Surat perjalanan dinas atau sering disingkat sebagai SPPD menjadi bagian surat menyurat yang memiliki fungsi penting dalam instansi pemerintah maupun perusahaan swasta. Dalam hal ini SPPD sering digunakan atau dipakai karena berkaitan dengan urusan dari proses kerja.
Oleh karena masih bersangkutan dengan proses kerja, maka surat perjalanan ini menjadi surat yang sangat dibutuhkan dalam proses persuratan perusahaan maupun instansi. Sebagai bukti dari proses perjalanan dinas atau proses kerja. Untuk lebih lanjutnya mari kita bahas mengenai pengertian serta bagian-bagian dari SPD itu sendiri.
Pengertian Surat Perjalanan Dinas
Surat perjalanan dinas atau orang-orang sering menyebutnya dengan surat perintah perjalanan dinas SPPD adalah suatu tanda bukti suatu perjalanan pekerjaan yang diberikan oleh atasan atau pihak berwenang kepada karyawan untuk penugasan dalam maupun luar daerah. SPPD adalah surat izin sekaligus bukti untuk karyawan dalam melakukan pekerjaan mereka.
Dengan adanya bukti perjalanan kerja atau dinas menjadikan karyawan mudah dalam melakukan pekerjaan mereka. Surat ini juga berfungsi sebagai tanda identitas karyawan selama masa perjalanan dinas. Dengan ini, selama masa tugas dalam jangka waktu yang telah tertera pada surat, wajib hukumnya bagi karyawan untuk membawa SPPD kemanapun ia pergi.
Sering juga suatu tugas atau tempat untuk memberi tugas tersebut meminta para karyawan untuk membawa SPPD sebagai persyaratan dalam bekerja atau dinas. Dengan adanya surat izin perjalanan dinas, maka kontribusi karyawan akan tetap tercatat di perusahaan walaupun harus meninggalkan kantor selama beberapa lama karena tugas tertentu. Lalu apa sajakah tujuan dari pembuatan serta penggunaan SPPD ini. Simak lebih lanjut!
Tujuan Pembuatan Surat
Tujuan utama dari pembuatan SPPD ini adalah sebagai bukti untuk karyawan dalam melaksanakan tugasnya pada wilayah atau daerah yang telah ditentukan sebelumnya. SPPD berfungsi untuk memaparkan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan yang bertugas secara jelas beserta jangka waktu penugasannya.
Selain itu, SPPD juga berfungsi sebagai persyaratan dalam mengikuti sebuah tugas. Biasanya, SPPD berperan untuk menunjukan tugas apa yang diberikan serta berapa lama waktu yang diberikan. Oleh sebab itu, pembuatan surat perintah dinas sangatlah penting dan wajib hukumnya bagi perusahaan baik swasta maupun pemerintahan.
Baca Juga: Apa itu Nota Dinas dan Contoh Penulisannya
Isi Surat Perjalanan Dinas
Isi surat dinas tentunya sebagai suatu bentuk perizinan serta penjelasan tentang tugas yang diberikan serta waktu dari tugas tersebut. Selain sebagai izin dari sebuah tugas, SPPD juga berisi nama petugas atau jabatan pemberi tugas, nama dan nomor induk dari petugas yang diberi tugas, tugas atau perjalanan dinas yang ditujukan serta waktu yang diberikan, tujuan dari perjalanan dinas tersebut, serta perhitungan biaya atau akomodasi selama melakukan tugas.
Format Surat Perjalanan Dinas
Setelah mengetahui penjelasan tentang isi dari SPPD, berikut kami uraikan struktur SPPD:
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Isi dari kop surat meliputi logo, nama, dan alamat instansi. Pembubuhan alamat instansi merupakan sebuah bukti sah bahwa yang mengeluarkan surat tersebut adalah benar-benar instansi yang terkait. Serta dalam hal ini kop surat menunjukan bahwa surat tersebut merupakan surat resmi atau formal.
Bagian kepala surat memiliki nomor surat, yang mana setiap instansi memiliki susunan nomor yang berbeda-beda. Isi kop surat juga meliputi tanggal surat serta perihal atau hal dari surat yang dibuat. Dalam SPPD nuga wajib ada alamat dari penerima surat yang ditunjukan atau diberikan kepada pihak yang bersangkutan.
2. Nomor Surat
Kemudian aspek penting selanjutnya yang harus ada dalam SPD adalah nomor surat. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah proses pengarsipan surat-surat dalam perusahaan.
3. Bagian Isi Surat
Pada bagian isi surat menjelaskan tentang maksud serta tujuan dari pembuatan surat tersebut dengan memberikan nama dan jabatan dari pegawai yang diberikan tugas. Selain itu juga menjelaskan rincian tugas beserta jangka waktu dalam melakukan tugas tersebut. SPPD harus memuat secara jelas serta menunjukan keterangan secara rinci tugas dengan tidak melupakan menggunakan bahasa Indonesia yang efektif dan sesuai dengan ejaan yang benar.
Sebagai poin tambahan, jika ada pengeluaran atau rincian pembiayaan selama masa tugas, maka wajib dicantumkan juga pada surat beserta rincian penggunaan secara lengkap. Dengan tujuan agar perusahaan mengetahui pengeluarannya sesuai dengan anggaran ataupun lebih. Jangan lupa bubuhkan tanda tangan sebagai bentuk pertanggung-jawaban.
4. Bagian penutup
Pada bagian penutup berisikan salam penutup sebagai bentuk rasa hormat dari pembuatan surat. Dalam menuliskan salam penutup haruslah menggunakan bahasa yang sopan serta efektif. Pada bagian ini terdapat bagian tanda tangan untuk pejabat yang memberi tugas yang diberikan nama, jabatan dan nomor NIP.
Bagian penutup juga biasanya terdapat bagian tembusan, yang dimaksud tembusan adalah pihak yang berhak mengetahui surat dinas yang dibuat sebagai izin dari proses kerja yang diberikan.
Untuk mengetahui penjelasan lebih lanjut dari bagian-bagian serta isi dari surat perintah perjalanan dinas yang ada, mari kita lihat serta simak contoh yang diberikan dalam pembuatan SPPD.
Baca Juga: Surat Keputusan: Pengertian, Contoh, dan Unsur Pentingnya
Contoh Surat Perjalanan Dinas
Umumnya baik SPPD instansi pemerintahan, perusahaan, maupun instansi pendidkan memiliki format yang sama, yang membedakan adalah isi kop surat dan nomornya saja. Berikut kami cantumkan contoh SPPD:
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KOTA BANYUWANGI
Jalan Raya Genteng 23 Banyuwangi, Telp (0333) 87634
SURAT PERJALANAN DINAS
Nomor: 22/SPD-10/2019
Yth. Kepala Urusan Internal Dinas Pendidikan
Drs. Hiqma Yunia
Di
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banyuwangi
Dalam rangka pemberian evaluasi mengenai sistem pendidikan pada kurikulum terbaru, dengan ini Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Banyuwangi memerintahkan kepada kepala bagian urusan internal Dinas Pendidikan, Drs. Hiqma Yunia dengan nomor NIP 19800403987564 untuk melakukan perjalanan dinas dengan tujuan sebagai berikut:
Tempat Tujuan : Dinas Pendidikan Kota Surabaya
Lama Perjalanan : 2 hari
Tanggal Berangkat : 23 September 2019
Tanggal Kembali : 25 September 2019
Dimohon kepada kepala bagian yang ditugaskan untuk menjalankan surat perjalanan dinas ini dengan sebagaimana mestinya dan sebaik mungkin.
Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Banyuwangi
Alvin Hidayat S.Pd, M.M
NIP 19758952347820
Itulah salah satu contoh dari surat perjalanan dinas yang dibuat instansi yang memiliki bagian-bagian penyusun penting.
Kesimpulan
- Surat perjalanan dinas atau sering disebut SPPD merupakan bentuk dari surat resmi atau surat formal
- SPPD menjadi bukti dalam melakukan suatu pekerjaan dinas di luar kota
- Memiliki banyak fungsi yang diperuntukan untuk mempermudah urusan pekerjaan
- SPPD memiliki bagian serta isi yang menjelaskan dari tugas atau perjalanan dinas
SIPAS menyediakan layanan pembuatan aplikasi persuratan yang dilengkapi dengan fitur penomoran surat otomatis dan telah terintegrasi dengan sistem server Anda.
