Arsip aktif adalah bagian penting dari manajemen dokumen yang berperan dalam menjaga kelancaran operasional suatu organisasi. Dokumen yang termasuk dalam kategori arsip aktif masih digunakan secara rutin dalam kegiatan administrasi, pengambilan keputusan, hingga pelaporan.
Apa Itu Arsip Aktif?
Arsip aktif adalah kumpulan dokumen atau berkas yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari di suatu instansi, lembaga, atau perusahaan.
Arsip ini menjadi bahan penting dalam proses pengambilan keputusan, perencanaan program, hingga laporan pertanggungjawaban organisasi.
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 50 Tahun 2015, arsip aktif merupakan arsip dengan frekuensi penggunaan tinggi dan bernilai administratif.
Artinya, dokumen tersebut harus mudah ditemukan, terjamin keasliannya, serta dikelola secara sistematis agar mendukung kelancaran aktivitas lembaga.
Dengan pengelolaan yang tepat, arsip aktif dapat menjadi bukti autentik kegiatan organisasi sekaligus sumber data yang mendukung prinsip akuntabilitas publik dan keterbukaan informasi.
Ciri dan Karakteristik Arsip Aktif
Beberapa ciri khas yang membedakan arsip aktif dengan jenis arsip lainnya adalah:
- Frekuensi penggunaan tinggi, Arsip ini masih sering diakses oleh pegawai atau pimpinan untuk kegiatan harian.
- Disimpan di unit pengolah, Tempat penyimpanan arsip aktif adalah ruang kerja atau central file di bawah tanggung jawab pengelola arsip.
- Memiliki nilai guna administratif dan hukum, Arsip aktif berfungsi sebagai bukti sah dalam proses bisnis maupun pelayanan publik.
- Harus mudah ditemukan, Klasifikasi, pelabelan, dan indeksasi dibuat agar pencarian arsip cepat dan efisien.
Ciri tersebut menunjukkan bahwa arsip aktif adalah dokumen yang masih hidup dan berperan penting dalam rantai kegiatan organisasi.
Contoh Arsip Aktif di Instansi dan Perusahaan
Untuk memudahkan pemahaman, berikut beberapa contoh arsip aktif yang umum ditemukan di berbagai sektor:
- Surat keluar dan surat masuk harian.
- Laporan keuangan bulanan atau triwulan.
- Kontrak kerja yang masih berlaku.
- Berita acara kegiatan, notulen rapat, atau perjanjian kerja sama.
- Dokumen digital seperti email proyek, dokumen Google Workspace, atau file sistem manajemen dokumen (misalnya SIPAS).
Semua dokumen tersebut termasuk arsip aktif karena masih digunakan untuk menjalankan fungsi organisasi secara langsung.
Tujuan Pengelolaan Arsip Aktif
Menjamin Keseragaman Sistem Penyimpanan Arsip
Tujuan ini memastikan setiap unit kerja menerapkan metode penyimpanan yang sama agar arsip mudah dicari dan tidak tercecer.
Keseragaman menciptakan efisiensi waktu serta konsistensi dalam pengelolaan data. Dengan demikian, sistem arsip di seluruh organisasi dapat saling terintegrasi dan memudahkan proses koordinasi.
Memastikan Arsip yang Disimpan Bernilai Guna
Setiap arsip yang dikelola harus memiliki nilai administratif, hukum, atau informasi yang masih relevan dengan kegiatan organisasi.
Pengendalian ini mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna dan membantu menjaga efisiensi ruang penyimpanan. Arsip aktif yang disimpan menjadi bukti kegiatan yang dapat diandalkan kapan pun dibutuhkan.
Menyediakan Informasi untuk PPID
Arsip aktif menjadi sumber utama informasi bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Dengan sistem arsip yang tertata, proses penyediaan informasi publik menjadi lebih cepat dan akurat. Tujuan ini juga memperkuat transparansi lembaga dan mendukung keterbukaan informasi publik.
Mempermudah Pemindahan ke Arsip Inaktif
Ketika arsip telah melewati masa aktifnya, proses pemindahan dapat dilakukan secara tertib berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Tahapan ini meminimalkan risiko kehilangan dokumen dan memudahkan proses penilaian arsip. Dengan alur pemindahan yang jelas, organisasi dapat menjaga keseimbangan antara arsip aktif dan inaktif.
Menjaga Arsip Sebagai Bukti Akuntabilitas
Arsip aktif berfungsi sebagai bukti nyata kegiatan dan keputusan yang telah diambil oleh organisasi.
Penyimpanan yang baik membantu menjaga integritas data dan menjadi dasar dalam audit atau pemeriksaan internal. Tujuan ini mendukung tanggung jawab lembaga terhadap publik dan pihak pengawas.
Manfaat Pengelolaan Arsip Aktif
Selain tujuan fungsional, pengelolaan arsip aktif juga memberikan manfaat besar bagi organisasi:
- Meningkatkan efisiensi kerja, Pegawai tidak kehilangan waktu untuk mencari dokumen penting.
- Menekan risiko kehilangan data. Arsip tertata baik, baik fisik maupun digital.
- Menjamin akuntabilitas, Semua kegiatan memiliki bukti otentik yang dapat diverifikasi.
- Mendukung transparansi publik, Arsip aktif membantu penyediaan informasi bagi masyarakat sesuai Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik.
Dengan demikian, arsip aktif adalah sistem pendukung utama bagi tata kelola yang bersih dan profesional.
Perbedaan Arsip Aktif dan Inaktif
| Aspek | Arsip Aktif | Arsip Inaktif |
|---|---|---|
| Frekuensi Penggunaan | Sering digunakan dalam kegiatan harian | Jarang digunakan |
| Lokasi Penyimpanan | Disimpan di unit pengolah atau central file | Disimpan di unit kearsipan atau record center |
| Nilai Administratif | Masih bernilai guna dan sah secara hukum | Nilai administrasinya menurun |
| Contoh | Surat keluar/masuk, laporan keuangan berjalan | Dokumen proyek yang sudah selesai |
| Tindakan Lanjutan | Dikelola aktif dan dapat dipinjam | Dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan ke lembaga arsip |
Dari tabel di atas, jelas bahwa arsip aktif adalah dokumen yang masih dibutuhkan secara langsung, sementara arsip inaktif hanya disimpan untuk kepentingan referensi dan legalitas.
Baca Juga Aplikasi Arsip: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Siapa Pengelola Arsip Aktif?
Pengelolaan arsip aktif menjadi tanggung jawab:
- Arsiparis, Profesional kearsipan yang berkompeten dalam pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif.
- Pengelola Arsip Aktif atau Pranata Kearsipan, Mengatur penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip.
- Unit Pengolah, Satuan kerja yang menciptakan dan menggunakan arsip aktif dalam kegiatan sehari-hari.
Di lembaga pemerintah, pejabat eselon II sampai IV memiliki tanggung jawab langsung terhadap arsip aktif di unitnya. Dalam dunia perusahaan, posisi setara biasanya dipegang oleh administration officer atau document control staff.
Langkah Pengelolaan Arsip Aktif yang Efektif
1. Penciptaan dan Pemberkasan Arsip
Langkah awal pengelolaan arsip aktif adalah membuat berkas baru berdasarkan urutan kegiatan. Dokumen disusun sesuai indeks dan kode klasifikasi. Setiap folder diberi label agar mudah ditemukan kembali.
2. Penyimpanan Arsip di Central File
Tempat penyimpanan arsip aktif adalah central file, yaitu ruang khusus yang dilengkapi dengan filing cabinet, folder, sekat, dan sistem pelabelan. Pengaturan dilakukan berdasarkan subjek, tanggal, atau nomor urut agar efisien.
3. Layanan Peminjaman dan Akses Arsip
Proses peminjaman arsip dilakukan menggunakan formulir out sheet atau out guide. Sistem ini memastikan setiap arsip yang keluar tercatat dan dapat ditelusuri kembali.
4. Pemindahan ke Arsip Inaktif
Setelah melewati masa aktif, arsip dipindahkan ke unit kearsipan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Tahap ini memastikan hanya dokumen relevan yang tetap disimpan di unit pengolah.
Sarana dan Prasarana yang Dibutuhkan
Perangkat Fisik
- Folder dan sekat (guide): Digunakan untuk memisahkan kelompok berkas agar setiap jenis arsip tidak tercampur. Folder yang kokoh membantu menjaga keutuhan dokumen fisik, sementara sekat berfungsi memudahkan identifikasi berdasarkan klasifikasi.
- Filing cabinet: Menjadi media penyimpanan utama arsip aktif dalam posisi vertikal untuk menghindari kerusakan dokumen. Filing cabinet dengan sistem penguncian juga menjamin keamanan fisik arsip dari akses tidak sah.
- Label dan daftar arsip dinamis: Berfungsi untuk mengidentifikasi isi berkas secara cepat tanpa membuka folder satu per satu. Label yang informatif mempermudah pencarian, sedangkan daftar arsip dinamis memastikan keseragaman format penyimpanan. Kombinasi keduanya meningkatkan kecepatan akses dan ketertiban sistem.
Perangkat Lunak
- Sistem klasifikasi arsip: Mengatur penomoran dan pengelompokan dokumen berdasarkan fungsi dan jenis kegiatan. Dengan sistem ini, arsip dapat ditemukan secara logis dan sistematis tanpa tumpang tindih antar unit.
- Software manajemen arsip digital: Seperti SIPAS yang memudahkan pencarian, pelacakan, dan keamanan arsip berbasis cloud. Sistem ini memungkinkan integrasi data antarunit serta mempercepat akses informasi tanpa batas ruang dan waktu. Digitalisasi ini menjadi langkah strategis menuju pengelolaan arsip aktif modern yang efisien dan transparan.
Kombinasi perangkat fisik dan digital menjamin bahwa arsip aktif adalah aset yang mudah dikelola dan diakses kapan pun dibutuhkan.
Monitoring dan Evaluasi Arsip Aktif
Monitoring dilakukan melalui bimbingan teknis dan sosialisasi agar setiap unit kerja menerapkan standar pengelolaan arsip aktif.
Evaluasi berkala membantu menemukan hambatan, memperbaiki sistem, dan menjaga kualitas kearsipan. Kegiatan ini mencakup:
- Pelatihan arsiparis dan staf administrasi.
- Audit kesesuaian penyimpanan dengan Jadwal Retensi Arsip.
- Konsultasi dan pelaporan hasil monitoring ke pimpinan.
Tantangan dan Solusi Pengelolaan Arsip Aktif
Tantangan Pengelolaan Arsip Aktif
- Arsip menumpuk tanpa klasifikasi jelas.
- Risiko kehilangan dokumen fisik yang meningkat.
- Rendahnya kesadaran pegawai terhadap pentingnya arsip aktif.
Solusi Pengelolaan Arsip Aktif
- Terapkan sistem klasifikasi digital dan kode indeks yang baku.
- Lakukan digitalisasi menggunakan software arsip seperti penggunakan aplikasi SIPAS.
- Bentuk tim khusus pengelola arsip aktif agar setiap dokumen terpantau statusnya.
Dengan solusi tersebut, organisasi dapat menjaga agar arsip aktif adalah sistem yang efisien, aman, dan berkelanjutan.
Kesimpulan
Arsip aktif adalah bagian penting dari sistem kearsipan dinamis yang mendukung efisiensi administrasi dan transparansi publik.
Dengan pengelolaan yang baik mulai dari penciptaan, penyimpanan, hingga penyusutan, organisasi dapat menjamin keamanan dan ketersediaan data yang autentik.Untuk lembaga modern, penggunaan SIPAS sangat disarankan karena mampu membantu digitalisasi, pelacakan cepat, dan manajemen arsip aktif secara terpadu dan profesional.
