Nota dinas merupakan bagian dari persuratan yang tidak asing didengar serta sering digunakan dalam banyak instansi pemerintahan. Nota dinas sering digunakan oleh atasan untuk memberikan catatan kepada bawahan atau pegawai. Nota sendiri berasal dari kata note yang berarti catatan. Sehingga dapat diketahui bahwa dinas merupakan bagian dari sebuah instansi yang bersifat secara intern atau hanya dalam ruang lingkup perusahaan saja.
Pembuatan nota tentunya tidak dapat dilakukan secara asal-asalan, karena menyangkut dari atas nama instansi atau perusahaan terkait. Oleh karena itu dalam membuat harus disesuaikan dengan format yang ada.
Apa itu nota dinas
Menurut Badan Tata Naskah Sandi Negara, nota dinas adalah sebuah naskah dinas yang dibuat oleh pihak dalam atau pihak intern dari instansi dengan memiliki tujuan sebagai penyampaian informasi laporan, permintaan, serta tugas dan kewajiban yang dilakukan oleh pegawai dalam suatu instansi. Pembuatannya dilakukan oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan serta dilakukan dalam ruang lingkup internal atau kecil dari instansi tersebut.
Pembuatannya berupa catatan ringkas yang memuat tugas serta tanggung jawab dari pegawai tersebut agar dapat langsung dilakukan pengerjaan atau disposisi. Nota dinas bersifat formal karena menyangkut dalam urusan instansi resmi yang memiliki fungsi utama sebagai pemberi informasi yang jelas dan singkat kepada penerima nota.
Dengan kemajuan teknologi yang terus berkembang, penggunaan nota dinas tetap menjadi pilihan dan tidak berubah seiring perkembangan. Hal ini dikarenakan proses yang dimiliki perusahaan yang bersifat resmi akan lebih memudahkan apabila dilakukan secara langsung.
Tujuan pembuatan nota dinas
Tujuan utama pembuatan nota dinas adalah sebagai sarana komunikasi yang dipergunakan untuk melakukan komunikasi antara satu pejabat dengan pejabat lainnya yang memberikan tugas atau tanggung jawabnya. Nota yang berisikan surat singkat atau penjelasan singkat tentang suatu tindakan yang harus dikerjakan oleh penerima surat.
Fungsi nota dinas
Dalam pembuatan nota tentunya memiliki berbagai fungsi yang diantaranya adalah:
- Dalam pembuatan nota tentunya memiliki berbagai fungsi yang diantaranya adalah
- Digunakan sebagai informasi yang berisi tentang perintah atau instruksi.
- Sebagai pesan pengingat untuk instansi yang terkait karena dapat difungsikan sebagai arsip surat.
- Sebagai alat bukti yang pada nota karena memiliki isi berupa perjanjian.
- Nota dinas digunakan sebagai pedoman yang berkaitan dengan perintah dalam melakukan suatu pekerjaan.
Format nota dinas
Pembuatan nota tidak membutuhkan keahlian khusus dalam pembuatannya namun memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia yang jelas dan sesuai dengan ejaan yang baik dan benar. Selain itu penulisan dan pembuatan nota harus memperhatikan isi yang disampaikan dapat dipahami oleh penerima sehingga surat dapat dikerjakan atau dilakukan oleh penerima surat.
Sebelum masuk ke bagian contoh, mari kita pelajari terlebih dahulu penjelasan mengenai bagian nota, di antaranya adalah:
1. Kepala Nota Dinas
- Bagian kepala terdiri dari logo serta nama instansi dan alamat instansi yang ditulis secara horizontal dan tersistematis.
- Penulisan Yth, Nomor, Tanggal, Serta lampiran diikuti dengan tanda baca titik dua (:) dan diawali dengan huruf kapital.
2. Batang tubuh
Bagian batang tubuh nota memiliki tiga bagian antara lain adalah
- Bagian pembuka atau alinea pembuka yang berisi uraian dari pengirim dengan tujuan nota agar dapat dibaca, serta mudah dipahami.
- Bagian isi atau alinea isi yang berisi pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Pada bagian pembahasan memiliki tiga poin utama yaitu data pertimbangan, ketaatan terhadap peraturan undang-undang, dan analisis risiko atau konsekuensi yang mungkin terjadi dari sebuah peristiwa. Bagian pendapat berisikan uraian tanggapan serta pemikiran tentang permasalahan yang terjadi. Sedangkan bagian rekomendasi berisi tentang saran atau usulan kegiatan.
3. Bagian penutup
Bagian atau alinea penutup menjelaskan kalimat penutup yang singkat, padat dan jelas dari sebuah nota.
Pada bagian kaki nota memiliki beberapa bagian yang antara lain adalah tanda tangan dari pejabat yang berwenang, dengan diberikan keterangan nama lengkap serta ditulis keterangan NIP dibawah nama.
Dalam pembuatan nota ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yang diantaranya adalah
- Nota tidak perlu ditambahi cap dinas atau instansi
- Tembusan hanya berlaku di lingkungan internal instansi
- Pemberian nomor pada instansi dilakukan dengan menuliskan nomor, kode unit organisasi, serta tahun pembuatan.
- Penomoran dilakukan secara terpisah dari penomoran surat keluar
- Penulisan dilengkapi dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor, dan tahun penulisan tersebut
Contoh nota dinas
Berikut ini adalah contoh nota untuk instansi pemerintahan dan perjalanan dinas
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PEMERINTAH KOTA PADANG
PROVINSI SUMATERA SELATAN
Jalan Bhayangkara No. 457 telp (046) 974662
NOTA DINAS
Nomor : 99/ND-101/VII/2018
Yth : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Dari : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal : 30 Juli 2018
Sifat : Penting
Lampiran : –
Hal : Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk sosialisasi serta penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.
Dalam rangka untuk memberikan penyuluhan serta sosialisasi tentang kurikulum baru pada sistem pendidikan, maka untuk memberikan penjelasan serta pemberian informasi secara detail mengenai sistematika kurikulum terbaru. Oleh karena hal itu, penyuluhan akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Sabtu, 2 Agustus 2018
Waktu : 07.00 – Selesai
Tempat : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta
Adapun dengan hal tersebut kami memohon kepada Ibu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk dapat menghadiri acara sosialisasi ini, untuk biaya perjalanan serta akomodasi sudah menjadi tanggung jawab dari urusan administrasi.
Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatian Ibu saya sampaikan terima kasih.
Kepala dinas Pendidikan dan Kebudayaan
Kota Padang
Dr. Sutrisno, S.Pd, M.M
NIP 98726539923
Tembusan:
1. Kepala Bagian Administrasi
2. Sekretaris Kepala Bagian Humas
Kesimpulan
- Nota dinas berisi perintah atau informasi yang ditujukan untuk pihak internal dari perusahaan
- Pembuatan nota harus menggunakan format yang sesuai dan menggunakan bahasa yang efektif.
- Nota dinas memiliki banyak fungsi yang diantaranya adalah sebagai pengingat untuk melakukan pekerjaan
- Format nota dinas di antaranya adalah kepala, batang tubuh (pembuka dan isi), serta penutup
- Dalam membuat nota tidak membutuhkan keahlian khusus, namun harus memahami tujuan dari pembuatannya.
Aplikasi SIPAS menyediakan berbagai kebutuhan khusus terkait sistem tata kelola persuratan dan disposisi, cek fitur dan paket selengkapnya dalam laman kami di sini.
