Surat niaga adalah suatu alat yang umum dalam kegiatan bisnis. Beberapa perusahaan menggunakan surat bisnis untuk berbagai kegiatan bisnis dan finansial mereka. Surat ini umumnya dibuat oleh pemilik usaha, perusahaan, maupun perseorangan dan perseroan.
Pada suatu urusan dan kegiatan bisnis, setiap perusahaan maupun klien dihadapkan pada masalah komunikasi dan informasi. Salah satu sarana dan cara dari penyampaian informasi tersebut adalah dengan surat menyurat.
Dalam artikel ini, akan dijelaskan mengenai pengertian, fungsi, hingga jenis-jenis dan struktur dari surat niaga.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah suatu bentuk surat resmi atau formal yang dibuat oleh perusahaan atau individu dengan tujuan keperluan bisnis.
Surat niaga umumnya dibuat untuk berbagai macam kegiatan surat menyurat dalam lingkup bisnis seperti penawaran produk dan jasa, transaksi pembelian dan penjualan, pengaduan, serta lingkup lainnya seperti saran dan lamaran.
Sehingga, sebuah surat digunakan untuk media komunikasi pembuka antar pelaku bisnis seperti perseroan maupun perorangan. Surat juga dapat digunakan untuk membangun relasi dengan konsumen secara formal dan menemukan klien baru.
Fungsi Surat Niaga
Surat memiliki fungsi dasar sebagai sarana komunikasi dalam dunia bisnis secara formal. Adapun fungsi surat niaga adalah sebagai berikut:
1. Menandakan Bukti Konkrit Perjanjian
Surat niaga berfungsi sebagai sarana untuk menunjukkan adanya bukti yang konkrit atau dapat dipertanggungjawabkan oleh hukum pada suatu kegiatan bisnis.
Bukti tersebut dapat berupa pernyataan yang sudah ditandatangani oleh perwakilan pihak yang terlibat maupun suatu bentuk pernyataan bermaterai yang disahkan oleh badan hukum.
2. Panduan Kerja dalam Melaksanakan Tugas
Fungsi surat pada umumnya juga digunakan untuk menjelaskan Terms & Agreements pada individu maupun kelompok yang terlibat. Surat niaga dengan fungsi ini biasanya memiliki struktur surat yang ditulis oleh bahasa yang tegas dan mengikat.
Selain sebagai penjelas Terms & Agreements, juga digunakan untuk menjelaskan deskripsi pekerjaan pada suatu divisi atau individu. Umumnya digunakan kepada karyawan magang atau karyawan baru sebagai pengingat akan tugas yang akan mereka lakukan.
3. Bentuk Promosi
Sebagai bentuk promosi atau untuk sekedar memberikan bonus dan penawaran yang menarik, sebuah perusahaan akan membuat surat niaga yang berfungsi sebagai pengantar bentuk promosi pada konsumen atau klien mereka.
Fungsi ini biasanya memiliki bahasa yang halus dan persuasif serta memiliki kata ajakan dan seruan untuk mempengaruhi dan mengajak konsumen atau klien mereka untuk mengikuti promosi tersebut.
4. Mengingatkan Pembayaran
Suatu perusahaan akan mengingatkan klien, konsumen, ataupun partner mereka terkait pembayaran yang harus dibayar dan tenggat waktu pembayaran yang harus dilunasi.
Umumnya suatu perusahaan akan memberikan surat niaga dengan fungsi ini dengan bahasa yang lembut tapi lugas, serta bernada mengingatkan dan disertai dengan tanggal pembayaran yang harus dilunasi dan detail pembelian atau transaksi yang sebelumnya sudah terlaksana.
5. Mengingatkan Suatu Wacana
Fungsi ini digunakan untuk mengingatkan suatu peristiwa atau agenda yang akan dijadwalkan. Umumnya digunakan untuk para karyawan atau digunakan untuk mengingatkan konsumen terkait pembelian yang sudah dipesan.
Hampir sama dengan surat niaga yang bertujuan untuk mengingatkan pembayaran, fungsi ini menyertakan tanggal dan juga detail waktu pelaksanaan kegiatan.
6. Laporan Perkembangan Bisnis
Sebagai surat yang formal, surat niaga juga difungsikan sebagai alat komunikasi untuk melaporkan laporan terkait perkembangan bisnis suatu perusahaan. Umumnya dibuat oleh karyawan sebagai bentuk laporan akhir kinerja kepada atasan atau supervisor.
Surat dengan fungsi ini disertai dengan adanya tabel atau grafik, yang menyertakan perkembangan kinerja maupun keuangan suatu perusahaan baik tahunan maupun bulanan. Surat dengan fungsi ini umumnya digunakan saat perusahaan hendak memasuki masa cuti atau libur panjang.
Jenis Surat Niaga
Berikut adalah pembagian jenis surat niaga berdasarkan dengan kegunaan dan ciri-cirinya.
1. Surat Penawaran
Surat penawaran digunakan untuk menawarkan suatu produk atau jasa baik kepada pelanggan maupun calon pelanggan. Surat penawaran umumnya juga digunakan untuk mengirimkan penawaran terhadap suatu barang atau jasa kepada perusahaan lainnya.
2. Surat Pemesanan
Surat pemesanan digunakan untuk melakukan suatu pemesanan berskala besar. Hal ini biasa dilakukan oleh suatu perusahaan retail terhadap perusahaan logistik, namun juga bisa dilakukan oleh konsumen yang hendak membeli suatu barang dengan spesifikasi khusus yang berbeda dari yang beredar di pasar.
Misalkan Anda ingin membeli suatu mobil dengan spesifikasi yang berbeda dari yang sudah beredar dipasaran, Anda bisa menulis surat penawaran ini kepada perusahaan terkait.
3. Surat Faktur
Surat faktur digunakan untuk menjelaskan detail dari suatu pembelian barang atau jasa dan umumnya berisi tagihan pembayaran dan tenggat waktu pembayaran yang sesuai dengan yang sudah ada pada keterangan transaksi.
Bisa disimpulkan bahwa surat faktur merupakan bentuk tagihan yang digunakan secara formal oleh perusahaan untuk klien atau konsumen mereka.
4. Surat Pengiriman
Hampir sama seperti invoice pada online shop, surat pengiriman merupakan surat niaga yang bentuknya cukup singkat dan biasa digunakan oleh distributor untuk melaporkan pengiriman suatu barang kepada konsumen dan produsen barang yang diantar.
Surat jenis ini sering digunakan oleh perusahaan jasa kurir dan online shop. Selain itu surat ini juga digunakan oleh perusahaan yang hendak melakukan pengiriman jarak jauh atau menyangkut barang yang bernilai besar kepada konsumen.
5. Surat Pengaduan
Yang terakhir adalah jenis surat niaga pengaduan. Surat ini biasa digunakan untuk sarana pengaduan serta penyampaian kritik dan saran oleh konsumen kepada perusahaan atau produsen.
Surat ini juga digunakan untuk penyampaian saran dan masukan kepada publik terhadap kinerja dan pelayanan dari suatu institusi baik pendidikan, kesehatan, pemerintahan, maupun sosial dan lain sebagainya.
Struktur Surat Niaga
Terdapat struktur yang harus diikuti dan diperhatikan, dikarenakan surat bersifat formal dan disertai bahasa yang baku. Berikut adalah struktur surat niaga beserta penjelasannya.
- Kop surat: Umumnya mengandung nama, alamat, dan logo perusahaan.
- Tanggal pembuatan surat: Menunjukkan tanggal surat dibuat.
- Perihal: Judul dan maksud dari surat yang menjelaskan isi dan konten surat..
- Kepada: Nama dan alamat penerima.
- Salam: Salam pembuka, seperti “Dengan hormat” atau “Salam sejahtera”.
- Isi: Menjelaskan maksud dan tujuan dari surat kepada pembaca dan konten dari surat tersebut sesuai dengan kegunaannya.
- Penutup: Penutup, seperti “Demikian surat ini kami sampaikan” atau “Terima kasih atas perhatiannya”.
- Tanda tangan: Nama dan tanda tangan pengirim surat harus disertakan.Demikian penjelasan mengenai surat niaga mulai dari pengertian, fungsi, dan jenis serta strukturnya. Penulisan surat niaga tidak bisa sembarangan dan perlu ketelitian khusus dan bahasa yang formal serta baku.
Aplikasi SIPAS menyediakan layanan surat menyurat untuk segala keperluan bisnis Anda.