Pengertian dan Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas atau sering disingkat sebagai SPD menjadi bagian surat menyurat yang sering digunakan oleh instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Dalam hal ini SPD sering digunakan atau dipakai karena berkaitan dengan urusan dari proses kerja.

Oleh karena masih bersangkutan dengan proses kerja, maka surat perjalanan ini menjadi surat yang sangat dibutuhkan dalam proses persuratan perusahaan maupun instansi. Sebagai bukti dari proses perjalanan dinas atau proses kerja. Untuk lebih lanjutnya mari kita bahas mengenai pengertian serta bagian-bagian dari SPD itu sendiri.

Pengertian surat perjalanan dinas

Surat perjalanan dinas atau orang-orang sering menyebutnya dengan surat perintah perjalanan dinas SPPD memiliki pengertian yang sama yaitu sebagai tanda bukti suatu perjalanan pekerjaan yang diberikan oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan yang ditujukan untuk bertugas. SPPD bisa disebut sebagai surat izin untuk karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka.

Dengan adanya bukti perjalanan kerja atau dinas menjadikan karyawan mudah dalam melakukan pekerjaan mereka. Bukti surat ini sering digunakan sebagai tanda bukti untuk karyawan dalam melakukan perjalanan dinas atau kerja yang dilakukan di luar kota dengan jangka waktu yang sudah ditentukan oleh pimpinan sebelumnya. Tentunya dalam menjalankan tugas dinasnya, karyawan yang diberi tugas harus membawa SPPD ini kemanapun saat mereka bekerja atau berdinas di luar kota. 

Sering juga suatu tugas atau tempat untuk memberi tugas tersebut meminta para karyawan untuk membawa SPPD sebagai persyaratan dalam bekerja atau berdinas. Lalu apa sajakah tujuan dari pembuatan serta penggunaan surat perjalanan dinas ini. 

Tujuan pembuatan surat

Tujuan utama dari pembuatan SPPD ini adalah sebagai bukti dalam melakukan tugas yang dilakukan di luar kota. Adanya surat perjalanan dinas juga memberikan penjelasan kepada petugas yang diberi tanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka secara jelas dengan jangka waktu yang sudah ditentukan sebelumnya. 

Selain itu, SPPD sering juga digunakan sebagai persyaratan dalam mengikuti sebuah tugas. Biasanya sering digunakan untuk menunjukan tugas apa yang diberikan serta berapa lama waktu yang diberikan. Oleh sebab itu, surat perintah perjalanan dinas ini sangat dibutuhkan serta penting dalam pembuatannya.

Isi surat perjalanan dinas

Isi surat dinas tentunya sebagai suatu bentuk perizinan serta penjelasan tentang tugas yang diberikan serta waktu dari tugas tersebut. Selain sebagai izin dari sebuah tugas, SPPD juga berisi nama petugas atau jabatan pemberi tugas, nama dan nomor induk dari petugas yang diberi tugas, tugas atau perjalanan dinas yang ditujukan serta waktu yang diberikan, tujuan dari perjalanan dinas tersebut, serta perhitungan biaya atau akomodasi selama melakukan tugas. 

Surat perjalanan dinas memiliki beberapa bagian yang akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian di bawah ini.

Bagian-bagian surat perjalanan dinas

Mungkin sama dengan surat-surat lainnya, surat perjalanan dinas memiliki beberapa bagian yang disusun untuk menjadikan surat tersebut dapat digunakan dalam melakukan tugas dinas. Bagian-bagian surat perintah perjalanan dinas ini diantaranya adalah:

Kop surat atau kepala surat

Dalam hal ini kop surat berisikan dari logo, nama, dan alamat instansi yang menunjukan bahwa surat tersebut dibuat oleh instansi terkait. Serta dalam hal ini kop surat menunjukan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi atau formal. Pada bagian kepala surat ini memiliki nomor surat yang dari setiap instansi memiliki susunan nomor yang berbeda-beda. Terdapat tanggal surat serta perihal atau hal dari surat yang dibuat. Dalam SPPD tentunya juga terdapat alamat dari penerima surat yang ditunjukan atau diberikan kepada pihak yang bersangkutan.

Bagian isi surat

Pada bagian isi surat menjelaskan tentang maksud serta tujuan dari pembuatan surat tersebut. Dengan memberikan nama dan jabatan dari pegawai yang diberikan tugas. Selain itu juga menjelaskan tugas apa yang akan dilakukan serta  jangka waktu dalam melakukan tugas tersebut. Isi yang diberikan atau ditulis pada SPPD harus jelas serta menunjukan keterangan secara rinci tugas yang akan diberikan dengan tidak melupakan menggunakan bahasa Indonesia yang efektif dan sesuai dengan ejaan yang benar. 

Bagian penutup

Pada bagian penutup berisikan salam penutup sebagai bentuk rasa hormat dari pembuatan surat. Dalam menuliskan salam penutup haruslah menggunakan bahasa yang sopan serta efektif. Pada bagian ini terdapat bagian tanda tangan untuk pejabat yang memberi tugas yang diberikan nama, jabatan dan nomor NIP.

Bagian penutup juga biasanya terdapat bagian tembusan, yang dimaksud tembusan adalah pihak yang berhak mengetahui surat dinas yang dibuat sebagai izin dari proses kerja yang diberikan.

Untuk mengetahui penjelasan lebih lanjut dari  bagian-bagian serta isi dari surat perintah perjalanan dinas yang ada, mari kita lihat serta simak contoh yang diberikan dalam pembuatan surat perjalanan dinas. 

Contoh surat perjalanan dinas

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KOTA BANYUWANGI

Jalan Raya Genteng 23 Banyuwangi, Telp (0333) 87634

SURAT PERJALANAN DINAS

Nomor: 22/SPD-10/2019

Yth. Kepala Urusan Internal Dinas Pendidikan

Drs. Hiqma Yunia

Di

Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banyuwangi

Dalam rangka pemberian evaluasi mengenai sistem pendidikan pada kurikulum terbaru, dengan ini Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banyuwangi memerintahkan kepada kepala bagian urusan internal Dinas Pendidikan, Drs. Hiqma Yunia dengan nomor NIP 19800403987564 untuk melakukan perjalanan dinas dengan tujuan sebagai berikut:

Tempat Tujuan : Dinas Pendidikan Kota Surabaya

Lama Perjalanan : 2 hari

Tanggal Berangkat : 23 September 2019

Tanggal Kembali : 25 September 2019

Dimohon kepada kepala bagian yang ditugaskan untuk menjalankan surat perjalanan dinas ini dengan sebagaimana mestinya dan sebaik mungkin.

Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan 

Kota Banyuwangi

Alvin Hidayat S.Pd, M.M

NIP 19758952347820

Itulah salah satu contoh dari surat perjalanan dinas yang dibuat instansi yang memiliki bagian-bagian penyusun penting. 

Kesimpulan

• Surat perjalanan dinas atau sering disebut SPD merupakan bentuk dari surat resmi atau surat formal
• SPPD menjadi bukti dalam melakukan suatu pekerjaan dinas di luar kota
• Memiliki banyak fungsi yang diperuntukan untuk mempermudah urusan pekerjaan
• SPPD memiliki bagian serta isi yang menjelaskan dari tugas atau perjalanan dinas