Pernahkah Anda mendengar istilah Surat Perintah Kerja (SPK)? Tentu, bagi Anda yang sudah pernah bekerja di sebuah instansi tidak asing lagi dengan istilah tersebut.
Sebab, surat perintah kerja adalah sebuah dokumen yang digunakan untuk memberikan perintah kepada pihak tertentu dalam melakukan pekerjaan.
Tentu, surat ini penting bagi sebuah instansi dalam melaksanakan pekerjaan dalam periode tertentu. Terlebih lagi, isi di dalam surat sudah tertulis jelas apa yang harus dikerjakan.
Dengan begitu, tanpa menggunakan surat perintah ini, seorang pekerja tidak akan bisa bekerja di bidang dan periode tertentu. Maka dari itu, SPK sangatlah penting bagi sebuah instansi atau perusahaan.
Kendati demikian, jika Anda masih bingung perihal surat perintah dalam kerja, tidak perlu khawatir lagi karena kami akan memberikan informasi lengkapnya.
Berikut penjelasan mengenai apa itu surat perintah kerja, fungsi, format, contoh, hingga cara membuatnya. Yuk, simak pembahasannya di bawah ini, ya!
Apa itu Surat Perintah Kerja?
Surat perintah kerja adalah sebuah dokumen penting yang diterbitkan oleh instansi dan bertujuan untuk memberikan perintah kepada seseorang untuk melakukan pekerjaan tertentu.
Biasanya, surat ini sering digunakan ketika menjalankan kerja sama antara satu instansi dengan instansi lainnya, baik swasta maupun negeri.
Maka dari itu, pembuatan surat perintah ini harus spesifik, jelas, dan mudah dimengerti oleh pekerja atau siapa saja yang membacanya.
Tujuan surat perintah kerja adalah untuk memberikan arahan kepada pihak tertentu yang mana isi suratnya mencantumkan tugas, batas waktu pengerjaan, cara melakukan, hingga hasil yang diinginkan.
Fungsi Surat Perintah Kerja
Perlu Anda ketahui, jika SPK mempunyai berbagai fungsi. Terlebih lagi, surat ini sangat penting dalam menjalankan sebuah pekerjaan dalam instansi tertentu.
Maka dari itu, fungsi surat perintah kerja adalah sebagai berikut:
1. Sebagai instruksi
Fungsi pertama dari SPK adalah memberikan instruksi yang jelas dan terperinci kepada pekerja atau pihak pelaksana mengenai pekerjaan yang harus dilakukan.
Tujuannya supaya mereka tidak merasa kebingungan atau kesalahan dalam penafsiran perihal pekerjaan yang harus dilaksanakan, sehingga hasilnya bisa sesuai dengan yang diharapkan.
2. Mengatur lingkup pekerjaan
Kedua, berfungsi untuk mengatur atau mendefinisikan lingkup pekerjaan maupun tugas yang harus dilaksanakan oleh pekerja.
Dengan begitu, dapat membantu untuk menghindari tumpang tindih atau pekerjaan yang kurang relevan dengan tujuan pelaksanaan proyek dari perusahaan.
3. Mengatur waktu dan jadwal
Selanjutnya, fungsi SPK adalah membantu untuk mengatur waktu dan jadwal pelaksanaan proyek tersebut. Hal ini mencakup waktu awal hingga akhir pelaksanaannya.
Tentu, dapat membantu untuk merencanakan dan mengendalikan jadwal proyek supaya pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu.
4. Pemantauan dan pengawasan
Surat perintah dalam kerja ini juga memungkinkan untuk memberikan kesempatan kepada pemberi kerja dalam memantau dan mengawasi perkembangan pekerjaan secara terstruktur.
5. Pengendalian risiko
Berikutnya, SPK berfungsi untuk membantu mengidentifikasi dan mengendalikan risiko perihal proyek atau pekerjaan yang sedang dilaksanakan.
Pengendalian risiko tersebut dapat mencakup mengenai kualitas, waktu, biaya, dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi keberlangsungan proyek.
Format Surat Perintah Kerja
Jika Anda sudah mengetahui beberapa fungsi dari SPK, saatnya untuk memahami apa saja formatnya. Sebab, format ini sangat penting dalam membuat surat perintah dalam pekerjaan.
Nah, berikut beberapa format yang perlu Anda perhatikan dan cantumkan dalam pembuatan SPK:
1. Kop surat
Pertama, ada kop surat yang berarti identitas instansi yang menerbitkan surat. Komponen ini berfungsi supaya penerima surat mengetahui siapa pengirimnya.
Umumnya, informasi yang tercantum dalam kop surat adalah nama instansi, alamat, hingga nomor telepon yang bisa dihubungi.
2. Nomor surat
Kedua, ada nomor surat yang mana sebagai dokumentasi untuk memudahkan pengarsipan dan pencarian apabila melakukan verifikasi dokumen.
3. Identitas penerima
Selanjutnya, format yang harus diisi adalah identitas penerima yang diberikan perintah pekerjaan. Biasanya, ini mencakup nama, jabatan, alamat, dan nomor teleponnya.
4. Identitas pemberi perintah
Tidak hanya identitas penerima saja, melainkan pemberi perintah juga harus disertakan di dalam isi surat tersebut. Identitas ini berarti pihak yang memberi perintah pekerjaan, mulai dari nama, jabatan, alamat, dan nomor telepon.
5. Isi perintah
Bagian terpenting dari semua surat, tak terkecuali SPK adalah isi di dalamnya. Pastikan Anda menuliskan perintah secara jelas dan terperinci supaya mudah dipahami oleh penerima perintah.
6. Detail kewajiban
Berikutnya, bagian detail kewajiban yang mana sebagai penjabaran mengenai kewajiban yang harus dilakukan oleh penerima perintah pekerjaan.
Detail ini biasanya memuat nilai pekerjaan hingga sanksi yang didapatkan ketika melakukan pelanggaran, serta aspek lainnya.
7. Tanda tangan
Apabila semua sudah tertulis dengan lengkap, maka bagian terakhir yang wajib disertakan adalah tanda tangan beserta nama pemberi maupun penerima perintah kerja dan disertai dengan atas materai.
Cara Membuat Surat Perintah Kerja
Apabila Anda sudah mengetahui format wajib yang harus ada di dalam SPK, maka pada pembahasan kali ini akan dilanjutkan mengenai cara membuatnya.
Ketika membuat SPK, pastikan Anda memenuhi standar dan ketentuan tertentu karena ini adalah surat resmi dari sebuah instansi.
Berikut caranya:
- Pastikan mencantumkan kop surat dengan menuliskan identitas instansi secara lengkap
- Menuliskan nomor surat sesuai dengan format yang dimiliki oleh instansi
- Menyertakan identitas penerima perintah kerja yang meliputi beberapa aspek, mulai dari nama, jabatan, alamat, dan nomor telepon
- Menuliskan pula identitas pihak pemberi perintah kerja sama halnya dengan identitas penerima
- Menggunakan salam pembuka pada awal surat yang berfungsi sebagai kalimat pengantar
- Menuliskan isi perintah secara jelas, detail, dan mudah dipahami
- Mengakhiri surat dengan salam penutup
- Menyertakan nama beserta tanda tangan pihak pemberi perintah kerja
- Terakhir, bisa ditambahkan stempel resmi dari instansi.
Contoh Surat Perintah Kerja
Terdapat beberapa contoh surat perintah pekerjaan yang bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan instansi tersebut. Berikut beberapa contohnya:
1. Contoh SPK Pengadaan ATK
2. Contoh SPK Pengerjaan Apartemen
Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai apa itu surat perintah kerja beserta dengan fungsi, format, cara membuat, dan contohnya.
Pada intinya, surat perintah kerja adalah sebuah dokumen penting dan resmi yang dikeluarkan instansi untuk memberikan perintah kerja kepada pihak tertentu.
Tentu, surat tersebut sangat penting bagi setiap instansi ketika ingin menjalankan proyek atau pekerjaan tertentu dan melibatkan pihak ketiga atau berkolaborasi dengan instansi lain.
Dengan begitu, supaya surat tersebut tetap aman jika digunakan kedepannya, maka pastikan Anda mengelola atau melakukan pengarsipan dengan baik dan benar.
Sebab, setiap instansi pasti akan menyimpan atau mengarsipkan setiap surat keluar atau masuk yang dimiliki untuk kebutuhan hal penting kedepannya.
Maka dari itu, kelola surat dan disposisi instansi Anda dengan SIPAS. Sebab, SIPAS akan membantu instansi Anda untuk mengelola surat dengan efektif, disposisi lebih mudah dan cepat, serta fiturnya sudah sangat lengkap.
Tentu, akan menghemat waktu Anda untuk melakukan pengarsipan surat yang begitu banyak dari instansi serta meminimalisir kekeliruan yang mungkin terjadi.
Nah, jika tertarik menggunakannya, segera jadwalkan demo bersama kami untuk mendapatkan berbagai keuntungan bagi instansi Anda.