Aplikasi surat elektronik adalah salah satu contoh modernisasi yang terbentuk dari kemajuan teknologi informasi yang mampu diterapkan dalam berbagai bidang seperti perdagangan, layanan jasa, instansi pemerintah atau swasta dan masih banyak lagi.
Pada perusahaan-perusahaan penggunaan surat memiliki banyak kegunaan, dalam melakukan kerja sama maupun perjanjian dengan perusahaan lain membutuhkan surat.
Persuratan dalam perusahaan merupakan contoh surat menyurat yang dapat dilakukan secara manual atau konvensional dan menggunakan cara modern dengan penggunaan aplikasi.
Dari penginputan surat secara konvensional maupun modern memiliki kelebihan masing-masing. Perusahaan yang menerapkan menggunakan cara modern haruslah menggunakan aplikasi pendukungnya yang membantu kegiatan persuratan.
Apa itu surat elektronik?
Surat elektronik atau surel merupakan persuratan yang dilakukan secara digital atau online yang merupakan contoh modernisasi yang mana surat diolah melalui aplikasi yang menggunakan perkembangan teknologi berupa internet.
Penerapan aplikasi e-surat ini menjadi contoh surat menyurat yang menjadikan pencatatan surat secara modern dapat dilakukan dengan tepat dan efisien. Penghematan waktu dan biaya menjadi faktor utama dari pemilihan aplikasi surat menyurat.
Persuratan yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak, menjadikan perpindahan dari persuratan manual ke cara yang modern dan menggunakan aplikasi.
Penggunaan atau penerapan aplikasi e-surat dalam urusan semua bidang adalah contoh dari modernisasi yang menggunakan peran teknologi informasi secara optimal.
Surat elektronik juga mampu menghadirkan dan memberikan fitur-fitur yang membantu persuratan perusahaan yang menerapkannya.
Manfaat surat elektronik
Surat elektronik merupakan bentuk dari contoh surat menyurat yang menerapkan peran teknologi dalam kehidupan manusia.
Penggunaan surat digital tentunya harus menggunakan aplikasi dalam penerapannya, manfaat yang didapat dari penggunaan surat digital adalah:
1. Menghemat waktu dan tenaga
Dengan menerapkan persuratan moderen menjadikan urusan persuratan lebih menghemat waktu dan tenaga kerja pada persuratan moderen dilakukan secara otomatis dan mampu dilakukan secara bersamaan dalam pendistribusiannya
2. Memudahkan pengkategorian surat
Penerapan e-surat menjadikan mudah dalam pengkategorian surat berdasarkan jenisnya dan menentukan relasi surat secara baik
3. Penerapan aplikasi mobile
Penggunaan yang dilakukan secara mobile menjadikan surat dapat dijangkau kapanpun dan dimanapun dengan mudah
Penggunaan Aplikasi Surat Elektronik
Contoh modernisasi yang lain termasuk dalam bentuk penerapan aplikasi dalam penggunaan aplikasi surat menyurat.
Aplikasi persuratan menjadikan urusan persuratan perusahaan menjadi lebih efisien dan praktis. Aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara mobile maupun melalui aplikasi.
Dalam penggunaan aplikasi e-surat ini menjadikan peran teknologi informasi dimanfaatkan sebaik-baiknya.
Penggunaan aplikasi berbasis web yang berbentuk persuratan digital menjadikan surat elektronik yang diterima perusahaan lebih mudah diolah dan diurus.
Aplikasi e-surat adalah aplikasi mobile yang dapat digunakan melalui aplikasi atau web sehingga memudahkan dalam koordinasi surat yang ada.
E-surat memudahkan urusan dari yang sebelumnya pengarsipan dan pencatatan dilakukan secara konvensional dan manual menjadi lebih modern dan praktis.
Aplikasi surat elektronik juga merupakan aplikasi berbasis web yang mengatur pengelolaan surat masuk dan keluar dari perusahaan.
Aplikasi surat elektronik memiliki kelebihan dan manfaat yang sangat menguntungkan karena surat digital yang diterima lebih mudah digunakan dan diarsipkan.
Dengan aplikasi berbasis web berbentuk persuratan digital pengarsipan surat dapat dilakukan secara otomatis dan lebih cepat.
Surat masuk dan keluar perusahaan dapat dipilih dan direlasikan sesuai dengan korelasinya. Dengan beragamnya manfaat yang diperoleh dari penggunaan aplikasi elektronik, maka perusahaan atau instansi harus memilih aplikasi yang tepat yang mampu menyesuaikan kebutuhan dari perusahaan tersebut.
Dengan alasan tersebut dan menjawab kebutuhan dari perusahaan maka hadir aplikasi surat menyurat SIPAS atau Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat.
SIPAS merupakan aplikasi surat menyurat yang berbasis web yang sudah digunakan banyak perusahaan dan instansi pemerintah dalam urusan persuratan perusahaan mereka.
Dengan menerapkan SIPAS, surat digital yang di dapat oleh suatu perusahaan menjadi lebih mudah untuk dikontrol dan digunakan.
Penerapan Aplikasi SIPAS dalam Persuratan Digital
Penggunaan aplikasi e-surat dalam penanganan masalah persuratan digital menjadi lebih mudah dan efisien.
Aplikasi surat menyurat yang memudahkan pekerjaan manusia menjadi opsi dan alternatif untuk membantu menyelesaikan tugas persuratan.
Aplikasi SIPAS berbentuk aplikasi mobile yang dapat diakses dan digunakan kapanpun dan di manapun dengan mudah.
SIPAS merupakan contoh modernisasi yang sangat menerapkan peran teknologi informasi di dalam pengaplikasiannya.
Pada aplikasi SIPAS memiliki fitur yang mampu mengetahui tracking surat, sehingga dapat mengetahui keberadaan surat.
Aplikasi SIPAS memudahkan dalam melakukan pendistribusian surat masuk dan keluar, oleh karena itu pendistribusian dapat dilakukan secara efisien tanpa membutuhkan jasa pengantar.
Aplikasi persuratan kantor ini memiliki fitur pencarian dimana memudahkan dalam mencari surat yang diinginkan dan dipastikan data yang dimiliki akan tersimpan secara aman dan terpusat tanpa khawatir akan hilang.
Fitur pelaporan data yang dilakukan secara berkala dan bertahap memudahkan dalam melakukan laporan kepada pimpinan.
Aplikasi persuratan digital ini menjadikan sekretaris perkantoran atau staf admin mudah untuk memonitoring surat keluar dan surat masuk.
Terdapat fitur penomoran secara otomatis sehingga nomor surat dapat dicatat secara urut tanpa khawatir terdapat nomor surat yang terlewat.
Penomoran surat yang dilakukan secara manual menimbulkan potensi kesalahan dalam pemberian nomor surat.
Contoh modernisasi yang dimanfaatkan secara optimal dan maksimal sangat membantu urusan manusia dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada.
Kesimpulan
Peran teknologi informasi harus diterapkan dengan baik dan maksimal dalam segala aspek kehidupan manusia.
Contoh modernisasi dalam bidang administrasi perkantoran adalah contoh surat menyurat yang menggunakan aplikasi.
Aplikasi surat elektronik menjadikan kemudahan dalam menghadapi persuratan yang selalu ada dan masuk di perusahaan.
Dengan begitu dapat disimpulkan bahwa aplikasi surat digital memiliki banyak manfaat dan kegunaan, yang diantaranya adalah:
- Memudahkan dalam penanganan surat digital
- Penghematan waktu dan tenaga karena pendistribusian surat dilakukan secara otomatis
- Pelaporan data yang dilakukan secara terpusat
- Pemberian nomor otomatis
- Disposisi surat dilakukan dengan akurat
