Meski berada dalam jenis yang sama, terdapat beragam bentuk-bentuk surat.
Tata letak ini berfungsi sebagai panduan dalam penyusunan surat.
Setiap perusahaan atau instansi biasanya memiliki kebijakan sendiri terkait bentuk surat yang dipakai.
Untuk memberikan gambaran lebih jelas, berikut kami sajikan 6 bentuk surat yang umum digunakan
6 Contoh Bentuk-bentuk Surat
1. Surat Full Block Style (Bentuk Lurus Penuh)
Poin-poin berikut merepresentasikan bagian-bagian yang sama seperti yang ditunjukkan dalam gambar.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat
- Hal / Kepentingan
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga yang membuat surat
- Nama tanda tangan
- Jabatan tanda tangan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial pembuat surat dan pencatat
Surat dengan full block style memiliki tata letak yang rata dari atas hingga bawah, sehingga terlihat seperti balok dengan teks yang sejajar di kedua sisi.
Tidak ada bagian teks yang menjorok masuk atau keluar, sehingga seluruh bagian surat terlihat rapi dan rata.
Meskipun tampilannya lurus dan teratur, struktur surat tetap mengikuti aturan penulisan yang berlaku.
2. Surat Semi Block Style (Bentuk Setengah Lurus)
Gambar di atas terdiri dari bagian-bagian berikut.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga
- Nama Tanda Tangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Pada format semi block style, semua bagian surat mengikuti tata letak lurus, kecuali isi surat.
Awalan pada masing-masing paragraf baru dilakukan ditulis dengan sedikit menjorok ke dalam paragraf.
Biasanya, format ini sering digunakan pada surat undangan, seperti undangan pernikahan.
3. Surat Block Style (Bentuk Lurus)
Berikut merupakan nomor dalam gambar.
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
- Nama Tanda tangan
- Jabatan Tanda tangan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial pembuat surat dan pencatat
Surat block style mirip dengan full block style, di mana bagian seperti nomor surat, alamat, salam pembuka, dan lainnya berada di tepi kiri.
Hal yang membedakan adalah, format pada block style menempatkan informasi terkait tanggal, penutup, serta nama dan jabatan penandatanganan di bagian kanan surat.
4. Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan/ Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Lembaga
- Nama Tanda tangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Ciri khas surat indented style terletak pada alamat tujuan yang ditulis dengan bentuk bergerigi.
Penulisan dimulai dari tepi kiri pada baris pertama, lalu setiap baris berikutnya dimundurkan secara bertahap.
Tanggal, nama, jabatan, dan penutup terletak di sebelah kanan, sementara setiap paragraf baru juga dimulai dengan menjorok lima spasi.
Format ini cocok untuk surat dengan alamat singkat.
5. Surat Hanging Paragraph Style (Bentuk Alinea Menggantung)
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Alamat Tujuan
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Salam Pembuka
- Isi Surat
- Salam Penutup
- Nama Organisasi
- Nama Penandatangan
- Jabatan
- Lampiran
- Tembusan
- Inisial Penulis
Surat dengan hanging paragraph style menciptakan tampilan paragraf yang terkesan menggantung.
Artinya, hanya baris pertama dari setiap paragraf yang dimulai dari tepi kiri, sedangkan baris berikutnya menjorok lima spasi ke dalam.
Tata letak ini memberikan tampilan unik pada paragraf.
6. Surat Official Style (Bentuk Resmi)
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran
- Hal / Kepentingan / Perihal
- Alamat tujuan
- Salam pembuka
- Isi surat
- Salam penutup
- Jabatan Tanda tangan
- Nama penanda tangan
- NIP/NIK/RRP
- Tembusan
- Inisial penulis
Bentuk surat resmi terbagi menjadi dua, yaitu versi lama dan versi baru.
Pada versi lama, alamat dan perihal sejajar dengan tempat, sedangkan isi surat dan penandatanganan menjorok lima spasi.
Pada versi baru, beberapa perubahan tata letak dilakukan untuk memberikan tampilan yang lebih modern.
Bentuk-bentuk Surat Berdasarkan Jenisnya
Selain format tata letak penulisan, bentuk surat juga dapat dibedakan berdasarkan jenisnya.
Pengelompokan ini dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa aspek, seperti sifat kegiatan yang mendasarinya, isi surat, tingkat keamanan, tujuan pembuatan, serta wujud fisiknya.
| Klasifikasi Surat | Jenis Surat | Deskripsi |
| Berdasarkan Kegiatan | Surat Internal | Surat yang diarahkan kepada individu atau unit spesifik dalam suatu institusi. |
| Surat Eksternal | Surat yang ditujukan untuk pihak diluar organisasi, instansi, maupun perusahaan terkait. | |
| Berdasarkan Sifat Surat | Surat Pribadi | Surat untuk kebutuhan personal dalam hubungan sosial sehari-hari |
| Surat Niaga | Surat untuk menunjang aktivitas komersial, misalnya penawaran sebuah produk atau jasa. | |
| Surat Dinas | Surat dalam sektor formal untuk mempermudah administrasi kantor atau lembaga. | |
| Surat Resmi | Surat untuk kepentingan perseorangan, lembaga, atau organisasi secara sah. | |
| Berdasarkan Keamanan Isi | Surat Sangat Rahasia | Surat yang hanya bisa dibaca oleh pihak terpilih. Kode: SRHS atau SR |
| Surat Rahasia | Surat yang hanya dapat diakses oleh penerima yang dperbolehkan. Kode: R atau RHS,. | |
| Surat Biasa | Surat yang isinya dapat diketahui oleh siapapun karena tidak bersifat rahasia. | |
| Berdasarkan Tujuan | Perintah | Surat yang bertujuan memberikan perintah kepada penerima. |
| Pemberitahuan | Surat untuk memberikan pemberitahuan mengenai hal yang perlu diketahui. | |
| Permintaan | Dokumen yang berisi permintaan tertulis kepada pihak tertentu untuk memenuhi kebutuhan. | |
| Berdasarkan Wujud atau Bentuk Surat | Surat Tanda Bukti | Surat sebagai bukti atas dilakukannya urusan bisnis tertentu misalnya kwitansi atau faktur. |
| Memo dan Nota | Surat untuk memberikan perintah atau panduan dalam lingkungan lembaga atau perusahaan. | |
| Surat Biasa | Surat yang dikirim menggunakan amplop dan menggunakan kertas fisik. | |
| Surat Tertutup | Surat yang isi dan tujuannya dirahasiakan sehingga tanpa keterlibatan pihak luar. | |
| Surat Terbuka | Surat yang sengaja untuk dipublikasikan secara luas di beberapa media publikasi. |
Kesimpulan
Beragam bentuk-bentuk surat, baik berdasarkan tata letak maupun jenisnya, memiliki fungsi dan karakteristik masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan pengirim dan penerima.
Pemilihan bentuk surat yang tepat tidak hanya membantu penyampaian informasi menjadi lebih efektif, tetapi juga mencerminkan profesionalisme serta kepatuhan pada aturan penulisan formal.
Dengan memahami berbagai bentuk dan jenis surat, instansi atau individu dapat memastikan korespondensi berjalan dengan lancar, efisien, dan sesuai dengan tujuan komunikasi.
Untuk mendukung proses persuratan Anda, gunakan SIPAS sebagai software pengelolaan surat terbaik.
Dengan fitur unggulan kami, pengelolaan surat menjadi lebih efektif dan efisien.
Hubungi kami sekarang juga!
