Surat Keputusan (SK) merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam dunia organisasi, baik itu perusahaan, instansi pemerintah, maupun organisasi non-profit. Surat ini digunakan untuk menyampaikan keputusan-keputusan penting yang telah diambil oleh pihak berwenang dalam organisasi tersebut. SK biasanya ditandatangani oleh pejabat atau atasan yang berwenang dan memiliki kedudukan formal dalam organisasi.
Surat keputusan memiliki tujuan dan fungsinya agar tujuan utama dari pembuatan surat tetap ada serta berfungsi sebagaimana mestinya. Sebelum menuju dan mengetahui tentang cara pembuatan surat keputusan mari kita simak penjelasan mengenai pengertian serta fungsi dari surat pemberitahuan.
Pengertian Surat Keputusan
Surat keputusan merupakan sebuah surat atau ketetapan yang dibuat oleh badan atau perusahaan tertentu dalam bentuk tertulis dengan berdasarkan dari peraturan perundang undangan yang mengatur. Surat ini bersifat konkret, individual dan final. Oleh sebab itu dalam prosesnya pembuatan SK langsung ditujukan kepada pihak yang dimaksud dan tidak disebarkan secara umum.
Surat keputusan merupakan pernyataan final yang merupakan suatu solusi atau akhir dari setiap permasalahan yang ada. Isi dari SK mencakup pernyataan resmi tentang tindakan atau keputusan yang diambil dan seringkali disertai dengan alasan atau pertimbangan yang mendasari keputusan tersebut. Surat ini memiliki kekuatan hukum dan mengikat bagi pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut.
Fungsi Surat Keputusan
Surat Keputusan (SK) memiliki berbagai fungsi penting dalam sebuah organisasi. Fungsi-fungsi tersebut meliputi:
1. Menetapkan Kebijakan dan Aturan
Salah satu fungsi utama SK adalah untuk menetapkan kebijakan, aturan, dan pedoman kerja dalam organisasi. SK digunakan untuk menyampaikan keputusan-keputusan penting yang berdampak pada kegiatan dan tata kelola organisasi. Contohnya, kebijakan perusahaan, kebijakan kepegawaian, dan kebijakan keselamatan kerja.
2. Penunjukan dan Pemberhentian
Surat Keputusan digunakan untuk menunjuk atau memberhentikan pejabat, karyawan, atau anggota organisasi. Surat ini berfungsi sebagai alat resmi untuk mengumumkan orang yang ditunjuk dalam jabatan tertentu atau mengumumkan pemberhentian seseorang dari jabatan tersebut.
3. Pengesahan Dokumen
SK ini seringkali digunakan untuk mengesahkan dokumen-dokumen penting dalam organisasi, seperti kontrak, perjanjian, dan laporan keuangan. Dokumen yang telah diresmikan melalui SK memiliki kekuatan hukum dan mengikat bagi pihak yang terlibat.
4. Pengaturan Struktur Organisasi
Surat Keputusan dapat digunakan untuk mengatur struktur organisasi, pembentukan unit kerja baru, atau perubahan dalam tata kelola organisasi. Surat ini menetapkan peran, tanggung jawab, dan hubungan antara berbagai unit kerja dalam organisasi.
5. Penetapan Anggaran
Surat ini juga sering digunakan untuk menetapkan anggaran atau alokasi dana untuk proyek, kegiatan, atau program tertentu. Hal ini memastikan bahwa penggunaan dana dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.
6. Pemberian Penghargaan dan Sanksi
Surat Keputusan digunakan untuk memberikan penghargaan atau sanksi kepada individu atau kelompok dalam organisasi. Penghargaan bisa berupa pengakuan atas prestasi atau kontribusi yang luar biasa, sementara sanksi dapat berupa peringatan atau tindakan disipliner atas pelanggaran tertentu.
7. Pengesahan Keputusan Rapat
Selain itu, jenis surat ini sering digunakan untuk mengesahkan hasil keputusan rapat tertentu, terutama jika rapat tersebut menghasilkan keputusan yang bersifat resmi dan berdampak luas bagi organisasi.
8. Komunikasi Internal dan Eksternal
Surat Keputusan berfungsi sebagai alat komunikasi resmi dalam organisasi. Surat ini digunakan untuk menyampaikan keputusan dan informasi penting kepada seluruh anggota organisasi, serta bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal, seperti pemerintah, mitra kerja, atau pihak lain yang terkait.
9. Memberikan Landasan Hukum
SK juga berperan sebagai dasar hukum atau landasan hukum untuk tindakan atau keputusan tertentu. Surat ini memberikan kekuatan hukum pada tindakan yang diambil oleh pihak berwenang dalam organisasi.
10. Mengatur Proses Pengambilan Keputusan
Penggunaan SK membantu mengatur proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Surat ini memastikan bahwa keputusan diambil secara terstruktur, transparan, dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
Komponen Penting Surat Keputusan
Pembuatan surat keputusan memiliki unsur-unsur atau komponen penting yang harus diperhatikan, komponen tersebut antara lain adalah:
1. Konsideran
Konsideran atau considerans adalah bagian dari dokumen hukum, termasuk Surat Keputusan, yang berisi pernyataan tentang alasan atau pertimbangan yang mendasari pembuatan keputusan atau putusan hukum tersebut. Bagian ini menjelaskan latar belakang, fakta-fakta, dan argumentasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan atau putusan hukum. Konsideran memberikan dasar hukum dan legitimasi bagi keputusan atau putusan hukum tersebut.
2. Desideratum
Desideratum adalah bagian dari dokumen hukum yang berisi tujuan atau harapan yang ingin dicapai melalui keputusan atau putusan hukum tersebut. Bagian ini mencakup arahan atau harapan dari pihak yang mengeluarkan keputusan atau putusan terhadap pelaksanaan atau hasil yang diinginkan. Desideratum mencerminkan aspirasi atau visi dari keputusan atau putusan hukum tersebut.
3. Diktum
Diktum adalah bagian dari dokumen hukum yang berisi pernyataan resmi tentang keputusan atau putusan yang diambil. Diktum ini berisi perintah atau keputusan yang harus dilaksanakan atau diikuti oleh pihak-pihak yang terkait. Bagian ini menetapkan hak dan kewajiban para pihak berdasarkan pertimbangan hukum yang terdapat dalam konsideran. Diktum biasanya berbentuk kalimat perintah atau pernyataan yang tegas dan mengikat.
Komponen- komponen penting ini harus ada dalam pembuatan surat keputusan, hal ini karena akan berpengaruh pada proses surat. Komponen yang ada menjadi syarat yang wajib ada serta dituliskan karena akan berpengaruh pada sah atau tidaknya surat tersebut.
Baca Juga: Jenis-jenis Surat dan Pengertiannya
Unsur-unsur Surat Keputusan
Surat Keputusan memiliki beberapa unsur yang harus ada dalam penyusunannya untuk memastikan kejelasan dan keabsahan isi surat. Unsur-unsur tersebut meliputi:
1. Judul Surat
Merupakan bagian atas surat yang menyatakan jenis surat dan nomor surat. Contoh: “Surat Keputusan No. 001/SK/2023.”
2. Tanggal
Menyatakan tanggal dibuatnya SK. Tanggal ini menjadi acuan untuk menentukan berlakunya keputusan tersebut. Misalnya, “Tanggal: 2 Agustus 2023.”
3. Perihal
Merupakan ringkasan isi dari SK. Isi perihal harus jelas dan singkat untuk memberikan gambaran tentang pokok keputusan yang diambil. Misalnya, “Perihal: Penetapan Kebijakan Cuti Tahunan.”
4. Pendahuluan
Berisi tentang identitas penerbit SK, seperti nama instansi, perusahaan, atau organisasi yang menerbitkan surat. Juga mencakup alamat kantor dan nomor telepon.
5. Isi Surat
Merupakan bagian inti dari Surat yang berisi penjelasan secara rinci tentang keputusan yang diambil. Isi surat harus disusun dengan jelas, terstruktur, dan menyeluruh. Biasanya mencakup alasan, pertimbangan, dan tujuan diambilnya keputusan tersebut.
6. Dasar Hukum
Bagian ini menyebutkan acuan hukum atau peraturan yang menjadi landasan untuk mengeluarkan SK. Hal ini penting untuk memberikan kekuatan hukum pada keputusan yang diambil.
7. Ruang Lingkup
Menjelaskan tentang siapa atau apa yang terpengaruh oleh keputusan tersebut. Ruang lingkup mengindikasikan pihak-pihak yang harus melaksanakan atau terikat oleh keputusan yang dikeluarkan.
8. Kesimpulan
Bagian ini berisi ringkasan atau kesimpulan dari SK yang mencerminkan hasil akhir dan keputusan yang diambil. Misalnya, “Demikian Surat Keputusan ini untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.”
9. Penandatangan
Nama dan jabatan pejabat yang berwenang menandatangani SK. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa keputusan tersebut sah dan mengikat bagi pihak yang terkait.
10. Lampiran
Jika diperlukan, SK dapat dilengkapi dengan lampiran yang berisi data pendukung, peraturan tambahan, atau informasi terkait lainnya.
Contoh Surat Keputusan
Berikut ini adalah contoh-contoh surat keputusan dan cara membuatnya
1. Contoh SK Kenaikan Jabatan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp (021)356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : SK.002-156/RA-SHR/2019
Kepada Yth,
Sdr. Putri Lesmana
Di tempat
Perihal : kenaikan jabatan
Berdasarkan penilaian serta prestasi kerja Saudari sejak awal bekerja sampai akhir waktu kerja yang ditentukan. Maka perusahaan berpedoman pada Peraturan Perusahaan dan ketentuan yang berlaku, memutuskan bahwa:
Memberikan kenaikan jabatan kepada Saudari dari yang sebelumnya sebagai staf keuangan menjadi Kepala Bagian Keuangan.
Dalam hal penetapan golongan dan kepangkatan serta ketentuan dalam hal pemberian gaji dan tunjangan, kepada Saudari ditetapkan sebagai berikut:
Nama : Putri Lesmana
NIP : 3256098700005
Tgl. Masuk kerja : 10 januari 2018
Bagian : Keuangan
Gaji per bulan : Rp 3.000.000 (Tiga juta rupiah)
Hak dan kewajiban Saudari lainnya diatur dan ditetapkan dalam Peraturan Perusahaan, serta saudari berhak untuk menaati Peraturan Perusahaan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.
Surat keputusan kenaikan jabatan ini berlaku sejak ditetapkan, apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan atau kesalahan akan diperbaiki seperlunya.
Demikian surat ini dibuat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaiman mestinya
Ditetapkan di Jakarta
Tanggal: 23 Mei 2019
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
2. Contoh SK Penerimaan Karyawan
SANTOSA ATMAJAYA
Jl. Surabaya No. 14 Jakarta
Telp (021)356723
SURAT KEPUTUSAN
Nomor : 170/SK/HRD/2020
Berdasarkan kebijakan pihak Manajemen dan hasil seleksi, maka dengan ini ditetapkan bahwa:
Nama : Ahmad Putra
NIP : 3456958240002
Telah secara resmi diterima menjadi karyawan TETAP sejak tanggal 20 Juli 2020 di bagian marketing sebagai staf marketing.
Segala hak dan kewajiban diatur dalam ketentuan-ketentuan Peraturan Perusahaan yang berlaku.
Jakarta, 20 Juli 2020
Mengetahui
HRD PT. SANTOSA ATMAJAYA
Muhammad Prayoga
3. Contoh SK Universitas
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK INDONESIA
Jl. Jeruk No. 409, Jakarta
KEPUTUSAN DIREKTUR POLITEKNIK INDONESIA
No: 15/SK/PI/2017
HAL: PENGANGKATAN KONSULTAN PENDIDIKAN
Dengan pertimbangan:
- Sebagai upaya meningkatkan hasil belajar mahasiswa, diperlukan pembimbing atau konsultan pendidikan.
- Pemilihan beberapa nama konsultan untuk menjalankan tugas tersebut.
- Nama-nama dosen yang tertulis dalam daftar lampiran surat keputusan ini dianggap memenuhi syarat dan diharapkan mampu menjalankan tugas.
Mengingat:
Surat keputusan Ketua Yayasan Pendidikan No. 643/SK/YP/99 tentang pengangkatan Direktur Politeknik Indonesia
Memutuskan bahwa:
- Semua dosen yang tercantum pada lampiran merupakan dosen terpilih untuk menjadi konsultan.
- Tugas yang dijalankan akan dipertanggungjawabkan kepada wakil direktur
- Hal yang berkaitan dengan pengangkatan konsultan pendidikan akan diatur dalam ketentuan yang ada
- Keutusan pengangkatan konsultan pendidikan berlaku sejak ditetapkan. Jika terdapat perubahan, maka keputusan ini akan ditinjau ulang.
Ditetapkan di Jakarta tanggal 30 April 2017
Mengetahui,
Direktur Politeknik Indonesia
4. Contoh SK Perusahaan
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: SK001/Perusahaan/X/2023
Tanggal: 15 Februari 2023
Perihal: Kebijakan Kerja Fleksibel
Dalam rangka meningkatkan produktivitas dan kesejahteraan karyawan, manajemen perusahaan memutuskan untuk menerapkan kebijakan kerja fleksibel. Kebijakan ini akan berlaku mulai tanggal 1 Maret 2023 dan berlaku untuk seluruh karyawan di perusahaan ini.
Berikut adalah poin-poin penting dalam kebijakan kerja fleksibel:
- Karyawan diizinkan untuk bekerja dari rumah selama dua hari dalam seminggu dengan syarat mengajukan izin terlebih dahulu kepada atasan langsung.
- Jam kerja fleksibel diberlakukan, di mana karyawan dapat memilih jam masuk dan pulang yang sesuai dengan kebutuhan mereka, dengan tetap memenuhi total jam kerja yang ditetapkan.
- Pengaturan jadwal kerja dapat dilakukan dengan kesepakatan bersama antara karyawan dan atasan langsung, dengan tetap memperhatikan kepentingan perusahaan.
- Pengawasan dan evaluasi kinerja karyawan akan tetap dilakukan secara rutin, dan karyawan diharapkan untuk tetap mencapai target kerja yang telah ditetapkan.
Kebijakan kerja fleksibel ini akan dievaluasi setelah enam bulan berlalu untuk melihat dampaknya terhadap produktivitas dan kesejahteraan karyawan. Surat Keputusan ini berlaku secara efektif sejak tanggal ditetapkan.
Hormat kami,
[CEO Perusahaan]
5. Contoh SK Organisasi Non-Profit
SURAT KEPUTUSAN ORGANISASI
Nomor: SK003/SK/Non-Profit/2023
Tanggal: 10 Juli 2023
Perihal: Pengesahan Program Bantuan Pendidikan
Berdasarkan hasil pertemuan Dewan Pengurus Organisasi Non-Profit pada tanggal 5 Juli 2023, kami menyepakati untuk mengesahkan program bantuan pendidikan sebagai berikut:
- Program ini bertujuan untuk memberikan bantuan pendidikan kepada 50 anak dari keluarga kurang mampu setiap tahunnya.
- Bantuan yang diberikan mencakup biaya sekolah, buku-buku pelajaran, seragam sekolah, dan peralatan pendidikan lainnya.
- Penerima bantuan akan dipilih melalui seleksi ketat berdasarkan kriteria ekonomi dan prestasi akademis.
- Program ini akan dijalankan oleh divisi pendidikan Organisasi Non-Profit dan dilakukan kerjasama dengan pihak sekolah setempat.
Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan program bantuan pendidikan ini akan diimplementasikan mulai tahun ajaran baru.
Hormat kami,
[Ketua Dewan Pengurus Organisasi Non-Profit]
Kesimpulan
Surat Keputusan merupakan alat komunikasi resmi yang digunakan dalam organisasi untuk menyampaikan keputusan-keputusan penting. Dengan adanya SK, proses pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi dapat berjalan lebih terstruktur, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Surat Keputusan juga berperan penting dalam menjaga kestabilan dan kelancaran berbagai kegiatan dalam organisasi. Sebagai bagian dari tata kelola organisasi yang baik, penggunaan SK yang tepat dan efektif akan membantu organisasi mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan lebih efisien dan efektif.
SIPAS menawarkan 2 paket soho dan on premis untuk membantu menyesuaikan kebutuhan dari bisnis Anda. Cek paket selengkapnya dalam laman detail berikut.