Setiap perusahaan atau instansi tentunya memiliki sistem persuratan dengan bentuk, format, atau tatanan mereka sendiri. Tatanan atau sistem persuratan tersebut juga harus diperhatikan dengan baik agar sesuai dengan peraturan dan proses manajemen yang telah diterapkan oleh perusahaan.
Adanya sistem dan tatanan tersebut menjadikan proses atau tahapan-tahapan persuratan haruslah dilalui dan dijalankan sebagaimana mestinya. Tentu sesuai dengan proses atau kaidah yang berlaku pada masalah persuratan perusahaan.
Oleh sebab itu dalam setiap ruang lingkup kerja selalu menghadirkan dan menyajikan sebuah manajemen atau pengaturan mengenai pihak tertentu atau yang terkait.
Pengertian Manajemen
Manajemen sendiri berarti sebuah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Selain itu, manajemen dapat berarti sebagai pengelolaan atau pengaturan suatu sistem yang dijalankan secara maksimal dan optimal untuk menghasilkan hasil yang optimal pula. Manajemen sendiri dilakukan dalam banyak hal dan banyak pekerjaan.
Termasuk dalam halnya dengan manajemen pada proses persuratan yang terdapat pada organisasi, lembaga, atau instansi. Proses manajemen tersebut pula dilakukan oleh orang yang ahli di bidang dan urusan persuratan yang akan menjadikan proses manajemen menjadi berhasil diterapkan.
Baca juga: Manajemen Perkantoran: Definisi, Fungsi, dan Tujuan
Jenis dan tugas manajemen pada perusahaan
Manajemen yang berada pada sebuah perusahaan memiliki banyak jenis dan tugas masing-masing antara lain adalah
1. Manajemen Keuangan
Dari namanya saja sudah terlihat bahwa pada masalah ini berarti mengurus masalah tentang proses keuangan yang ada pada perusahaan tersebut.
2. Manajemen Produksi
Manajemen produksi memiliki fungsi sebagai mengkoordinasi semua kegiatan pada perusahaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang melibatkan keberhasilan pada perusahaan.
3. Manajemen Sumber Daya Manusia
Memiliki peranan dan fungsi sebagai pengatur hubungan kerjasama antara pegawai atau tenaga kerja pada perusahaan tersebut.
4. Manajemen Pemasaran
Manajemen ini menjadi sebuah kegiatan pokok dalam perusahaan dalam melakukan proses pemasaran produk atau jasa kepada konsumen sehingga menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
5. Manajemen operasi
Memiliki fungsi sebagai pemelihara dan pengembangan proses kerja yang ada pada perusahaan sehingga pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
6. Manajemen Arsip Persuratan
Pada manajemen arsip persuratan memiliki tugas mengelola dan melakukan pengarsipan pada proses persuratan yang ada pada sebuah perusahaan. Dimana dari proses manajemen arsip tersebut juga memiliki tujuan tersendiri yaitu sebagai:
a)mengelola surat masuk dan keluar dari sebuah perusahaan
b)mencatat segala urusan yang melibatkan proses persuratan atau kebijakan lainya pada perusahaan
c)menyimpan arsip perusahaan dengan baik dan dengan cara yang efektif
d)melakukan pemulihan data yang ada pada proses perusahaan
Hal yang harus diperhatikan dalam persuratan
Pada urusan persuratan perusahaan manajemen arsip surat menjadi bagian penting karena memiliki tugas yang penting dalam melakukan pengarsipan surat dan melakukan pengelolaan surat yang masuk dan surat keluar.
Dalam melakukan proses pengelolaan surat dan pengarsipan pegawai yang mengurusi manajemen surat harus memiliki beberapa kewajiban untuk dipenuhi dengan baik agar hasil dari proses pengarsipan surat lebih optimal dan maksimal. Kewajiban tersebut antara lain adalah
Ketelitian
Keseresaian
Tepat waktu
Kelengkapan
Keringkasan
Penyimpanan
Keuntungan dari penerapan teknologi
Saat ini urusan yang semakin modern dan canggih menjadikan semua pekerjaan kantor dan perusahaan ini juga memanfaatkan kecanggihan teknologi. Pihak-pihak pengurus manajemen-manajemen di atas juga memanfaatkan teknologi dalam melakukan pekerjaan mereka.
Adanya teknologi memanglah membantu urusan pekerjaan mereka para pegawai menjadi lebih mudah dan praktis dilakukan. Terutama urusan administrasi dan proses pengarsipan akan lebih cepat dan murah.
Keuntungan-keuntungan yang akan didapat dari penerapan teknologi dalam proses pengarsipan adalah
- Sistem informasi yang digunakan akan menyimpan arsip surat secara baik dan tidak khawatir akan kehilangan surat tersebut.
- Arsip surat dengan aplikasi atau sistem informasi akan meminimalkan pencurian data dan data hilang karena bencana alam atau kerusakan.
- Penghematan penggunaan kertas akan menjadi keuntungan yang akan didapat apabila proses pengarsipan dan surat menyurat menggunakan sistem informasi.
- Penghematan anggaran dikarenakan mampu mengurangi penggunaan kertas sehingga tidak membutuhkan pengeluaran yang lebih dalam pembeliannya.
Pemilihan sistem informasi yang tepat
Sistem informasi yang dipakai dan diterapkan dalam proses pengarsipan surat harus mampu mengerjakan tugas dan kewajiban yang dimiliki oleh pegawai administrasi perkantoran yang ada. Selain hal tersebut, penerapan sistem informasi harus digunakan dengan baik dan mampu memberikan manfaat-manfaat dan keuntungan dari penggunaannya.
Sistem informasi yang dapat dipakai dan diterapkan dalam proses persuratan adalah sistem informasi SIPAS yang dibuat oleh PT.Sekawanmedia Informatika dan telah dipakai dan diterapkan oleh banyak perusahaan pemerintah atau swasta di seluruh Indonesia. Sistem informasi ini adalah sistem berbasis web yang dapat diakses dengan mudah dimana saja dan kapan saja oleh penggunanya, selain itu penggunaanya dapat diatur atau disesuaikan sesuai dengan hak akses yang telah diatur oleh perusahaan.
SIPAS menjadi aplikasi dan sistem informasi yang mudah digunakan dan diterapkan dalam proses pengelolaan arsip surat pada suatu perusahaan. Menyajikan keunggulan-keunggulan berupa penyimpanan data dengan baik dan aman. Serta membantu urusan manajemen arsip persuratan dalam melakukan pengarsipan surat.
Kesimpulan
- Setiap perusahaan atau instansi memiliki proses manajemen dalam mengurusi kegiatan mereka.
- Manajemen dalam perusahaan memiliki banyak jenis dan tugas masing-masing.
- Manajemen yang memiliki hubungan pada proses persuratan adalah manajemen arsip persuratan.
- Dalam proses persuratan menggunakan kemajuan teknologi akan memiliki banyak manfaat dan tentunya membantu pekerjaan dari pegawai persuratan.
- Aplikasi persuratan yang diterapkan harus memiliki manfaat dan keuntungan untuk membantu urusan dari perusahaan tersebut.
Dalam menggunakan teknologi dalam penerapan dan membantu pekerjaan urusan manajemen, maka semua manajemen pada perusahaan haruslah menerapkan kecanggihan teknologi dan menjadikan teknologi sebagai kawan karib agar dapat membantu urusan persuratan secara lebih optimal. Tentunya dalam penerapannya menggunakan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.
