Penomoran surat merupakan suatu hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta. Pemberian nomor surat memiliki aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda-beda.
Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas memang wajib dan mengharuskan untuk memiliki nomor surat. Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga memudahkan dalam mengkategorikan jenis surat tersebut. Lalu apakah pengertian nomor surat itu sendiri serta bagaimana cara membuat nomor surat. Simak lebih lanjut mengenai penjelasan dibawah ini.
Apa Itu Penomoran Surat?
Penomoran surat adalah proses memberikan nomor unik atau kode tertentu pada setiap surat yang dikirim atau diterima dalam lingkungan organisasi atau lembaga tertentu. Tujuannya adalah untuk memudahkan identifikasi, pencarian, dan pengarsipan surat-surat tersebut. Penomoran surat juga membantu dalam menyusun dan memelihara urutan kronologis surat-surat yang masuk dan keluar, sehingga mempermudah proses referensi dan tracking komunikasi.
Penulisan nomor surat harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan. Karan nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi atau surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/).
Jadi dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan.
Manfaat Pemberian Nomor pada Surat
Seberapa penting pemberian nomor surat pada surat resmi atau surat dinas? Jawabannya tentu sangat penting, hal ini dikarenakan pemberian nomor pada surat resmi memiliki fungsi utama untuk mengetahui jenis surat tersebut dan memudahkan bagian arsip dalam melakukan arsip surat serta memberikan kemudahan untuk mengurutkan nomor surat yang keluar.
Selain itu, kode pada nomor surat menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan mempermudah penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus dilakukan dalam surat tersebut. Maka dari itu nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan.
Baca Juga: Manfaat Penggunaan Aplikasi Manajemen Surat dalam Perkantoran
Cara Penomoran Surat yang Benar
Sebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan persyaratan yang ada. Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor surat dari penomoran surat resmi.
- Surat Keputusan (SK) : 01
- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm) : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
- Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat Pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (SKet) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (SPeng) : 15
Aturan Penomoran Surat
Aturan penomoran surat dapat bervariasi antara satu lembaga atau organisasi dengan yang lain, namun secara umum, berikut adalah beberapa panduan yang umum digunakan dalam penomoran surat:
1. Nomor Urut
Nomor surat harus bersifat unik dan bertambah secara berurutan setiap kali ada surat baru yang dikeluarkan. Surat yang diterbitkan biasanya mengandung nomor yang diikuti dengan tahun terbit. Contoh: 001/2023, 002/2023, dst.
2. Tanggal Penomoran
Penomoran surat harus dilakukan pada tanggal surat dikeluarkan. Jika ada revisi atau perubahan pada surat, tetap gunakan tanggal asli penomoran untuk menjaga keteraturan arsip.
3. Konsistensi dan Keseragaman
Pastikan seluruh staf yang terlibat dalam penomoran surat mengikuti format yang sama. Hal ini membantu mencegah kebingungan dan memudahkan dalam pencarian surat.
4. Penggunaan Huruf dan Angka
Biasanya, penomoran surat menggunakan angka, tetapi dalam beberapa kasus, huruf atau kombinasi angka dan huruf dapat digunakan untuk mengidentifikasi jenis surat tertentu.
5. Penggunaan Prefix atau Suffix
Pada beberapa lembaga atau organisasi, mungkin ada kebijakan untuk menggunakan prefix atau suffix tertentu dalam penomoran surat, misalnya “SDM-001/2023” untuk surat dari departemen SDM.
6. Pengaturan Arsip
Pastikan semua surat yang dikeluarkan disimpan dan diarsipkan dengan rapi sesuai dengan nomor urut dan tanggal penomoran. Pengaturan ini memudahkan dalam manajemen dan pencarian surat di masa mendatang.
7. Keamanan
Pastikan nomor surat tidak mudah dipalsukan. Gunakan metode keamanan tambahan seperti cap atau tanda tangan yang sah pada surat resmi.
8. Penggunaan Sistem Digital
Adopsi sistem digital untuk penomoran surat dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses penomoran serta mengelola arsip dengan lebih baik.
9. Dokumentasi Kebijakan
Pastikan kebijakan penomoran surat dituliskan secara jelas dan disimpan dengan baik. Hal ini membantu memastikan bahwa semua staf memahami dan mengikuti aturan yang ditetapkan.
Format Penomoran Surat
Format penomoran surat resmi biasanya terdiri dari nomor urut surat diikuti oleh tahun surat dikeluarkan. Beberapa contoh format penomoran surat resmi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
- Angka Urut Tahun: 001/2023, 002/2023, 003/2023, dst. (Nomor urut berurutan diikuti oleh tahun surat diterbitkan).
- Singkatan Departemen/Divisi Angka Urut Tahun: HRD-001/2023, FIN-002/2023, MKT-003/2023, dst. (Dalam hal ini, diikuti dengan singkatan departemen atau divisi sebelum nomor urut dan tahun surat).
- Huruf Awalan Angka Urut Tahun: A-001/2023, B-002/2023, C-003/2023, dst. (Menggunakan huruf awalan sebelum nomor urut dan tahun surat).
- Huruf Singkatan Departemen/Divisi Tahun Angka Urut: ADM/2023/001, HRD/2023/002, MKT/2023/003, dst. (Dalam hal ini, formatnya menggunakan singkatan departemen atau divisi diikuti dengan tahun dan nomor urut).
- Angka Urut Bulan Tahun: 001/07/2023, 002/07/2023, 003/07/2023, dst. (Nomor urut berurutan diikuti oleh bulan dan tahun surat diterbitkan).
Contoh Pembuatan Nomor Surat
Dari kode serta format yang sudah diketahui diatas, berikut ini adalah contoh cara pembuatan nomor surat pada surat resmi atau surat dinas.
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:
- Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
- Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
- DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)
- IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
- 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat
Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal.
Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019
Lampiran : –
Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas
Contoh yang kedua adalah
Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018
Pada susunan nomor di atas terdapat susunan yang hampir sama dengan contoh sebelumnya namun yang membedakan adalah terdapat kode berupa huruf yang tertulis di depan nomor surat. Kode ini memberi arti bahwa instansi yang membuat surat tersebut memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan.
Pada urusan ini kode A memiliki arti bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat internal dari perusahaan (surat yang hanya melibatkan dalam dari perusahaan). Kode B memiliki arti sebagai surat tersebut ditujukkan untuk pihak luar atau eksternal dari instansi. Dan kode C berarti untuk jenis surat tugas atau surat keterangan lainnya.
Kesimpulan
Penomoran surat dinas adalah langkah penting dalam pengelolaan komunikasi di lingkungan kantor atau organisasi. Dengan mengikuti panduan dalam artikel ini, setiap organisasi dapat mengimplementasikan sistem penomoran surat dinas yang efektif, membantu meningkatkan efisiensi komunikasi internal dan eksternal, serta meningkatkan manajemen administrasi secara keseluruhan. Sebagai hasilnya, proses surat-menyurat akan menjadi lebih teratur, mudah dilacak, dan mempermudah dalam pencarian informasi yang dibutuhkan di masa mendatang.
SIPAS menyediakan layanan pembuatan aplikasi persuratan yang dilengkapi dengan fitur penomoran surat otomatis dan telah terintegrasi dengan sistem server Anda.
