Penanganan Surat Masuk dan Keluar Sistem Buku Agenda

Setiap perusahaan memiliki kegiatan rutin dalam menerima dan mengeluarkan surat. Untuk mengelola surat-surat masuk dan keluar, umumnya dilakukan pencatatan menggunakan buku agenda. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Orang yang bertugas mencatat dalam sistem buku agenda juga dikenal sebagai Agendaris.

Ilustrasi proses aktivitas surat masuk dan keluar dalam sistem buku agenda.
Source: Freepik

Dalam sistem buku agenda surat, setiap surat yang masuk dan keluar dicatat secara sistematis, mencakup informasi seperti tanggal surat diterima atau dikirim, nomor surat, sumber pengirim, subjek, dan rincian lainnya. Hal ini membantu dalam pelacakan dan pengelolaan surat secara efisien.

Dengan adanya pencatatan yang tertata, perusahaan dapat dengan mudah menemukan surat-surat yang telah diterima atau dikirim ketika dibutuhkan kembali di kemudian hari. Artikel dibawah ini akan membahas lebih lanjut mengenai penanganan surat masuk dan keluar dengan sistem buku agenda.

Jenis Buku Agenda

Buku agenda terdiri atas 3 macam, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Buku agenda tunggal atau campuran

Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman. 

Semua informasi mengenai surat masuk dan keluar akan dicatat secara berurutan dalam satu rangkap di buku agenda ini. Jenis buku agenda ini cukup praktis digunakan karena semua informasi dapat ditemukan dalam satu tempat.

2. Buku agenda berpasangan

Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya. Masing-masing memiliki nomor urut tersendiri baik surat masuk maupun surat keluar. Penggunaan dua buku agenda ini memungkinkan pemisahan informasi antara surat masuk dan keluar dengan lebih jelas dan terstruktur.

3. Buku agenda kembar 

Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar menggunakan dua buku secara terpisah. Fungsi adanya buku agenda kembar adalah sebagai cadangan jika buku agenda utama hilang atau rusak.

Istilah Penting dalam Sistem Buku Agenda

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

  1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
  2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
  3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
  4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan
  5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat
  6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan
  7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
  8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh pegawai yang bekerja di bagian front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah:

  • Mengumpulkan setiap surat yang masuk,
  • Meneliti ketepatan alamat
  • Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

2. Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3. Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem masuk buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. 

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. 

Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

4. Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. 

Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:

  • Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
  • Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi ataupun perusahaan.

6. Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Prosedur Pengurusan Surat Keluar dalam Sistem Buku Agenda

Sistem keluar buku agenda adalah suatu prosedur atau mekanisme yang digunakan untuk mengelola dan mencatat surat-surat keluar yang akan dikirimkan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Prosedur pengurusan surat keluar dengan menggunakan sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1. Pembuatan Konsep Surat

Proses penanganan surat keluar dimulai dengan pembuatan konsep surat. Konsep surat adalah draf awal yang berisi isi dan tujuan surat yang akan disampaikan. Pihak terkait atau petugas pembuatan surat akan menyusun konsep surat berdasarkan kebutuhan dan instruksi dari atasan atau pimpinan. Konsep surat ini berfungsi sebagai dasar untuk penyusunan surat keluar yang lebih lengkap dan formal.

2. Melakukan Persetujuan Konsep Surat

Setelah konsep surat selesai disusun, surat perlu diserahkan kepada atasan atau pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Atasan akan memeriksa konsep surat untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan dan tujuan organisasi. Jika atasan telah menyetujui konsep surat, proses selanjutnya dapat dilanjutkan.

3. Pencatatan Surat Keluar

Surat keluar yang telah disetujui perlu dicatat dalam buku agenda surat keluar. Buku agenda ini berfungsi sebagai daftar urut surat keluar dan memudahkan pencarian surat di masa mendatang. Pencatatan surat keluar dilakukan dengan mencatat nomor surat, tanggal surat, alamat tujuan, perihal, dan informasi penting lainnya yang relevan dengan surat keluar tersebut.

4. Pengetikan Konsep Surat

Setelah mendapatkan nomor surat dan dicatat dalam buku agenda, konsep surat perlu diolah menjadi surat keluar yang resmi. Surat tersebut akan diketik oleh petugas juru ketik atau menggunakan teknologi pemrosesan kata untuk memastikan surat terlihat rapi, formal, dan berkualitas. Pengetikan konsep surat ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan pengetikan yang dapat mempengaruhi isi dan makna surat.

5. Penandatanganan dan Cap Surat

Setelah surat selesai diketik, surat keluar perlu diberikan kepada atasan atau pimpinan untuk mendapatkan tanda tangan, nama terang, dan cap dinas sebagai tanda formalitas. Penandatanganan surat ini menyatakan persetujuan dari pihak yang berwenang atas isi surat yang hendak disampaikan. Cap dinas juga menunjukkan identitas resmi organisasi atau perusahaan sebagai pengirim surat.

6. Pengiriman Surat Keluar

Setelah mendapatkan persetujuan, tanda tangan, dan cap dinas, surat keluar siap untuk dikirimkan ke pihak yang dituju. Pengiriman surat bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti pengiriman pos, kurir, atau pengiriman elektronik melalui email atau platform komunikasi lainnya. Pastikan surat dikirimkan tepat waktu dan kepada penerima yang tepat.

7. Penyimpanan Surat Keluar

Setelah surat keluar terkirim, penting untuk menyimpan salinan surat tersebut sebagai arsip untuk referensi di masa mendatang. Salinan surat keluar ini perlu disimpan dalam sistem kearsipan yang teratur dan terlindungi dari akses yang tidak sah. Sistem kearsipan yang baik akan memudahkan pencarian dan akses informasi saat dibutuhkan kembali.

Kesimpulan

Prosedur penanganan surat masuk dan keluar adalah hal yang penting dalam menjaga efisiensi dan efektivitas administrasi di sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem buku agenda digunakan sebagai buku untuk mencatat dan melacak surat-surat yang masuk dan keluar, sehingga memudahkan pengelolaan dan pemantauan terhadap alur surat-surat tersebut.

Pada sistem masuk buku agenda, prosedur dimulai dari penerimaan surat, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat masuk, penyampaian surat, hingga penyimpanan surat dalam sistem kearsipan yang tertata dengan baik. 

Sementara itu, sistem keluar buku agenda memulai proses dengan pembuatan konsep surat keluar, persetujuan konsep, pencatatan surat keluar, pengetikan surat, penandatanganan dan cap surat, pengiriman surat keluar, hingga penyimpanan salinan surat sebagai arsip.

SIPAS melayani kebutuhan untuk membantu proses pencatatan dan disposisi surat secara sistematis. Fitur terkait surat masuk dan keluar juga telah tersedia untuk membantu produktivitas kerja tim Anda, selengkapnya bisa cek di produk kami di sini.

Artikel Terkait

Langganan Artikel Kami

Berlangganan dan dapatkan pemberitahuan setiap kami meluncurkan artikel terbaru.

Frame 3 (2)