Apakah Anda pernah membuat surat? Secara general, surat digunakan untuk menyampaikan suatu informasi dari satu pihak, entah itu individu, kelompok, organisasi, maupun perusahaan ke pihak lainnya. Ada berbagai macam jenis surat, salah satunya adalah surat dinas.
Surat dinas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah atau sebuah instansi. Contoh surat jenis ini yaitusurat rekomendasi dari kepala desa, surat rekomendasi dari universitas, dan lain-lain.
Nah, untuk memahami lebih lanjut apa itu surat dinas, apa saja ciri-ciri, jenis, serta bagaimana struktur dan contohnya, Anda bisa simak penjelasannya pada artikel berikut ini!
Pengertian Surat Dinas
Menurut Arifin (1987:6), surat dinas adalah surat khusus yang dibuat oleh badan pemerintah, organisasi, atau instansi tertentu. Surat dinas dibuat dan ditulis untuk kepentingan yang bersifat formal.
Contoh surat dinas seperti surat undangan dari sekolah yang dikirimkan untuk wali murid, surat pengantar dari universitas, atau surat resmi lainnya.
Ciri-ciri Surat Dinas
Surat dinas berbeda dengan surat tidak resmi, jika dilihat dari segi ciri-cirinya. Jika menulis surat dinas, tujuan penulisan harus tertera serta isi dari surat harus baku dan jelas. Tak hanya itu, surat dinas harus terstruktur dan jelas tujuan penulisannya.
Anda bisa melihat contoh surat dinas seperti surat edaran dari kepala sekolah, pasti terlihat formal dan terstruktur.
Contoh lainnya yaitu surat pengantar dari universitas, Anda tidak akan menemukan penggunaan kata-kata tidak baku.
Lebih lanjut, berikut adalah ciri-ciri surat dinas yang dapat membantu Anda membedakannya dengan surat lain:
1. Adanya Kop Surat
Ciri-ciri paling mudah diingat adalah adanya kop surat. Untuk melihat apakah surat tersebut resmi atau tidak, Anda dapat melihat bagian-bagiannya. Dalam kop surat, biasanya tercantum nama, alamat, dan nomor telepon instansi.
2. Bahasa yang Digunakan Formal
Ciri yang selanjutnya yaitu menggunakan bahasa formal. Surat dinas tidak menggunakan bahasa non-formal atau bahasa yang digunakan sehari-hari.
Biasanya, kosa kata dalam surat dinas sesuai dengan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia).
3. Menggunakan Stempel Resmi
Ciri yang terakhir yaitu adanya stempel resmi di akhir surat. Biasanya, stempel ini terletak di atas tanda tangan kepala instansi. Dengan begitu, Anda dapat langsung mengenali bahwa surat ini surat dinas.
Namun, Anda perlu lebih teliti lagi karena ada banyak kasus penyalahgunaan stempel untuk penipuan.
Struktur Surat Dinas
Jika Anda perhatikan, struktur surat dinas terlihat formal, seperti yang disebutkan di bawah ini:
1. Kop Surat
Kop surat terletak di bagian atas surat dinas. Biasanya, kop surat terdiri dari nama instansi, alamat, dan nomor telepon.
2. Nomor Surat
Penulisan nomor surat dinas yang benar adalah dengan mencantumkan kode nomor surat, nomor urutan surat yang dikeluarkan, nama lembaga yang mengeluarkan, serta bulan dan tahun berjalan (dalam romawi) .
3. Tanggal Surat
Tanggal surat adalah kapan surat tersebut diterbitkan. Elemen yang satu ini juga menjadi bagian penting untuk pengarsipan.
4. Lampiran
Selanjutnya adalah lampiran. Dalam lampiran, terdapat beberapa informasi tambahan yang Anda kirimkan bersama surat ini.
5. Perihal
Perihal berada di awal surat. Dengan adanya perihal, penerima surat akan tau tentang isi dari surat tersebut.
6. Alamat Surat
Selanjutnya adalah alamat surat. Alamat surat penting untuk dicantumkan agar mengetahui alamat penerimanya.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berada di awal sebelum isi surat. Contohnya seperti: Salam hormat, dengan hormat, dan lain sebagainya.
8. Inti/Badan Surat
Selanjutnya adalah inti atau badan surat. Inti surat berisi hal-hal yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima.
9. Salam Penutup
Seperti salam pembuka, salam penutup bertujuan untuk menutup surat. Contohnya seperti: hormat kami, hormat saya, dan lainnya.
10. Nama dan Tanda Tangan
Struktur surat dinas yang terakhir adalah nama dan tanda tangan. Hal ini berupa nama dan tanda tangan orang yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas juga ada jenisnya loh, tergantung pada tujuan dari penulisan surat tersebut. Berikut ini jenis-jenis surat dinas:
1. Surat Instruksi
Jenis yang pertama adalah surat instruksi. Seperti namanya, surat dinas instruksi berisi perintah mengerjakan sesuatu disertai dengan petunjuk pelaksanaan.
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang diedarkan kepada berbagai pihak dengan isi surat yang sama. Biasanya, surat ini dibuat di instansi-instansi seperti sekolah.
Surat edaran bertujuan agar pihak-pihak yang dikirim mengetahui informasi yang sama. Contoh surat dinas edaran adalah surat rapat untuk wali murid.
3. Surat Perintah
Selanjutnya adalah surat perintah. Surat ini berisi perintah untuk melakukan sesuatu. Biasanya, surat ini dikeluarkan untuk dikirimkan kepada seseorang atau organisasi tertentu untuk melakukan perintah tersebut.
4. Surat Undangan
Akhiran “an” pada kata undangan memiliki arti ajakan. Surat undangan berisi panggilan, yaitu memanggil peserta atau orang untuk datang pada suatu acara. Contoh surat dinas undangan adalah surat rapat organisasi.
5. Surat Perjalanan Dinas
Yang terakhir adalah surat perjalanan dinas. Surat ini berisi tentang penunjukan dari instansi kepada seseorang untuk bertugas di suatu daerah dan melakukan yang diperlukan instansi tersebut.
Contoh Surat Dinas
Berikut beberapa contoh surat dinas:
1. Contoh Surat Dinas Edaran
Berikut contoh surat dinas dari SMAN 6 Depok:
2. Contoh Surat Dinas Undangan
Adapun contoh surat undangan dari Dinas Pendidikan Kota Bandung adalah sebagai berikut:
3. Contoh Surat Dinas Perintah
Berikut contoh surat dari Dinas Komunikasi dan Informatika:
4. Contoh Surat Dinas Sekolah
Berikut adalah contoh surat dari OSIS SMA:
5. Contoh Surat Perjalanan Dinas
Berikut contoh surat perjalanan dinas dari sebuah perusahaan:
Demikian contoh surat dinas beserta ciri-ciri, struktur, dan jenis-jenisnya. Surat dinas adalah surat yang dibuat dalam bentuk tulisan formal dan resmi yang dikeluarkan oleh badan pemerintahan atau instansi tertentu.
Untuk penulisan surat dinas, Anda perlu memperhatikan struktur dan tata bahasa yang Anda gunakan, karena sering terjadi kekeliruan dalam penulisan nama, baik nama perusahaan yang dituju maupun penulis surat tersebut.
Nah, untuk meminimalisir hal tersebut, Anda dapat menggunakan SIPAS. SIPAS adalah aplikasi pembuat surat dengan berbagai fitur lengkap. Yuk, download SIPAS melalui PlayStore dan App Store.