Dalam dunia surat menyurat, terdapat banyak jenis surat yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kegunaannya. Secara garis besar, jenis surat dibagi menjadi dua jenis, yaitu contoh surat internal dan surat eksternal.
Surat internal adalah suatu jenis surat yang digunakan untuk komunikasi internal dalam suatu perusahaan secara formal.
Sehingga, surat internal dapat juga diartikan sebagai suatu surat yang digunakan untuk berkomunikasi atau berbagi informasi terkait kondisi dalam suatu perusahaan kepada pihak-pihak yang ada didalamnya.
Surat internal berbeda dengan surat eksternal yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak luar perusahaan atau institusi. Surat ini biasanya berisi data-data atau dokumen yang sifatnya tertutup atau rahasia.
jenis surat ini memiliki banyak kegunaan. Diantaranya untuk mengatur komunikasi dalam perusahaan tetap efektif dan menyeluruh.
Selain itu surat internal juga bertujuan untuk memberitahukan suatu peristiwa kepada karyawan. Ada beberapa contoh surat internal yang digunakan oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan gaya komunikasi suatu perusahaan
Pada umumnya surat internal juga biasa disebut internal memo. Dalam artikel ini, akan dijelaskan mengenai contoh dari surat internal sesuai dengan kegunaannya dan bagaimana tahapan pembuatan surat internal dalam suatu perusahaan.
Contoh Surat Internal
1. Surat keputusan
Surat keputusan adalah contoh surat internal yang digunakan untuk mengumumkan adanya suatu keputusan atau kebijakan yang dilaksanakan oleh perusahaan.
Sebuah surat keputusan bisa berisi pengumuman promosi, pengesahan suatu dokumen atau proyek yang telah direncanakan, dan lainnya. Contoh surat internal ini biasanya digunakan oleh pihak manajemen dan direksi suatu perusahaan.
2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat internal dengan yang digunakan untuk memberitahukan suatu peristiwa atau melaporkan suatu laporan kinerja pada pihak-pihak internal perusahaan. Umumnya digunakan sebagai media komunikasi antar divisi kerja secara formal.
Surat ini contohnya seperti perubahan jadwal, pengumuman acara dan juga laporan suatu pada pihak-pihak yang merupakan bagian dalam perusahaan baik spesifik maupun umum.
contoh surat internal ini juga dapat digunakan untuk memberikan beberapa informasi tambahan dalam suatu perusahaan. Surat ini dipakai untuk menginformasikan adanya suatu berita perusahaan yang mendadak pada pihak internal perusahaan.
3. Surat Undangan Rapat (SUR)
Surat undangan rapat adalah contoh surat internal yang biasanya bertujuan untuk memberitahukan adanya suatu rapat atau pertemuan baik mendadak maupun yang sudah direncanakan.
Sebuah surat undangan rapat dapat digunakan sebagai media oleh pihak manajer atau human resource untuk mengundang dan menginformasikan adanya suatu rapat yang harus diikuti, bik online maupun offline.
Surat undangan jenis ini umumnya menyangkut tanggal, tempat, dan isi rapat secara detail. Hal ini dimaksudkan untuk menunjukkan kepada karyawan terkait urgensi rapat yang akan diadakan. Sehingga karyawan mengerti dan segera mengikuti rapat.
4. Surat Peringatan
Surat peringatan adalah contoh surat internal yang berisikan peringatan dan teguran formal kepada karyawan atau pihak internal perusahaan yang melanggar peraturan dan kebijakan suatu perusahaan.
Biasanya perusahaan akan memberikan surat peringatan dengan kata-kata yang tegas dan mengikat. Tujuannya agar karyawan segera mematuhi peraturan perusahaan dan tidak mengulangi kesalahannya.
5. Surat Edaran
Surat edaran adalah contoh surat internal yang dipakai untuk memberitahukan hal hal diluar jadwal kerja kepada karyawan. Seperti jadwal libur panjang, terkait jam kerja baru, kebijakan-kebijakan yang mendadak dan perlu diketahui oleh semua pihak internal karena berdampak pada mereka, dan lain sebaganya.
Adapula beberapa contoh surat internal yang berbentuk memo, dimana memo internal akan ditulis lebih singkat dan umumnya berisi informasi informal yang ditujukan kepada pihak-pihak internal pada suatu perusahaan.
6. Surat Internal Memo Bisnis
Contoh surat internal ini menunjukkan dan menginformasikan perkembangan bisnis pada salah satu divisi atau seluruh divisi kerja terkait agar nantinya bisa diproses. Surat internal jenis ini biasanya tidak terlalu formal seperti jenis surat internal lainnya dan lebih singkat.
Hal tersebut bertujuan agar divisi kerja terkait segera mengetahui dan langsung mengerjakan isi dari surat tersebut. Sehingga contoh surat internal ini memang dirancang untuk sekali baca saja.
7. Surat Internal Memo Pribadi
Surat internal memo pribadi adalah contoh surat internal yang memiliki desain untuk komunikasi pihak internal perusahaan secara nonformal. Umumnya digunakan untuk komunikasi atau memberitahukan informasi diluar kegiatan kerja.
Seperti misalnya kegiatan rekreasi dan aktivitas liburan antar karyawan menjelang hari libur kerja. Surat internal jenis ini sudah jarang digunakan dan digantikan oleh media sosial seiring dengan berkembangnya teknologi.
Proses dan Cara Membuat Surat Internal
Proses dan cara pembuatan surat internal umumnya sedikit rumit dan memerlukan persetujuan dari berbagai pihak dan divisi kerja. Hal ini dikarenakan surat internal berisi informasi yang penting bagi kelangsungan perusahaan atau menyangkut kegiatan kerja selama beberapa periode.
Berikut adalah proses tahapan dalam membuat surat internal:
- Permintaan persetujuan kepada kepala divisi oleh sekretaris divisi terkait atas draft yang telah dibuat.
- Pengecekan draft oleh kepala divisi terkait. Pengecekan termasuk juga pada konten atau isi surat, sehingga kepala divisi umumnya akan berkoordinasi terlebih dahulu dengan pihak-pihak lainnya yang terkait dengan isi draft tersebut.
- Apabila sekretaris divisi menyetujui, maka sekretaris akan menyererahkan draft ke direksi teknis untuk dicek lebih lanjut terkait sinkronisasi isi draft dengan beberapa hal yang terkait.
- Jika kepala atau sekretaris divisi terkait menolak, maka draft akan dikembalikan ke sekretaris divisi terkait untuk direvisi pada bagian-bagian yang perlu perbaikan hingga dapat disetujui.
- Pengecekan dan persetujuan surat oleh direksi teknis terkait. Umumnya bagian direksi teknis akan melakukan perbandingan dan koreksi atas isi surat berdasarkan kinerja perusahaan selama beberapa periode.
- Kemudian, direktur teknis akan menyerahkan surat ke direktur utama untuk ditandatangani. Direktur utama akan mempertimbangkan dan juga berkonsultasi dengan direktur divisi lainnya terhadap surat tersebut.
- Setelah surat ditandatangani, sekretaris divisi melakukan pembubuhan nomor surat pada surat tersebut, lalu mengirimnya ke pihak penerima surat atau karyawan terkait.
Surat internal merupakan sebuah surat yang cocok untuk komunikasi formal pada tingkat internal perusahaan. Seperti direksi, karyawan, atau komunikasi antar divisi. Surat ini menjadi pengantar komunikasi pada suatu proyek yang akan dikerjakan.
Selain itu, surat internal berfungsi sebagai penghubung agenda kerja dalam satu divisi kerja maupun antar divisi. Adanya surat internal yang menjadi beberapa jenis akan mempermudah proses sinkronisasi sesuai dengan kebutuhan dan gaya komunikasi perusahaan anda.
Surat internal memudahkan setiap divisi untuk mengekspresikan saran dan rencana kerja mereka kepada direksi perusahaan dengan lebih mudah tanpa menunggu adanya rapat umum.
Begitupula sebaliknya, tim direksi akan lebih mudah menginformasikan informasi penting kepada karyawan tanpa perlu memberitahukannya secara manual ataupun menunggu adanya rapat umum perusahaan.
Demikian adalah penjelasan terkait contoh surat internal dan tahapan pembuatannya. Pembuatan surat ini biasanya memakan waktu yang lama dan proses yang rumit. Meskipun begitu Anda dapat membuatnya dengan aplikasi SIPAS.
Melalui SIPAS anda dapat membuat surat langsung dengan aplikasi dengan template dan lakukan kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda.