Pencatatan Surat dengan Buku Agenda

Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Pada instansi perkantoran, surat berfungsi sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan serta alat atau bukti tertulis untuk segala kebutuhan. Dengan adanya aktifitas persuratan tersebut dibutuhkan pencatatan untuk merekap semua surat baik surat yang diterima dan surat yang telah dikeluarkan.

Dalam proses manual, pencatatan surat dilakukan dengan menggunakan Buku Agenda dan diberi nomor berurutan. Buku agenda merupakan buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh instansi. Buku agenda terbagi menjadi 3 macam:

  1. Buku Agenda Tunggal dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor berurutan dalam satu buku.
  2. Buku Agenda Berpasangan dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan untuk mencatat surat keluar di halaman sebelah kanan dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku Agenda Kembar ialah dua buah buku yang masing-masing dikhususkan untuk pencatatan surat masuk atau surat keluar saja.

Data surat yang dicatat dalam buku agenda meliputi nomor urut, tanggal penerimaan, nama pengirim, keterangan singkat isi surat, lampiran, atribut surat dan sebagainya. Buku agenda akan membantu mengorganisir dan merapikan kegiatan persuratan pada instansi.

Namun penggunaan buku agenda tersebut masih mempunyai kekurangan yaitu pencarian data surat yang masih manual. Dengan pencatatan melalui buku agenda, Anda akan kesulitan untuk mencari surat dalam jumlah banyak dan dalam kurun waktu yang lama. Belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk pencocokan data pada hasil pencatatan buku agenda dan surat fisiknya.

Kini dengan aplikasi SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) Anda dapat mencatat, menyimpan dan mengelola arsip surat dengan mudah, cepat dan akurat. Arsip fisik surat juga dapat disimpan dalam aplikasi sehingga mempermudah pencarian data surat. Segera ajukan permintaan proposal penawaran dengan mengisi Form Pengajuan Proposal atau bisa hubungi kontak kami PT. Sekawan Media Informatika. Kunjungi Demo SIPAS untuk mencoba aplikasi SIPAS yang sudah dilengkapi dengan panduan penggunaan.

Previous
Next

Leave A Comment

11 − two =