuk kerja kembali pada tanggal 2 Januari 2023.
Demikian Surat Edaran ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 12 Desember 2022
Direktur Utama PT. XYZ
2. Contoh Surat Pribadi
Surat pribadi bersifat tidak resmi dan isinya cenderung tidak formal, contohnya seperti surat undangan perayaan ulang tahun berikut.
Halo, teman-teman!
Saya ingin mengundang teman-teman di acara ulang tahun ke-17 saya pada;
Hari/Tanggal: Minggu, 19 Februari 2023
Waktu: 16.00 WIB – selesai
Tempat: Jl. Kertanegara No. 1, Malang
Atas kehadiran teman-teman saya ucapkan terimakasih.
Salam hangat,
Dina
3. Contoh Surat Tanda Bukti
Jenis surat tanda bukti biasanya digunakan sebagai tanda terima, misalnya kwitansi atau invoice seperti contoh di bawah ini.
Itulah dia penjelasan lengkap tentang apa itu surat serta jenis surat. Surat sebagai sarana komunikasi yang masih dilakukan hingga sekarang
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga sebagai alat bukti tertulis pada sebuah instansi. Di era modern seperti ini, kecanggihan teknologi yang ada harus tetap memperhatikan hakikat surat.
Maka dari itulah, sudah hadir berbagai teknologi berupa aplikasi surat-menyurat dan pengelolaan administrasi online yang dapat membantu kegiatan administrasi Anda.
Contohnya, seperti SIPAS yang menyediakan berbagai layanan otomasi sistem tata kelola persuratan dan disposisi.
Selain sistem tata kelola persuratan dan disposisi, aplikasi SIPAS juga hadir dalam fitur-fitur terlengkap lainnya untuk mempermudah pekerjaan Anda dalam administrasi perusahaan.
Informasi selengkapnya dapat dicek dalam halaman produk berikut!