Jika Anda ingin mengajukan permintaan barang kepada perusahaan atau seseorang, Anda membutuhkan surat. Apakah Anda tahu contoh surat permintaan barang yang baik dan benar?
Dalam dunia bisnis, terutama dalam aktivitas pengadaan dan adminstrasi, surat permintaan barang menjadi instrumen yang sangat penting.
Oleh karena itu, penting untuk mengetahui penulisan surat permintaan barang yang baik dan benar.
Dokumen tersebut tidak hanya sebagai saran formalitas, tetapi juga sebagai langkah awal untuk memastikan kelancaran proses pengiriman atau penyediaan barang.
Dalam artikel ini, Anda akan mengenal bagaimana contoh surat permintaan barang yang benar. Yuk, simak!
Apa itu Surat Permintaan Barang?
Surat permintaan barang adalah dokumen tertulis yang digunakan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk meminta penyediaan atau pengiriman barang kepada pihak yang berwenang.
Dokumen ini mencakup rincian yang diperlukan untuk mengidentifikasi barang yang diminta, jumlahnya, serta informasi tambahan terkait pengiriman.
Surat ini berfungsi sebagai bukti permintaan resmi dan sebagai panduan bagi pihak yang bertanggung jawab atas penyediaan barang.
Fungsi Surat Permintaan Barang
Surat permintaan barang memiliki peran yang signifikan dalam menjaga kelancaran proses bisnis. Beberapa alasan mengapa surat ini penting antara lain:
1. Formalitas dan Kepastian
Surat permintaan barang memberikan kepastian dan formalitas dalam proses permintaan barang.
Dengan adanya dokumen ini, pihak yang berwenang dapat merespon permintaan secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan.
2. Rincian yang Jelas
Dokumen ini memastikan bahwa rincian mengenai barang yang diminta, kuantitasnya, dan keterangan lainnya terdokumentasi dengan baik.
Upaya ini adalah untuk mencegah adanya kebingungan dan kesalahpahaman yang mungkin terjadi di kemudian hari.
3. Pemantauan dan Pengendalian
Surat permintaan barang memungkinkan perusahaan untuk memantau permintaan barang yang masuk dan mengendalikan proses penyediaan barang.
Hal ini akan sangat membantu dalam manajemen persediaan dan pengelolaan aset perusahaan.
Selain itu, adanya surat ini akan memudahkan perusahaan untuk melakukan pembelian ulang untuk barang dengan spesifikasi serta yang sudah berlaku sebelumnya.
Struktur Surat Permintaan Barang
Jika Anda ingin membuat surat permintaan barang, tentu harus memahami bagaimana strukturnya yang benar.
Agar surat permintaan barang efektif, struktur surat harus disusun dengan rapi dan jelas. Berikut adalah struktur umum yang dapat Anda ikuti:
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Dalam bagian ini, terdapat nama perusahaan atau organisasi, alamat perusahaan atau organisasi, nomor telepon, dan tanggal surat tersebut dibuat.
Selain itu, terdapat nomor surat yang dikeluarkan oleh perusahaan, yang menandakan bahwa surat tersebut resmi dan valid.
2. Penerima Surat
Dalam bagian ini tertera nama pihak, perusahaan, atau organisasi yang dituju, jabatan penerima surat, dan alamat penerima surat.
3. Pembukaan
Agar tujuan dapat tersampaikan dengan jelas, ungkapkan permintaan Anda secara jelas beserta dengan alasan atau justifikasi permintaan.
4. Isi Surat
Dalam bagian ini, Anda dapat meminta spesifikasi barang yang diminta, kuantitas, keterangan tambahan jika diperlukan, dan batas waktu pengiriman.
5. Penutup
Dalam bagian ini, Anda dapat mengungkapkan terima kasih beserta informasi kontak Anda atau peminta barang.
6. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan/Organisasi
Terakhir, tambahkan tandan tangan dan cap perusahaan atau organisasi agar surat tersebut resmi dan valid.
Struktur di atas juga dapat Anda terapkan ketika ingin membuat surat permintaan penawaran barang kepada calon penjual.
Contoh Surat Permintaan Barang
Mari kita melihat beberapa contoh surat permintaan barang ke perusahaan atau organisasi yang dapat Anda jadikan referensi:
1. Contoh Surat Permintaan Produk ATK
PT. MAKMUR ASRI
Jalan Bunga Melati No. 110 Tangerang No. Telp (021) 7533102
Tangerang, 07 Januari 2023
Nomor:
Lampiran: 1 (satu) lembar
Perihal: Permintaan ATK
Kepada Yth:
Kasubag. Perlengkapan
PT. MAKMUR ASRI
Di Tempat
Dengan Hormat
Sehubungan dengan perlengkapan ATK di divisi Human Resource, kami selaku kepala divisi memohon kepada Bagian perlengkapan agar dapat memberikan bantuan ATK demi kelancaran administrasi PT. MAKMUR ASRI
Adapun rinciannya adalah sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah |
| 1 | Kertas F4 | 5 Rim |
| 2 | Kertas A4 | 3 Rim |
| 3 | Tinta Printer warna hitam | 1 dus |
| 4 | Tinta Printer RGB | 1 dus |
Demikian permohonan ini kami ajukan kepada bapak untuk dipertimbangkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Tangerang, 07 Januari 2023
Kepala Divisi Human Resource
Cahya Adi
2. Contoh Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik
CV GERAK JALAN
Jl. Sutera Victoria 100, Tangerang, 15315
Nomor Telepon: 0811234456678
Nomor : 121/15/II/2012
Hal : Permintaan Penawaran Televisi
Yth. Toko Indah Permata
Jalan Kemangi, no. 99, kota Jakarta
Dengan Hormat,
Bersama surat ini kami, CV Maju Jalan membutuhkan sebuah perangkat Televisi dengan rincian sebagai berikut:
Merk : SHARP
Spesifikasi : 34 inc
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk meminta penawaran harga atas produk tersebut. Berkaitan dengan hal tersebut, kami memerlukan beberapa keterangan sebagai berikut:
– Rincian harga beserta diskonnya
– Ketersediaan jasa pengiriman televisi
– Metode pemesanan dan pembayarannya
Demikian surat permintaan penawaran atas produk televisi yang kami buat. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Tangerang, 13 Februari 2012
Hormat kami,
CV MAJU JALAN
Rati Anggraeni
3. Contoh Surat Permintaan Barang Sekolah
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 3 TANGERANG SELATAN
Jalan Benda Baru XII
Pamulang, 09 Januari 2023
Nomor:
Lampiran: –
Perihal: Pengadaan Alat Tulis Kantor
Kepada Yth:
Departemen Pengadaan Barang
Dinas Pendidikan Kota Tangerang Selatan
Jalan Ciater
Kota Tangerang Selatan
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan:
Nama: Suherman, S.Pd.
NIP: 000123123123
Jabatan: Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan
Bermaksud untuk mengajukan permohonan pengadaan barang berupa:
| 1 | Meja siswa | 50 buah |
| 2 | Kursi siswa | 100 buah |
| 3 | Papan tulis besar | 5 buah |
| 4 | Meja guru | 4 buah |
| 5 | Kursi guru | 4 buah |
| 6 | Penghapus papan tulis | 10 buah |
Permohonan tersebut kami ajukan sehubungan dengan adanya ruang kelas baru serta adanya barang penunjang kegiatan belajar mengajar yang sudah rusak.
Demikian surat permohonan ini kami buat dengan sebenarnya. Terima kasih atas waktu dan perhatiannya.
Kepala SMA Negeri 3 Tangerang Selatan
Suherman, S.Pd.
NIP: 000123123123
Itulah dia penjelasan lengkap terkait surat permintaan barang serta fungsi dan contoh surat permintaan barang yang baik dan benar.
Anda sudah tahu seberapa penting dokumen tersebut dibuat untuk segala manajemen, pemantauan barang, dan persediaan barang.
Surat ini termasuk ke dalam salah satu contoh surat resmi. Jadi, Anda perlu membuat, mengarsip, dan menyimpannya dengan baik.
Jika Anda masih kesulitan menyimpan, mengelola, dan mengarsip surat-surat penting, gunakan aplikasi SIPAS agar segala proses administrasi menjadi mudah dan efektif.
Aplikasi SIPAS menawarkan berbagai macam fitur terlengkap untuk kebutuhan pengarsipan digital Anda.
Hubungi customer service SIPAS untuk informasi selengkapnya terkait aplikasi pengarsipan digital sekarang juga!
