Surat Tagihan: Definisi, Contoh, dan Cara Membuat

Dalam dunia bisnis, utang piutang merupakan hal yang biasa dilakukan. Untuk menjalankan penagihan secara profesional, peran surat tagihan menjadi sangat penting. 

Tanpa surat tersebut, proses penagihan berpotensi tidak memenuhi standar etika yang dapat berdampak buruk pada citra perusahaan, yang tentunya ingin dihindari oleh semua bisnis.

Jadi, apa sebenarnya surat tagihan itu? Bagaimana cara membuatnya dan kapan waktu yang tepat untuk mengirimkannya? 

Simak penjelasan lengkapnya dalam artikel berikut!

Pengertian Surat Tagihan 

Surat tagihan adalah dokumen yang digunakan oleh kreditur (penjual) untuk menagih pembayaran utang dari debitur (pembeli).

Mirip dengan invoice, dokumen ini dikirimkan untuk mengingatkan pembeli agar melunasi kewajibannya sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui bersama. 

Penting untuk diketahui bahwa surat ini hanya dikirimkan setelah ada kesepakatan antara kedua belah pihak

Manfaat Surat Tagihan

Surat tagihan memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:

• Memastikan perusahaan beroperasi sesuai dengan etika dan prosedur yang berlaku.
• Menjadi bukti resmi transaksi jual beli antara penjual dan pembeli.
• Membantu proses pencatatan keuangan yang lebih akurat.
• Mengurangi risiko kerugian finansial bagi perusahaan.
• Memberikan tekanan psikologis kepada debitur jika terjadi kendala pembayaran.
• Mencegah potensi konflik antara debitur dan kreditur.
• Memberikan kesempatan bagi pembeli untuk berkomunikasi terkait utang, termasuk dalam hal negosiasi.
• Menagih utang pembeli dengan cara yang sopan dan profesional.
• Mengingatkan pembeli yang mungkin lupa mengenai kewajiban pembayarannya.
• Mencegah potensi gugatan hukum terhadap pembeli.
• Menilai kualitas pembeli berdasarkan frekuensi dokumen yang dikirimkan.

Dengan manfaat tersebut, surat penagihan menjadi alat penting dalam menjaga hubungan bisnis yang sehat dan profesional antara penjual dan pembeli

Struktur pada Surat Tagihan

Seperti surat formal lainnya, surat penagihan juga harus mengikuti struktur yang baik. 

Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait format penulisannya. 

Tujuan pengirimannya pun beragam, mulai dari surat penagihan langganan, surat pembayaran proyek, surat tagihan utang bank, hingga surat penagihan pembayaran bank, dan lainnya.

Secara umum, struktur dokumen ini mencakup hal-hal berikut:

1. Kepala Surat
   Berisi identitas dan kontak penjual, seperti logo, nama, alamat, nomor telepon, dan email yang dapat dihubungi.
2. Hari dan Tanggal Surat
   Tanggal pembuatan surat yang akan dikirimkan kepada pembeli.
3. Nomor Surat
   Memberikan identitas unik pada surat agar memudahkan pelacakan jika diperlukan.
4. Perihal Surat
   Judul yang menggambarkan tujuan surat, misalnya “Surat Penagihan”.
5. Salam Pembuka
   Mengawali surat dengan salam untuk menyapa dan menghormati pembeli.
6. Isi Surat
   Bagian inti yang terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Di sini, perusahaan menginformasikan permintaan pelunasan terkait utang yang belum terbayarkan.
7. Salam Penutup
   Mengakhiri surat dengan salam dan harapan bagi debitur untuk segera melunasi kewajiban.
8. Nama, Tanda Tangan, dan Stempel
   Tanda tangan serta stempel perusahaan sebagai bukti resmi dari perwakilan yang mengeluarkan surat.

Pada bagian isi surat, terdapat informasi penting yang harus disampaikan, yaitu:

• Data Faktur: Nomor dan tanggal faktur sebagai dasar utang, termasuk jumlah, jenis, dan harga barang atau jasa.
• Jumlah Utang: Nominal yang harus dilunasi, termasuk bunga, denda, atau biaya penagihan, jika ada.
• Tanggal Pelunasan: Tanggal yang disepakati untuk pelunasan utang, sesuai perjanjian atau ketentuan hukum.
• Metode Pembayaran: Cara pembayaran yang diinginkan, misalnya cek, tunai, atau transfer bank.

Dengan mengikuti struktur ini, surat akan terlihat profesional dan memudahkan proses komunikasi dengan pembeli

Contoh Surat Tagihan

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut ini adalah contoh surat penagihan yang dapat dijadikan referensi.

1. Contoh Surat Tagihan Perusahaan

2. Referensi Surat Penagihan Pembayaran

3. Contoh Surat Tagihan Jatuh Tempo

4. Referensi Surat Tagihan Piutang

5. Contoh Surat Tagihan Sederhana

6. Referensi Surat Penagihan Hutang Ahli Waris

7. Contoh Surat Penagihan Hutang Perorangan

Cara Membuat

Seperti yang telah dijelaskan, isi surat bervariasi tergantung pada ketentuan dan jenis pinjaman. 

Namun, tujuan pembuatan surat penagihan sama yaitu mengingatkan debitur mengenai kewajiban pelunasan utang. 

Bagi Anda yang ingin membuat surat tagihan, Anda perlu mempertimbangkan beberapa poin berikut:

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional
   Pastikan kalimat yang digunakan tetap sopan dan menunjukkan profesionalitas.
2. Susun Surat dengan Struktur Lengkap
   Ikuti struktur lengkap yang telah dijelaskan sebelumnya agar surat terlihat rapi dan mudah dipahami.
3. Kirimkan Surat Tagihan Pertama Sebelum Jatuh Tempo
   Idealnya, kirimkan surat penagihan pertama satu minggu sebelum jatuh tempo sebagai pengingat. Namun, perusahaan juga dapat memilih untuk mengirimkan surat hanya jika ada keterlambatan pembayaran atau kendala lainnya.
4. Kirimkan Surat Susulan Jika Tidak Ada Respons
   Jika tidak ada respons setelah surat pertama dikirim, kirimkan dokumen susulan dan lampirkan salinan surat tagihan pertama. Hal ini berguna untuk memastikan penerima mendapatkannya, terutama jika surat pertama mungkin belum diterima.
5. Kirimkan Surat Ketiga Jika Masih Belum Ada Umpan Balik
   Jika debitur masih belum merespons, kirimkan surat tagihan ketiga sebagai tindak lanjut.
6. Kirimkan Surat Tagihan Keempat sebagai Peringatan Terakhir
   Jika dokumen ketiga tetap tidak direspons, kirimkan penagihan keempat sebagai peringatan terakhir, dengan penjelasan tentang kemungkinan tindakan hukum yang akan ditempuh.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, proses penagihan dapat berjalan lebih tertib dan profesional.

Kesimpulan

Surat penagihan adalah dokumen penting dalam proses penagihan utang yang membantu perusahaan menjaga etika dan profesionalitas dalam hubungan bisnis. 

Dengan mengikuti struktur dan langkah-langkah yang tepat, dokumen ini dapat memudahkan komunikasi serta mendorong pelunasan utang secara tepat waktu. 

Melalui pengiriman yang terjadwal, perusahaan dapat mengelola penagihan secara efektif, mengurangi risiko finansial, dan mempertahankan citra profesional.

Jika Anda sering disibukkan dengan pengelolaan persuratan di perusahaan, saatnya beralih ke SIPAS.

Solusi ini membuat Anda tak lagi perlu repot dengan pencatatan manual, pelacakan surat masuk dan keluar, atau pembuatan template secara terpisah. 

Semua aktivitas persuratan kini lebih mudah, cepat, dan terintegrasi dalam satu platform. 

Dengan SIPAS, efisiensi kerja Anda meningkat dan tugas-tugas administratif terasa lebih ringan.

Kontak kami sekarang untuk konsultasi secara gratis!