Briefing merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi kita dengar. Bisanya kita sering mendengar morning briefing ketika melakukan kegiatan di sekolah, universitas, maupun tempat kita kerja. Kegiatan ini rutin dilakukan untuk memperkuat teamwork antar tim dan juga menyamakan persepsi untuk mencapai tujuan bersama.
Simak penjelasan lengkap mengenai briefing pada artikel di bawah ini!
Apa Itu Briefing?
Dalam kamus bahasa inggris briefing berarti pengarahan. Briefing sendiri memiliki kata dasar brief yang berarti singkat. Briefing atau pengarahan singkat adalah kegiatan singkat yang memiliki tujuan untuk memberikan pengarahan atau penjelasan singkat mengenai hal-hal yang harus diketahui ataupun harus dilakukan nantinya.
Pengarahan singkat biasanya berisi informasi singkat, rancangan serta rencana kegiatan yang penting kepada para karyawan ataupun sekelompok orang oleh atasan atau person in charge (PIC). Melansir dari situs kitalulus, dalam proses pengarahan biasanya menggunakan medium business brief berupa dokumen atau memo.
Salah satu jenis pengarahan adalah safety briefing yang biasanya dilakukan dalam lingkup proyek untuk memaparkan informasi atau hal yang harus dilakukan agar terhindar dari risiko kecelakaan kerja. Briefing berperan sangat penting guna menyelaraskan visi dan misi serta tujuan yang ingin dicapai secara bersama-sama. Pengarahan singkat dilakukan agar tidak ada miscommunication yang akan berakibat fatal nantinya.
Tujuan Briefing
Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa pengarahan singkat memiliki peran yang sangat penting. Untuk itu pada bagian ini kita akan menguraikan lebih detail tentang fungsi sekaligus tujuan briefing. Berikut uraiannya:
1. Menyelaraskan Tujuan Bersama
Pengarahan singkat sangat berperan penting dalam menyelaraskan persepsi antar anggota yang bekerja sama dalam tim untuk mencapai tujuan bersama. Ketika satu orang saja memiliki persepsi yang berbeda, maka dipastikan hasil akhirnya pun akan sedikit berbeda atau sama sekali berbeda dengan rencana kegiatan yang telah dibuat di awal. Briefing merupakan langkah preventif untuk menghindari hal tersebut terjadi. Dengan adanya pengarahan singkat, seluruh anggota secara bersama-sama dapat mencapai visi dan misi secara bersama-sama dengan baik.
2. Menumbuhkan Kreativitas dan Inovasi
Dalam proses pengarahan singkat, setiap anggota diberikan waktu untuk menyampaikan opininya. Nantinya setelah opini-opini tersebut digabung dan dirangkum maka ide-ide yang dikemukakan setiap anggota akan didiskusikan secara bersama. Dari diskusi berbobot yang dilakukan dapat melahirkan ide-ide kreatif dan inovatif yang dapat meningkatkan kualitas rencana kegiatan yang telah dilakukan di awal.
3. Meningkatkan Kualitas Komunikasi
Selain menumbuhkan kreativitas dan inovasi, tujuan briefing selanjutnya adalah meningkatkan kualitas komunikasi antar anggota. Dengan adanya pengarahan singkat, setiap anggota suatu perusahan, organisasi, instansi, ataupun lembaga lain dari divisi yang berbeda memiliki kesempatan untuk berkumpul menjadi satu dalam suatu area tertentu.
Dalam kegiatan tersebut, anggota dapat berkomunikasi dengan intens, saling bertukar ide dan pendapat, menceritakan pengalaman satu sama lain, bercerita mengenai kegiatan yang selama ini dilakukan, dan topik pembicaraan lainnya. Dengan ini, komunikasi antar anggota dapat terjalin secara kontinu dan secara tidak langsung meningkatkan rasa persaudaraan antar anggota juga.
4. Mengidentifikasi Masalah atau Obstacle
Ketika proses pengarahan singkat, proses audiensi juga masuk ke dalam susunan agenda untuk menampung keluhan ataupun rintangan yang selama ini dilalui oleh masing-masing anggota saat melakukan pekerjaan maupun kegiatan lainnya. Setelah keluhan-keluhan dari para anggota terdeteksi, nantinya akan dicarikan jalan tengah berupa penyelesaian atas rintangan tersebut secara bersama-sama.
5. Menumbuhkan Budaya Berpikir Positif
Pikiran sangatlah berpengaruh terhadap kinerja seseorang. Ketika seseorang memiliki pikiran negatif dan mengarah kepada pesimis, maka kegiatan atau pekerjaan pun tidak dapat selesai dengan baik. Pengarahan singkat dilakukan untuk menstimulasi cara berpikir anggota agar selalu berpikiran positif. Pemikiran positif dapat meningkatkan kinerja anggota sehingga tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik dan maksimal.
Baca Juga: Pengertian dan Format Surat Perjalanan Dinas
Bagaimana Cara Briefing yang Efektif?
Agar tujuan briefing dapat tercapai secara maksimal, maka diperlukan langkah-langkah yang efektif dalam melakukan pengarahan singkat. Berikut penjelasannya:
1. Lakukan Persiapan dengan Matang
Walaupun briefing hanya dilakukan dalam jangka waktu yang singkat tetapi anda perlu mempersiapkan materi dengan baik. Dalam jangka waktu singkat tersebut, anda harus menyampaikan materi-materi penting dan berbobot secara gamblang dan jelas. Jangan lupa tentukan seseorang yang akan memimpin jalannya briefing yang bertugas mengatur sekaligus menyampaikan materi pengarahan singkat. Tunjuk seseorang yang mampu menyampaikan ringkasan materi secara rinci dan jelas.
2. Tepat Waktu
Mengingat briefing dilakukan dalam jangka waktu yang singkat maka setiap yang diwajibkan untuk menghadiri kegiatan tersebut harus datang sebelum waktu yang telah diberikan atau tepat pada waktunya. Dengan hadir tepat pada waktunya maka kegiatan pengarahan singkat dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3. Menerima Saran
Dalam proses pengarahan singkat, pimpinan atau yang bertanggung jawab dalam kegiatan ini harus bisa menerima masukan atau saran tiap-tiap anggota. Saran-saran tersebut nantinya bisa dihimpun dan diubah menjadi hal-hal inovatif yang dapat meningkatkan kualitas kegiatan dan memperbaiki hal-hal yang masih kurang.
4. Libatkan Semua Tim
Libatkan semua anggota dari berbagai divisi atau bagian untuk berpartisipasi dalam proses pengarahan singkat. Melibatkan semua anggota dapat mempererat teamwork, meningkatkan komunikasi antar anggota, dan lebih banyak ide-ide yang dapat ditampung.
5. Tunjuklah Notulen
Notulen berperan penting untuk mencatat hal-hal penting selama proses pengarahan singkat. Tujuan dari pencatatan untuk mempermudah proses pembuatan laporan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada pimpinan maupun ketua suatu lembaga, organisasi, instansi, maupun perusahaan.
Baca Juga: Proses Manajemen Perusahaan
Apa Saja Isi Briefing?
Berikut beberapa isi dari pengarahan singkat sekaligus contoh briefing:
1. Salam Pembuka
Pembukaan pengarahan singkat selalu dimulai dengan salam pembuka. Gunakan intonasi dan nada yang santai namun penuh semangat sehingga suasana hangat dan tidak lesu.
| Sebelum kita memulai pengarahan pada pagi ini, mari kita berdoa sesuai dengan agama dan keyakinan masing-masing.Selamat Pagi semuanya. Apa kabar hari ini ? Semoga semua dalam keadaan baik, happy, dan bahagia hari ini sehingga kita bisa enjoy menyelesaikan tugas hari ini. |
Salam pembuka tidak berpatokan pada format di atas saja, namun anda bisa memodifikasinya sesuai dengan gaya anda sendiri. Pastikan briefing berjalan dengan enjoy dan suasana yang ceria.
2. Evaluasi dan Informasi
Setelah pembukaan selesai, selanjutnya merupakan tahap evaluasi. Tahap ini bertujuan agar seluruh anggota bisa mengetahui permasalahan yang ada dan menjadikannya pembelajaran sehingga tidak melakukan kesalahan yang sama di waktu mendatang.
| Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan kemarin, ada beberapa perubahan target dari yang sudah direncanakan. Divisi yang sudah ditugaskan dimohon minggu ini untuk merevisi perubahan tersebut.Kemudian untuk yang lain, performa minggu kemarin sudah oke, namun perlu ditingkatkan lagi. Mengenai strategi terbaru yang akan kita terapkan mulai bulan depan to be discussed again soon, jadi tolong semua keep updated. |
3. Target dan Achievement
Pada sesi ini, tiap-tiap team leader memaparkan target yang sudah maupun belum dicapai oleh tiap-tiap divisi dan mengidentifikasi masalah yang menghalangi pencapaian target.
| Selanjutnya, kita akan membahas achievement dari masing-masing tim. Dari presentasi yang telah dilakukan tadi dapat saya tarik kesimpulan bahwa target sudah tercapai semua namun ada masalah mengenai hal teknis dan sudah solved. Untuk divisi marketing, good job. |
4. Motivasi
Pada sesi penutupan, dapat dimanfaatkan untuk menceritakan pengalaman-pengalaman, tips dan trik atau sekedar memberikan semangat sebagai motivasi untuk para anggota.
| Tetap semangat untuk teman-teman, jangan pernah putus asa dan terus bekerja keras. Yakinlah bahwa usaha tidak akan menghianati hasil. Dan ingat kalian tidak sendirian, kita adalah tim yang harus siap membantu satu sama lain.Baik, saya rasa morning briefing kali ini cukup. Semua bisa kembali ke ruangan masing-masing. Terima kasih dan selamat bekerja! |
Itulah beberapa informasi penting mengenai Briefing. SIPAS menyediakan service pembuatan aplikasi persuratan dan disposisi dengan fitur-fitur lengkap dan terintegrasi dengan sistem server anda.