Ada banyak contoh surat eksternal yang dibuat sesuai dengan fungsinya dan kepentingan dari suatu perusahaan itu sendiri. Salah satu jenis komunikasi surat tersebut adalah dengan surat eksternal.
Dalam bisnis dan hubungan komunikasi perusahaan, surat menyurat adalah cara formal yang dilakukan untuk berbagai macam kepentingan.
Surat eksternal adalah surat yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk melakukan komunikasi dengan pihak diluar perusahaan tersebut. Seperti melakukan undangan kerja, mengingatkan supplier, dan memberikan informasi penting kepada pelanggan.
Secara umum surat eksternal bertujuan untuk memperluas jaringan komunikasi perusahaan atau mempertahankan hubungan antara suatu perusahaan dengan pihak luar yang sebelumnya sudah terjalin.
Artikel ini akan menjelaskan terkait contoh surat eksternal dan kegunaannya masing-masing.
1. Permintaan informasi produk
Contoh surat eksternal ini bertujuan untuk memberitahukan perusahaan lainnya terkait informasi produk yang akan dipesan oleh pelanggan atau perusahaan lain.
Bila sebuah perusahaan hendak meminta suatu informasi produk yang akan dipesan dari perusahaan lain, maka tim marketing perusahaan itu harus menulis dan mengirimkan surat eksternal ini kepada perusahaan yang dituju.
Surat eksternal jenis ini umumnya berisi salam hormat disertai permintaan untuk mendapatkan informasi produk berupa barang atau jasa dari perusahaan yang dituju seperti katalog dan daftar harga terbaru. Perusahaan yang meminta juga harus menyebutkan alasan dari permintaan tersebut kepada perusahaan yang dituju.
2. Pengaduan pelanggan
Apabila seorang pelanggan tidak puas terhadap layanan suatu perusahaan atau produk dari perusahaan yang mereka pakai, pelanggan dapat melayangkan surat eksternal ini kepada perusahaan tempat barang atau jasa tersebut dipakai.
Seorang perusahaan menggunakan jenis surat eksternal ini sebagai bagian dari saran dan masukan untuk mereka, sehingga pelanggan dan calon pelanggan bebas untuk memberikan saran dan kritik kepada perusahaan tersebut.
Surat pengaduan pelanggan juga dapat digunakan oleh pihak diluar perusahaan atas ketidaknyamanan pihak luar atas perilaku perusahaan. Apabila warga melihat pengendara truk milik perusahaan berperilaku kurang aman dalam lalu lintas, mereka dapat mengirimkan surat ini kepada perusahaan.
Atau apabila ada kontak yang kurang baik atau perlu diselesaikan secara bersama antara perusahaan dengan pihak luar, seperti sengketa tanah dengan warga sekitar dan perizinan melakukan aktivitas disekitar area pemukiman warga. Maka warga setempat bisa mengirim surat eksternal ini kepada perusahaan terkait.
Surat pengaduan pelanggan umumnya berisi keluhan dari pelanggan atau pihak luar dan permohonan untuk memperbaiki perilaku atau produk perusahaan tersebut. Sehingga pesan yang disampaikan sangat detail dan bisa dimengerti.
3. Permohonan kemitraan (partnership)
Sebuah perusahaan atau institusi seperti lembaga pemerintah dan yayasan akan membuat dan mengirimkan surat permohonan kemitraan sebagai sarana untuk membuka kemitraan baru atau partnership dengan perusahaan terkait.
Perusahaan atau yayasan yang bermaksud mengadakan kemitraan dengan perusahaan lainnya akan membuat surat yang berisikan pengenalan diri, maksud dari perusahaan atau yayasan tersebut, serta alasan kenapa mereka ingin mengadakan kemitraan dengan perusahaaan yang mereka tuju.
Suatu perusahaan umumnya akan mengirim surat ini kepada perusahaan terkait dengan tujuan kerjasama atau kemitraan yang menyangkut pemenuhan kebutuhan internal, seperti logistik dan suplai.
Oleh karena itu surat ini sering digunakan untuk komunikasi pembuka dalam upaya suatu perusahaan produsen untuk mendapatkan mitra distributor atau suplai dari perusahaan yang bergerak dibidang distribusi atau logistik.
Dan biasanya sebuah yayasan atau institusi baik pemerintah maupun swasta menggunakan surat ini dengan tujuan mendapatkan mitra yang bersedia untuk menjadi sponsor atau pemateri pada suatu kegiatan yayasan atau institusi tersebut.
Seperti misalnya sebuah sekolah hendak melakukan kegiatan dengan kompetensi yang sesuai dengan perusahaan yang dimaksud, maka pihak sekolah tersebut akan mengirimkan surat permohonan kemitraan pada perusahaan untuk menjadi tamu dan pemateri pada acara mereka.
4. Surat permohonan donasi
Suatu yayasan umumnya membutuhkan donasi untuk melakukan kegiatan sosial berskala besar. Dan biasanya yayasan tersebut akan memohon donasi pada institusi yang memiliki modal seperti perusahaan atau pemerintah.
Contoh surat ini biasa digunakan oleh yayasan sosial atau lembaga yang bergerak pada sektor ketiga untuk menggalang dana yang nantinya akan dijadikan untuk melaksanakan suatu program atau kegiatan.
Perusahaan donatur akan ditulis namanya oleh yayasan tersebut karena telah berkontribusi dalam kegiatan yang dilakukan, sehingga menaikkan branding perusahaan dengan merespon baik surat yang dibuat yayasan itu.
Contohnya suatu yayasan yang bergerak di bidang pendidikan memohon donasi kepada sebuah perusahaan yang bergerak dalam pembuatan alat tulis dan kantor untuk kegiatan baca tulis di sekolah.
Apabila perusahaan itu berkenan, maka perusahaan tersebut akan tercatat sebagai donatur dan mitra yayasan tersebut selama kegiatan itu berlangsung. Donasi tersebut juga tidak selalu berbentuk uang modal, melainkan juga produk perusahaan.
5. Pemberitahuan perubahan harga
Pada suatu kasus tertentu, sebuah perusahaan akan mengirimkan surat jenis ini kepada pelanggan mereka terkait suatu perubahan harga yang mendadak. Tujuannya agar pelanggan dapat mengerti adanya perubahan harga tersebut.
Sehingga tidak terjadi miskomunikasi pada transaksi pembayaran dan distribusi. Biasanya perusahaan akan mengirimkan surat ini kepada distributor, kurir, dan pelanggan mereka langsung dengan bentuk yang singkat dan diawali dengan permohonan maaf dan bahasa yang sopan.
Surat jenis ini juga dapat dikirimkan dalam bentuk e-mail agar dapat dibaca langsung oleh pelanggan.
6. Undangan rapat bisnis dan permohonan kerjasama
Contoh surat eksternal yang adalah surat undangan rapat bisnis dan permohonan kerja sama. Suatu perusahaan akan mengirimkan jenis surat ini kepada pihak dari perusahaan lain atau pihak luar lainnya dalam rangka mengundang mereka dalam suatu rapat bisnis.
Surat ini digunakan oleh suatu perusahaan untuk mengundang delegasi dari perusahaan lain untuk hadir pada rapat bisnis dengan tujuan tertentu seperti penyelesaian konflik atau sengketa antar perusahaan.
Sebuah perusahaan juga menggunakan surat ini sebagai respon dari surat pengaduan pelanggan yang dikirim oleh warga sekitar.
Tujuannya adalah untuk mengundang perwakilan warga setempat dalam menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut hubungan antara perusahaan dengan warga.
Selain itu surat eksternal ini juga digunakan untuk membuka kerja sama jarak panjang antar suatu perusahaan.
Biasanya berisi salam hormat dan maksud perusahaan mengundang delegasi dari perusahaan yang dituju untuk ikut dalam rapat bisnis mereka.
Demikian contoh dari surat eksternal dan kegunaannya pada kegiatan perusahaan. Surat eksternal berfungsi sebagai sarana suatu perusahaan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak luar.
Tujuan dari penulisan surat jenis ini bermacam-macam, seperti menaikkan brand perusahaan, menyelesaikan masalah antara perusahaan dengan pihak luar, memberikan informasi penting kepada pelanggan, hingga mengundang pihak lain untuk mengikuti rapat bisnis bersama.
Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan surat eksternal dengan mudah dan cepat menggunakan Aplikasi SIPAS. Mulai dapatkan penawaran terbaik dari kami dengan mencoba demo aplikasi di sini.
