Pengertian, Contoh, dan Format Nota Dinas

Nota dinas merupakan bagian dari persuratan yang tidak asing didengar serta sering digunakan dalam banyak instansi pemerintahan. Nota dinas sering digunakan oleh atasan untuk memberikan catatan kepada bawahan atau pegawai. Nota dinas sendiri berasal dari kata note yang berarti catatan. Sehingga dapat diketahui bahwa nota dinas bagian dari sebuah instansi yang bersifat secara intern atau hanya dalam ruang lingkup perusahaan saja.

Pembuatan nota dinas tentunya tidak dapat dilakukan secara asal-asalan, karena menyangkut dari atas nama instansi atau perusahaan terkait. Oleh karena itu dalam membuat harus disesuaikan dengan format yang ada. Namun sebelum menuju ke cara membuat dan format nota dinas, mari kita simak terlebih dahulu penjelasan dari apa itu nota dinas.

Apa itu nota dinas ?

Menurut Badan Tata Naskah Sandi Negara Nota dinas adalah sebuah naskah dinas yang dibuat oleh pihak dalam atau pihak intern dari instansi dengan memiliki tujuan sebagai penyampaian informasi laporan, permintaan, serta tugas dan kewajiban yang dilakukan oleh pegawai dalam suatu instansi. Pembuatannya dilakukan oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan serta dilakukan dalam ruang lingkup internal atau kecil dari instansi tersebut.

Pembuatannya berupa catatan ringkas yang memuat tugas serta tanggung jawab dari pegawai tersebut agar dapat langsung dilakukan pengerjaan atau disposisi. Nota dinas bersifat formal karena menyangkut dalam urusan instansi resmi yang memiliki fungsi utama sebagai pemberi informasi yang jelas dan singkat kepada penerima nota. 

Dengan kemajuan teknologi yang terus berkembang, penggunaan nota dinas tetap menjadi pilihan dan tidak berubah seiring perkembangan. Hal ini dikarenakan proses nota dinas yang dimiliki perusahaan yang bersifat resmi akan lebih memudahkan apabila dilakukan secara langsung.

Tujuan pembuatan nota dinas

Tujuan utama pembuaatan nota dinas adalah sebagai sarana komunikasi yang dipergunakan untuk melakukan komunikasi antara satu pejabat dengan pejabat lainnya yang memberikan tugas atau tanggung jawabnya. Nota dinas yang berisikan surat singkat atau penjelasan singkat tentang suatu tindakan yang harus dikerjakan oleh penerima surat.  

Fungsi nota dinas

• Dalam pembuatan nota dinas tentunya memiliki berbagai fungsi yang diantaranya adalah 
• Digunakan sebagai informasi yang berisi tentang perintah atau instruksi.
• Sebagai pesan pengingat untuk instansi yang terkait karena dapat difungsikan sebagai arsip surat.
• Sebagai alat bukti yang pada nota karena memiliki isi berupa perjanjian.
• Nota dinas digunakan sebagai pedoman yang berkaitan dengan perintah dalam melakukan suatu pekerjaan.

Format nota dinas

Pembuatan nota dinas tidak membutuhkan keahlian khusus dalam pembuatannya namun memperhatikan penggunaan bahasa Indonesia yang jelas dan sesuai dengan ejaan yang baik dan benar.  Selain itu penulisan dan pembuatan nota dinas harus memperhatikan isi yang disampaikan dapat dipahami oleh penerima sehingga surat atau nota dinas dapat dikerjakan atau dilakukan oleh penerima surat.

Sebelum masuk ke contoh format nota dinas, mari kita pelajari terlebih dahulu penjelasan mengenai susunan nota dinas. Nota dinas memiliki beberapa susunan di antaranya adalah:

1. Kepala Nota Dinas

– Kepala nota dinas terdiri dari logo serta nama instansi dan alamat instansi yang ditulis secara horizontal dan tersistematis.
– Penulisan Yth, Nomor, Tanggal, Serta lampiran diikuti dengan tanda baca titik dua (:) dan diawali dengan huruf kapital.

2. Batang tubuh Nota Dinas

Bagian batang tubuh nota dinas memiliki tiga bagian antara lain adalah
– Bagian pembuka atau alinea pembuka yang berisi uraian dari pengirim dengan tujuan nota dinas dapat dibaca serta mudah dipahami.
– Bagian isi atau alinea isi yang berisi pembahasan, pendapat, dan rekomendasi. Pada bagian pembahasan memiliki tiga poin utama yaitu data pertimbangan, ketaatan terhadap peraturan undang-undang, dan analisis risiko atau konsekuensi yang mungkin terjadi dari sebuah peristiwa. Bagian pendapat berisikan uraian tanggapan serta pemikiran tentang permasalahan yang terjadi. Sedangkan bagian rekomendasi berisi tentang saran atau usulan kegiatan.

3. Bagian penutup atau alinea penutup

Bagian penutup menjelaskan kalimat penutup yang singkat, padat dan jelas dari sebuah nota dinas. 

Pada bagian kaki nota dinas memiliki beberapa bagian yang antara lain adalah tanda tangan dari pejabat yang berwenang, dengan diberikan keterangan nama lengkap serta ditulis keterangan NIP dibawah nama.

Dalam pembuatan nota dinas ada beberapa hal yang harus diperhatikan, yang diantaranya adalah

-Nota dinas tidak perlu ditambahi cap dinas atau instansi

-Tembusan nota dinas hanya berlaku di lingkungan internal instansi
-Pemberian nomor pada instansi dilakukan dengan menuliskan nomor nota dinas, kode unit organisasi, serta tahun pembuatan nota dinas.

Contoh nota dinas

Berikut ini adalah contoh nota dinas instansi pemerintahan untuk perjalanan dinas

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PEMERINTAH KOTA PADANG

PROVINSI SUMATERA SELATAN

Jalan Bhayangkara No. 457 telp (046) 974662

NOTA DINAS

Nomor  : 99/ND-101/VII/2018

Yth : Kepala Bagian Hubungan Masyarakat  Dinas Pendidikan dan Kebudayaan 

Dari : Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

Tanggal : 30 Juli 2018

Sifat : Penting 

Lampiran : –

Hal : Perjalanan dinas untuk melakukan kunjungan ke Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk sosialisasi serta penyuluhan kurikulum pendidikan terbaru.

Dalam rangka untuk memberikan penyuluhan serta sosialisasi tentang kurikulum baru pada sistem pendidikan, maka untuk memberikan penjelasan serta pemberian informasi secara detail mengenai sistematika kurikulum terbaru. Oleh karena hal itu, penyuluhan akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 2 Agustus 2018

Waktu : 07.00 – Selesai

Tempat : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jakarta

Adapun dengan hal tersebut kami memohon kepada Ibu Kepala Bagian Hubungan Masyarakat  Dinas Pendidikan dan Kebudayaan sebagai perwakilan untuk dapat menghadiri acara sosialisasi ini, untuk biaya perjalanan serta akomodasi sudah menjadi tanggung jawab dari urusan administrasi. 

Demikian nota dinas ini saya sampaikan, atas perhatian Ibu saya sampaikan terima kasih. 

Kepala dinas Pendidikan dan Kebudayaan 

Kota Padang

Dr. Sutrisno, S.Pd, M.M

NIP 98726539923

Tembusan:

1.Kepala Bagian Administrasi

2.Sekretaris Kepala Bagian Humas

Kesimpulan

• Nota dinas berisi perintah atau informasi yang ditujukan untuk pihak internal dari perusahaan
• Pembuatan nota dinas harus menggunakan format yang sesuai dan menggunakan bahasa yang efektif
• Nota dinas memiliki banyak fungsi yang diantaranya adalah sebagai pengingat untuk melakukan pekerjaan
• Dalam membuat nota dinas tidak membutuhkan keahlian khusus, namun harus memahami tujuan dari pembuatannya