Mengurus dan mengendalikan pengelolaan surat merupakan kegiatan penting dalam perkantoran. Kegiatan ini meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan sampai pengiriman surat keluar. Proses tersebut memerlukan sebuah sistem untuk dapat melihat pelacakan surat. Salah satu penanganan surat dapat melalui sistem kartu kendali.
Pengertian kartu kendali
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali sebagai sarana pengendalian, penataan arsip dengan pola klasifikasi serta penyusutan arsip. Kartu kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan surat.
Ciri-ciri kartu kendali
- Pada sistem kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa.
- Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah.
- Kartu kendali berukuran 10 x 15 cm yang berisi kolom-kolom untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk.
Keuntungan menggunakan kartu kendali
- Lebih efisien dibanding buku agenda
- Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa, rahasia)
- Menghilangkan pencatatan berulang
- Mudah melacak lokasi surat yang diproses
- Memudahkan penyusunan arsip
- Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Mengidentifikasi Jenis Kategori Surat
1. Kategori surat penting
- Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
- Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.
2. Kategori surat biasa
- Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.
- Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.
- Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.
3. Kategori surat rahasia
- Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.
- Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.
Prosedur surat masuk penting
1. Penerimaan surat
Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya.
Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.
- Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.
- Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.
- Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.
- Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.
2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti, untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga.
Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat.
Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.
- Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.
- Menyatukan kartu kendali dengan surat menggunakan paper clip dan meneruskan ke pengarah surat.
Kolom kartu kendali:
- Indeks: Diisi indeks surat
- Kode: Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
- Tanggal: Diisi tanggal terima surat
- No urut: Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
- M / K: Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
- Perihal: Diisi hal surat
- Isi ringkasan: Diisi ringkasan surat
- Lampiran: Lampiran surat
- Dari: Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
- Kepada: Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
- Tanggal surat: Diisi tanggal surat
- No surat: Diisi nomor surat
- Pengolah: Diisi unit pengolah
- Paraf: Diisi paraf pengolah surat
Kesimpulan
- Sistem kartu kendali merupakan istilah untuk sarana penanganan surat masuk melalui pengelompokan berdasarkan sifat surat.
- Keuntungan menggunakan kartu kendali antara lain: lebih efisien, memudahkan melacak surat dan pengarsipan, sarana mudah ditata dan pencatatan surat cukup sekali
- Prosedur surat masuk penting mulai dari penerimaan surat hingga pencatatan surat menggunakan kartu kendali dengan memperhatikan setiap kolomnya.
SIPAS menawarkan produk dengan fitur penanganan surat masuk dalam sistem kartu kendali untuk membantu efektivitas kerja bisnis Anda. Dapatkan penawaran khusus dengan 2 pilihan paket menarik dengan cara kunjungi laman berikut.