Dalam era digital yang terus berkembang, komunikasi menjadi lebih cepat dan efisien berkat penggunaan surat elektronik atau yang lebih dikenal dengan istilah “email”.
Email telah menjadi salah satu alat komunikasi paling penting di dunia bisnis maupun kehidupan pribadi.
Artikel ini akan membahas tentang penggunaan surat elektronik dan beberapa jenis surat elektronik yang umum digunakan. Yuk, simak!
Pengertian Surat Elektronik
Surat elektronik (Surel) atau email adalah bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan pengiriman pesan teks dan lampiran digital antara pengguna melalui jaringan internet yang memiliki alamat email.
Biasanya, alamat email berbentuk kombinasi nama pengguna dan domain (misalnya, [email protected]).
Konsepnya mirip dengan surat tradisional, tetapi dengan cara yang lebih cepat efisien dan global.
Alamat email berfungsi sebagai alamat tujuan yang unik, di mana pesan dapat dikirimkan dan diterima dalam format teks atau dengan lampiran berupa dokumen, gambar, atau file lainnya.
Sejarah Surat Elektronik
Sejarah surat elektronik dimulai pada awal tahun 1960-an ketika MIT (Massachusetts Institute of Technology) memperkenalkan konsep komunikasi melalui jaringan komputer.
Namun, surat elektronik modern pertama kali diterapkan pada tahun 1971 oleh Ray Tomlinson, yang mengirimkan pesan antara dua komputer menggunakan tanda “@” untuk memisahkan nama pengguna dengan nama domain.
Dia mengirimkan pesan pertama antara dua komputer di jaringan ARPANET (Pendahulu internet modern) menggunakan alamat email untuk pertama kalinya. Program yang digunakan ialah SNDMSG, dengan protokol CYPNET.
Fungsi Surat Elektronik
Umumnya surel berfungsi untuk mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Namun, fungsi email sebenarnya jauh lebih banyak dari hanya sekedar mengirim pesan antar orang. Berikut adalah beberapa fungsi surat elektronik:
1. Pengiriman Dokumen Digital
Surat elektronik memungkinkan pengiriman berkas dan dokumen digital dengan mudah. Pengguna dapat melampirkan berbagai jenis file seperti dokumen, gambar, dan video ke dalam pesan, mengurangi ketergantungan pada pencetakan dan pengiriman fisik.
2. Pemberitahuan dan Pengingat
Fungsi ini memungkinkan pengiriman pemberitahuan penting tentang status pesanan, informasi acara, atau pengingat janji temu kepada penerima. Hal ini membantu menjaga komunikasi yang tepat waktu dan menghindari kehilangan informasi penting.
3. Pemasaran dan Promosi
Surat elektronik juga berfungsi sebagai alat pemasaran yang kuat. Banyak perusahaan menggunakan email untuk mengirimkan penawaran khusus, diskon, dan informasi produk kepada pelanggan, memungkinkan mereka untuk mencapai audiens yang lebih luas dengan biaya yang lebih rendah.
4. Arsip Digital
Fungsi ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan arsip pesan dan informasi penting dalam bentuk digital. Alhasil, ini mempermudah pencarian dan pengaksesan kembali informasi di masa mendatang tanpa perlu melalui ribuan lembar kertas.
Baca Juga: Cara Penomoran Surat Otomatis yang Tepat
Manfaat Surat Elektronik
Masyarakat saat ini menggunakan email untuk aktivitas sehari-hari seperti kebutuhan jual beli online atau pekerjaan yang lainnya. Selain mempermudah mobilitas, surel memiliki beberapa manfaat lain, di antaranya adalah:
1. Kecepatan Komunikasi
Salah satu manfaat utama surat elektronik adalah kecepatan komunikasi yang luar biasa. Pesan dapat dikirim dan diterima dalam hitungan detik, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pertukaran informasi.
2. Akses Global
Manfaat lainnya adalah akses global yang memungkinkan komunikasi lintas negara dan benua. Dengan jangkauan internet yang meluas, surat elektronik memungkinkan orang berkomunikasi tanpa terpengaruh oleh batasan geografis.
3. Efisiensi Biaya
Surat elektronik mengurangi biaya yang terkait dengan pengiriman surat fisik dan telepon. Dengan pengiriman digital, biaya kertas, percetakan, dan ongkos kirim dapat dihemat.
4. Pengelolaan Tugas yang Lebih Baik
Manfaat lainnya adalah kemampuan untuk mengelola tugas dan komunikasi dengan lebih baik. Surat elektronik memungkinkan pengguna untuk mengatur pesan, memprioritaskan tanggapan, dan mengelompokkan berdasarkan subjek atau proyek.
5. Interaksi Fleksibel
Surat elektronik memberikan fleksibilitas dalam interaksi. Pengguna dapat berkomunikasi dengan berbagai cara, seperti melalui teks, gambar, atau video, sesuai dengan konteks dan kebutuhan komunikasi.
Cara Membuat Surat Elektronik
Untuk membuat surat elektronik tidaklah sulit. Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membuatnya:
- Pilih Platform Email: Pilih platform email yang sesuai dengan preferensi Anda, seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo Mail.
- Buat Akun: Jika belum memiliki akun email, daftarlah dengan menyediakan informasi pribadi dan memilih alamat email yang unik.
- Login ke Akun: Masuklah ke akun email Anda dengan menggunakan alamat email dan kata sandi yang telah Anda buat.
- Buat Pesan Baru: Temukan opsi “Tulis Pesan Baru” atau serupa di antarmuka email Anda.
- Isi Alamat Tujuan: Masukkan alamat email penerima di bidang “Kepada” atau “Penerima”.
- Isi Subjek: Tulis subjek yang menggambarkan isi email Anda secara singkat dan jelas.
- Tulis Isi Pesan: Ketik isi pesan Anda di bagian tubuh email. Gunakan paragraf pendek dan bahasa yang jelas.
- Tambahkan Lampiran: Jika perlu, lampirkan berkas digital dengan mengklik opsi “Tambahkan Lampiran” atau serupa.
- Periksa dan Kirim: Periksa kembali pesan Anda untuk kesalahan sebelum mengklik tombol “Kirim”.
Macam-Macam Surat Elektronik
Terdapat berbagai macam surat elektronik yang sering digunakan oleh masyarakat. Macam-macam surel ini memiliki kelebihan tersendiri.
Jadi, Anda bisa menggunakan salah satu platform email yang dapat membantu mobilitas komunikasi. Berikut adalah macam-macam surat elektronik:
1. Gmail
Layanan Gmail dari perusahaan Google yang dapat Anda gunakan dengan mudah dan cepat. Layanan ini cocok untuk Anda pemula yang mengirim surel. Hal ini dikarenakan Gmail memiliki tampilan yang lebih mudah dipahami oleh pemula.
Keuntungan dari macam surel ini adalah memiliki penyimpanan tidak terbatas. Bahkan, Gmail memiliki fitur IMAP yang dapat digunakan di program email seperti Outlook Express.
2. Yahoo Email Service
Layanan email Yahoo sering digunakan oleh masyarakat untuk mengirim pesan. Ini karena Yahoo gratis dan mudah digunakan.
Keunggulan layanan email Yahoo adalah memiliki aplikasi instan bernama Yahoo Messenger. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengobrol dengan siapa saja. Sayangnya fitur IMAP dan POP pada layanan email Yahoo hanya tersedia di Indonesia.
Baca juga: Kelebihan dari Penyimpanan Data Persuratan Secara Online
3. AIM Mail
AIM Mail memiliki menu yang mudah digunakan untuk pemula. Keunggulan AIM Mail adalah memiliki perlindungan surel yang sangat baik terhadap ancaman spam. Bahkan AIM Mail bebas menggunakan protokol IMAP dan POP. Sayangnya AIM Mail tidak memiliki email sharing, tagging dan folder.
4. Windows Live Hotmail
Namun kekurangan Windows Live Hotmail adalah aksesnya yang relatif lambat karena fungsinya yang terlalu banyak. Selain itu, Windows Live Hotmail hanya memiliki penyimpanan 5GB.
5. Inbox.com
Windows Live Hotmail menggunakan sistem yang sangat aman dan andal. Kemudian layarnya sangat mudah dipahami oleh pemula. Saat Anda menerima email baru, pemindaian virus terlebih dahulu dilakukan agar lebih aman.
Inbox.com menawarkan Anda sebagai pengguna ruang penyimpanan sebesar 30 GB. Kemudian Anda mendapatkan beranda pribadi saat membuat akun Inbox.com. Namun sayangnya, Inbox.com hanya menawarkan penyimpanan 2GB.
Jenis-Jenis Surat Elektronik
Ada beberapa jenis pesan email. Pastinya, setiap jenis mempunyai kualitasnya masing-masing. Namun setiap jenis surel memiliki kekurangan yang harus diperhatikan sebelum menggunakannya. Berikut adalah jenis-jenis surel:
1. POP Mail
POP Mail adalah layanan email yang menggunakan penyedia Internet sebagai tautan. Keunikan POP Mail adalah dapat membuka email meski tidak terkoneksi dengan Internet. Untuk menggunakan email POP, Anda harus memiliki klien email seperti Mozilla Thunderbird.
2. Web Based Email
Email berbasis web merupakan layanan email yang berasal dari website terkenal seperti Gmail dan Yahoo.
Keuntungan menggunakan email adalah Anda dapat memeriksa email yang masuk kapan saja.
Namun, kekurangannya adalah Anda harus memiliki banyak kuota untuk mengecek email. Berikut adalah contoh dari web base email:
3. Email Forwarding
Email jenis ini biasanya digunakan untuk meneruskan pesan yang diterima ke orang lain. Jadi, Anda dapat melakukan ini tanpa mengungkapkan pengirim asli email tersebut. Namun, layanan ini hanya bersifat perantara dan membutuhkan waktu pengiriman yang lama.
Baca juga: Korespondensi Surat: Definisi, Jenis, Unsur, dan Manfaat
Kesimpulan
Dengan jenis dan kegunaan yang berbeda-beda, surat elektronik menjadi salah satu alat komunikasi paling efektif dan efisien di dunia digital.
Dengan memahami macam-macam surel dan cara penggunaannya, kita bisa memanfaatkannya secara maksimal dalam menjalani kehidupan digital modern.
Dari komunikasi bisnis hingga pengumuman pribadi, kami memiliki cara yang cepat, efisien, dan efektif untuk terhubung satu sama lain.
Itulah penjelasan mengenai surat elektronik yang dapat membantu mobilitas Anda dalam berkomunikasi.
Berkenaan dengan surel, SIPAS menyediakan layanan pembuatan Aplikasi Persuratan yang dilengkapi dengan fitur penomoran surat otomatis dan terintegrasi pada server Anda. Yuk, coba sekarang juga!