Komunikasi berperan sangat penting dalam penyampaian informasi. Salah satu cara penyampaian informasi adalah dengan menggunakan surat resmi. Penulisan surat resmi berbeda dengan surat pada biasanya.
Simak penjelasan lengkap mengenai contoh surat resmi pada artikel di bawah ini!
Pengertian Surat Resmi
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi adalah edaran formal berbentuk surat untuk kepentingan formal pada suatu lembaga, instansi, ataupun organisasi. Penulisan surat resmi menggunakan kaidah kebahasaan yang baik dan benar beserta tanda tangan petinggi ataupun penaggunng jawab suatu perusahaan atau instanti tersebut.
Ciri-Ciri Surat Resmi
Surat resmi ditulis dengan bahasa formal dan singkat namun berisi informasi yang padat dan jelas. Contoh surat edaran adalah surat sekolah, surat undangan, dan surat dinas.
Setelah mengetahui penjelasan surat resmi, berikut beberapa ciri-ciri dari surat resmi:
- Menggunakan bahasa yang tegas, lugas, dan tidak berbelit-belit
- Memakai bahasa formal sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
- Disusun dengan bahasa yang ringkas dan efektif
- Terdiri atas kop surat yang berisi pihak yang mengeluarkan surat tersebut
- Memiliki struktur yang terdiri atas nomor surat, tanggal, alamat, dan lampiran
- Pada beberapa surat memakai stempel atau cap perusahaan yang mengeluarkan surat
Baca Juga: Pengertian Briefing, Fungsi, Cara Melakukan dan Isinya
Struktur Surat Resmi
Bagian surat resmi memiliki perbedaan dengan jenis surat lainnya. Berikut bagian-bagian atau strukturnya:
1. Kepala Surat
Dalam beberapa jenis surat terdapat kepala atau kop surat yang berisi identitas perusahaan, organisasi, ataupun instansi yang membuat surat tersebut. Dalam kepala surat harus menyertakan beberapa informasi berikut ini:
- Logo instansi
- Nama instansi
- Alamat instansi
- Nomor telepon, fax / alamat email
- Nomor izin usaha ataupun informasi relevan lainnya mengenai identitas perusahaan
Kepala surat ini memiliki fungsi sebagai pembeda antara surat resmi perusahaan A dengan B dan seterusnya. Kepala surat memberikan informasi mengenai informasi tentang perusahan yang mengeluarkan surat tersebut.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Informasi mengenai lokasi dan tanggal sangatlah penting untuk menjelaskan kapan dan dimana kegiatan atau hal penting tersebut dilaksanakan. Tempat penulisan tempat dan tanggal biasanya di pojok kanan dan sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis terlebih dahulu sebelum tanggal dan dipisah dengan tanda koma.
3. Nomor Surat
Setiap perusahaan maupun lembaga memiliki sistem penomoran surat yang berbeda-beda. Nomor surat resmi memiliki tujuan untuk mempermudah pencatatan administrasi arsip surat.
4. Lampiran
Lampiran merupakan dokumen pendukung surat resmi yang disertakan bersama dengan edaran utama. Bagian ini biasanya berisi tentang daftar kegiatan, laporan keuangan, peserta kegiatan, dan lain sebagainya.
5. Perihal
Hal/Perihal berisi tujuan pembuatan surat resmi tersebut.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan berisi individu atau kelompok yang diberikan surat resmi tersebut. Biasanya alamat surat dicantumkan pada sampul surat. Perlu diingat bahwa penulisan Kepada dan Yth. tidak dapat digunakan secara bersamaan karena tidak efektif. Pilihlah satu dari dua kata tersebut sebagai kata depan alamat tujuan.
7. Salam Pembuka
Salam Pembuka merupakan kata sapaan pada awal surat yang biasanya ditandai dengan kata “Dengan hormat”.
8. Isi Surat
Ada tiga bagian inti yang ada salam isi surat yaitu pembuka, inti, dan penutup, Berikut penjelasannya:
- Pembuka
Bagian pembuka berisi kalimat pengantar sebelum masuk pada inti bahasan. Selain itu pada bagian ini sedikit menjelaskan tentang inti pembahasan surat.
- Isi
Berisi tentang maksud dan tujuan surat. Penyampaian informasi pada bagian ini harus ringkas, jelas, dan mudah dipahami.
- Penutup
Bagian penutup berisi tentang penugasan ulang, kesimpulan, dan ucapan terima kasih yang menandai selesainya penyampaian informasi.
9. Salam Penutup
Salam penutup berisi tentang ucapan sopan namun formal yang untuk mengakhiri komunikasi.
10. Nama dan Tanda Tangan
Surat resmi yang sah ditandai dengan pembubuhan tanda tangan beserta identitas dari petinggi perusahaan atau instansi. Beberapa perusahaan juga menambahkan cap perusahaan pada bagian ini. Di bawah tanda tangan disertakan nama dan nomor pegawai.
11. Tembusan
Pada beberapa surat disertai dengan tembusan pada bagian bawah surat. Tembusan berfungsi sebagai penunjuk bahwasannya ada pihak lain yang menerima surat tersebut.
Baca Juga: Pengertian dan Format Surat Perjalanan Dinas
Fungsi Surat Resmi
Setelah memahami penjelasan mengenai surat resmi beserta ciri-ciri dan strukturnya, selanjutnya kita akan membahas fungsi dari surat resmi. Pada intinya, edaran resmi ini berfungsi untuk memberikan informasi, namun ada beberapa fungsi lain di samping fungsi tersebut. Simak selengkapnya!
- Menyampaikan informasi: Seperti yang sudah dijelaskan di atas, surat edaran resmi dipakai untuk menyampaikan informasi kepada pihak yang berwenang
- Mengirim perintah atau permintaan: Biasanya surat ini digunakan untuk mengirim perintah atau permintaan seperti melakukan pembayaran, ataupun perintah mengikuti rapat.
- Melakukan kerjasama: Surat jenis ini juga berfungsi untuk membuat komitmen suatu kerjasama yang melibatkan dua pihak atau lebih.
- Dokumentasi transaksi dan perjanjian bisnis: Surat resmi juga digunakan dalam proses bisnis untuk mendokumentasikan transaksi seperti faktur, ataupun nota.
- Memberikan laporan atau hasil investigasi: Surat edaran resmi berfungsi memberikan hasil investigasi yang telah dilakukan oleh satu lembaga tertentu kepada pihak berwenang.
- Meminta persetujuan: Surat ini juga digunakan untuk meminta persetujuan atas suatu hal tertentu semisal penggunaan jalan, gedung, dan lain sebagainya untuk penyelenggaraan acara.
- Mengadukan keluhan: Edaran resmi ini dapat difungsikan atas pelayanan buruk yang telah didapatkan dari satu instansi, lingkungan, atau individu tertentu.
Kaidah Kebahasaan Surat Resmi
Melansir dari situs brain academy, ada tiga kaidah kebahasaan yang harus diperhatikan dalam penulisan surat resmi:
- Kata ganti: Kata ganti yang umum digunakan dalam penulisan surat adalah saya, anda, kita, kami, dan beliau
- Kata sapaan: Dalam penulisan surat resmi dapat memakai istilah kekerabatan seperti Ibu atau Bapak. Pada beberapa kasus juga bisa mencantumkan gelarnya.
- Huruf kapital, titik, dan tanda koma: Jangan lupa gunakan tanda kapital pada awal kalimat, nama orang, hari, bulan, tempat, sekaligus jabatan. Kemudian, perhatikan juga penggunaan tanda koma untuk memisahkan kalimat atau kata tertentu. Untuk mengakhiri kalimat juga gunakan tanda titik.
Cara Membuat Surat Resmi
Simak bagaimana cara membuat surat edaran resmi pada uraian di bawah ini:
- Mencantumkan nama dan kontak pengirim pada sudut kiri atas surat
- Menuliskan tanggal
- Mencantumkan nama dan kontak penerima untuk menghindari salah tujuan
- Gunakan salam yang sopan
- Menuliskan isi surat dengan jelas
- Jangan lupakan tanda tangan
- Lakukan double checking pada surat yang telah jadi sebelum mengirimkan surat
Contoh Surat Resmi
Berikut beberapa contoh surat resmi yang benar:
1. Contoh Surat Resmi Instansi Sekolah
2. Contoh Surat Resmi Instansi Pemerintah
3. Contoh Surat Resmi Dinas Kesehatan
Itulah beberapa informasi penting mengenai Contoh Surat Resmi. SIPAS menyediakan pelayanan terbaik dalam pengelolaan persuratan dan disposisi dengan fitur-fitur lengkap dan terintegrasi dengan sistem server anda.