Cara Membuat Penomoran Surat Dinas

Penomoran surat adalah hal yang tidak boleh terlewatkan dalam pembuatan surat, utamanya surat resmi atau surat dinas pada instansi pemerintahan atau swasta. Pemberian nomor surat memiliki aturan tertentu dan pada setiap instansi aturan tersebut berbeda-beda.

Dalam pemberian nomor, surat resmi atau surat dinas memang wajib dan mengharuskan untuk memiliki nomor surat. Selain sebagai syarat utama, nomor surat ini juga memudahkan dalam mengkategorikan jenis surat tersebut. Lalu apakah pengertian nomor surat itu sendiri serta bagaimana cara membuat nomor surat. Simak lebih lanjut mengenai penjelasan dibawah ini.

Apa maksud nomor surat

Dalam pengertiannya sendiri nomor surat adalah susunan nomor urut penulisan, kode surat, tanggal, bulan, serta tahun pembuatan surat. Kode pada nomor surat dari setiap instansi atau lembaga pembuat surat berbeda-beda dan kode yang dibuat juga memiliki kategori masing-masing sesuai dengan jenis surat yang dibuat.

Pemberian nomor surat memudahkan dalam melakukan penyimpanan atau arsip surat yang dilakukan oleh sebuah lembaga pembuat surat. Dalam melakukan penulisannya, nomor surat sering ditempatkan pada bagian atas kiri pada surat. 

Penulisan nomor surat harus dipahami oleh orang-orang yang berkecimpung dan berperan dalam urusan persuratan. Karan nomor surat harus tetap diberikan meskipun surat tersebut dalam bentuk elektronik. Pemberian nomor surat pada sebuah surat resmi atau surat dinas dipisah dari satu kode dengan kode lainnya menggunakan tanda garis miring (/). 

Jadi dari setiap komponen nomor surat yang ada dilakukan pemisahan tanda garis miring. Hal ini bertujuan agar pembacaan kode atau komponen surat dapat dengan mudah dilakukan. 

Pentingkah pemberian nomor pada surat

Lalu seberapa penting pemberian nomor surat pada surat resmi atau surat dinas? Jawabannya tentu sangat penting, hal ini dikarenakan pemberian nomor pada surat resmi memiliki fungsi utama untuk mengetahui jenis surat tersebut dan memudahkan bagian arsip dalam melakukan arsip surat serta memberikan kemudahan untuk mengurutkan nomor surat yang keluar.

Selain itu, kode pada nomor surat menentukan jenis surat yang telah dikeluarkan. Hal ini akan mempermudah penerima surat untuk mengetahui surat apa yang diterima serta apa yang harus dilakukan dalam surat tersebut. Maka dari itu nomor surat dalam pembuatan surat resmi atau dinas merupakan hal yang wajib ada dan menjadi hal yang pokok dalam persuratan. 

Bagaimana cara penomoran surat yang benar

Sebelum mengetahui bagaimana cara menuliskan nomor surat yang sesuai dengan persyaratan yang ada. Berikut ini merupakan format kode surat keluar pada nomor surat dari penomoran surat resmi.

1. Surat Keputusan (SK) : 01
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06 
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Dari kode serta format yang sudah diketahui diatas, berikut ini adalah contoh cara pembuatan nomor surat pada surat resmi atau surat dinas.

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut bahwa:

• Kode 12 : Merupakan kode nomor surat keluar (12 maka surat ini jenis surat SPPD)
• Kode 010 : Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut (010 berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesepuluh yang dibuat atau dikeluarkan instansi pembuat)
• DP_KM : Nama profil instansi yang membuat serta mengeluarkan surat (Dinas Pendidikan Kota Malang)
• IX : Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
• 2019 : Tahun berjalan dari pembuatan surat

Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal. 

Nomor : 12.010/DP-KM/IX/2019

Lampiran :  –

Perihal : Surat Perintah Perjalanan Dinas

Contoh yang kedua adalah 

Nomor: A.004/Pan-Pel/ITB/VII/2018

Pada susunan nomor di atas terdapat susunan yang hampir sama dengan contoh sebelumnya namun yang membedakan adalah terdapat kode berupa huruf yang tertulis di depan nomor surat. Kode ini memberi arti bahwa instansi yang membuat surat tersebut memiliki kode tersendiri untuk mengetahui jenis surat yang dikeluarkan. 

Pada urusan ini kode A memiliki arti bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat internal dari perusahaan (surat yang hanya melibatkan dalam dari perusahaan). Kode B memiliki arti sebagai surat tersebut ditujukkan untuk pihak luar atau eksternal dari instansi. Dan kode C berarti untuk jenis surat tugas atau surat keterangan lainnya.

Dari penjelasan yang diberikan tentang penomoran surat di atas mungkin kurang lebih sudah memahami dan mengetahui cara pembuatan nomor surat serta format-format pembuatan surat. Mungkin terlihat mudah untuk dipahami, namun banyak kode atau format yang harus dimengerti agar dalam membuat surat tidak salah penerapan atau kodenya. 

Dalam hal ini dapat kita ketahui bahwa penulisan nomor surat memiliki banyak manfaat yang tentunya akan memudahkan dalam mengetahui kapan surat tersebut dibuat serta akan memudahkan dalam urusan pengarsipan surat nantinya.

Kesimpulan

• Penomoran surat merupakan hal yang tidak bisa tertinggalkan dalam proses membuat surat.
• Nomor surat menjadi bukti bahwa surat tersebut merupakan surat resmi.
• Dalam penulisan format memiliki kode-kode yang juga memiliki maksud tersendiri.
• Tujuan penomoran surat tentunya akan memudahkan mengetahui pembuatan surat tersebut serta dapat memudahkan dalam melakukan pengarsipan.