Manfaat Sistem Disposisi Surat

Dalam aktivitas administrasi perkantoran istilah disposisi surat sering muncul dan terdengar. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disposisi memiliki arti yaitu pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat bersangkutan atau pada lembar khusus. Disposisi memiliki tujuan agar staf atau bawahan dapat menindaklanjuti perintah yang diberikan oleh atasan, dan perintah tersebut dilaksanakan berdasarkan perintah yang ada di surat. Tindakan yang dilaksanakan oleh bawahan berupa surat balasan atau tindakan yang lain dalam penyelesaian perintah tersebut.

Setelah mengerjakan perintah atau tugas dari atasan, bawahan atau staf tidak memberikan langsung ke atasan tetapi harus melalui staf administrasi dan akan diberi lembar disposisi untuk melakukan pengisian. Pengisian di lembar disposisi berupa nomor surat dan indeks kode administrasi. Setelah pengisian lembar disposisi, surat disposisi diberikan kepada atasan untuk ditanggapi dan ditindaklanjuti.

Perkembangan zaman yang semakin maju dan adanya modernisasi teknologi yang berpengaruh dalam segala bidang juga berpengaruh dalam urusan administrasi perkantoran. Urusan administrasi yang sering dikerjakan secara manual yang dikerjakan oleh seorang pegawai atau staf administrasi dimana penginputan atau pemrosesan urusan surat perkantoran dilakukan satu-satu  atau manual dan pastinya membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih banyak. Oleh karena itu dengan kecanggihan dan modernisasi teknologi mengubah surat manual atau surat yang sering menggunakan kertas dalam pengirimannya menjadi surat digital atau surat elektronik.

Kegunaan disposisi dalam surat menyurat

Meskipun berubah dari persuratan konvensional menjadi surat elektronik, kegiatan persuratan tetap dilakukan seperti biasa dan tidak mengurangi aktivitas persuratan. Dengan berubah atau bergantinya urusan surat menyurat menjadi persuratan digital dan elektronik akan memudahkan pekerjaan yang ada. Dalam persuratan digital masih terdapat urusan disposisi, sehingga urusan disposisi berubah menjadi disposisi surat digital atau elektronik. Karena disposisi merupakan urusan penting yang ada pada perusahaan.

Kegunaan dan fungsi disposisi adalah untuk mengetahui petunjuk atau tindakan yang harus dilakukan oleh bawahan dan bersifat segera. Bersifat segera berarti perintah tersebut harus segera dilakukan dan dikerjakan sesuai petunjuk dan perintah. Dengan adanya disposisi juga untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk yang diterima dan mengetahui bagaimana surat tersebut ditindaklanjuti.

Oleh karena itu disposisi surat wajib ada pada perusahaan, agar staf admin mengetahui tindakan yang akan dilakukan dalam menangani surat masuk dan surat keluar sesuai dari intruksi dan perintah  atasan. Modernisasi menjadikan perubahan dalam persuratan, surat masuk dan keluar berganti menjadi surat elektronik. Pada surat disposisi juga berganti menjadi surat elektronik yang tidak lagi secara manual dan konvensional dalam penggunaannya.

Baca juga: Fitur Korespondensi Surat

Aplikasi pembantu disposisi

Dalam menindaklanjuti urusan surat masuk dan keluar yang berupa surat elektronik akan mudah jika perusahaan atau perkantoran menerapkan kecanggihan teknologi dalam penggunaanya. Pemanfaatan teknologi akan memudahkan urusan dan menghemat tenaga, waktu, dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Oleh sebab itu urusan dan pengarsipan surat perusahaan harus menggunakan sistem aplikasi. Sistem yang digunakan dalam persuratan adalah suatu sistem yang terdapat pada aplikasi, dimana aplikasi tersebut berupa aplikasi berbasis web yang mudah diakses dan digunakan.

Aplikasi persuratan yang menjadikan segala urusan persuratan manual di perusahaan dapat dilakukan dan diubah menggunakan aplikasi. Aplikasi yang mampu mengelola dan menindaklanjuti surat disposisi, surat masuk, dan surat keluar yang ada pada perusahaan. Pada aplikasi surat menyurat mampu melakukan pencatatan dan pengarsipan surat dengan baik dan akurat. Aplikasi persuratan ini juga menjadikan penanganan disposisi surat menjadi lebih mudah untuk di disposisikan, dengan penerapan aplikasi ini baik atasan atau bawahan mampu mengetahui kerja sistem secara baik dan akurat.

Aplikasi surat menyurat ini memiliki fasilitas atau fitur yang dapat melakukan disposisi surat secara otomatis. Dengan fitur disposisi menjadikan masalah disposisi cepat diselesaikan, sehingga perintah yang ditugaskan dapat segera dikerjakan.

Aplikasi berbasis web ini mengelola surat digital dengan baik dan mampu mengetahui keberadaan surat menyurat. Tracking surat dapat dilihat dan diawasi keberadaanya, menjadikan pimpinan atau yang memberi tugas dapat mengetahui keberadaan surat dan sejauh apa perintah tersebut dilaksanakan dan dilakukan oleh bawahan. Dengan fitur tracking surat juga memiliki manfaat untuk bawahan atau staf yang diberi tugas, sehingga staf dapat mengetahui surat disposisi dari atasan dengan cepat dan tanggapan atau perintah dapat dilakukan dengan optimal.

Permasalahan disposisi yang sering terjadi dapat diatasi dan diselesaikan dengan pemanfaatan aplikasi persuratan. Aplikasi berbasis web yang menjadi salah satu bentuk modernisasi teknologi. Salah satunya adalah aplikasi SIPAS yang menjadi aplikasi surat digital perkantoran. SIPAS atau Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang memberikan banyak fitur untuk penanganan masalah surat masuk dan surat keluar, fitur yang ada termasuk fitur tracking surat untuk mengetahui keberadaan surat. Aplikasi yang dapat diakses dan digunakan secara mobile dan aplikasi. Penggunaan aplikasi secara mobile menjadikan aplikasi mudah digunakan kapan saja dan dimana saja, sehingga tracking disposisi dapat dilacak keberadaannya dengan mudah dan secara digital.

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan dan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa disposisi surat sangatlah penting dalam masalah persuratan yang ada pada perusahaan. Surat disposisi juga harus dapat dilihat dan diketahui keberadaannya. Oleh karena itu dengan penggunaan aplikasi persuratan SIPAS menjadikan masalah disposisi dan tracking surat menjadi lebih mudah dan dapat dilakukan dengan baik.